Официальный документ, реквизиты делового письма

4

Смоленский институт экономики

Филиал НГОУ Санкт-Петербургской академии управления и экономики

Контрольная работа

по дисциплине:

«Документальное обеспечение управления»

вариант № 19

Выполнила:

студентка гр. ГМУ 593

Карелина А.Н.

Смоленск 2009

Вопросы:

1. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

2. Компьютерные технологии в делопроизводстве.

3. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ». Составьте приказ о приеме. Оформить запись в трудовой книжке.

1. Деловое письмо - один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменил одноименный Стандарт действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт носит рекомендательный характер. Это положение было введено в действие на основании Федерального закона «О стандартизации» и подтверждено Федеральным законом от 27 декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», ведь не секрет, что многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики.

Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование на фоне расширяющихся зарубежных контактов российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать принятые на Западе принципы «добровольных стандартов», ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши фирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общими стандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

Организации вправе разрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие определенные отступления от ранее действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми документами (приказами, постановлениями).

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его создания, требования к содержанию и форме данного способом документирования.

Формуляр-образец - это совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы документов.

Реквизиты письма:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема или товарный знак организации;

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

резолюция:

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

визы согласования документа;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственном языке и языке партнера.

Расположение наименования организации располагается следующим образом: слева - наименование на русском языке, справа - на иностранном языке, например:

Правила расположения реквизитов:

Первая строка текста начинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.

При подготовке письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом Times New Roman.

Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, идентификатор - 8, расстановка страниц - 12. Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через один междустрочный интервал.

В официальной переписке применяется официально - деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально - деловые отношения.

Особенности информации делового стиля:

· официальная по своему характеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.

· адресная, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

· актуальная, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения;

· объективная и достоверной;

· убедительная, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

· полная и достаточной для принятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.

2. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

возможность централизованного развития вычислительных средств.

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами Основные функции системы управления документами - классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их изменить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное, позволяя экономить значительные средства.

Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web - экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".

Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-браузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-браузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации. Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше.

3.

4

Заявление

Прошу Вас принять меня на должность экономиста высшей категории в коммерческий отдел.

25.08.2009

Карелина

Россвязьинформ

ПРИКАЗ (распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата 27.08.2009

Принять на работу с - по

Табельный номер 232

Карелина Анна Николаевна

в коммерческий отдел экономистом высшей категории

с окладом (тарифной ставкой) 15000 руб.00 коп.

надбавкой 5000 руб. 00 коп.

с испытательным сроком один месяц.

Основание:

Трудовой договор от «25» август 2009 года № 346565

Руководитель организации

ген. директор Кузькин Кузькин Д.Д.

С приказом (распоряжением) ознакомлен

Карелина « 27» август 2009 года

Запись в трудовой книжке

Сведения о работе

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

2. В.И, Максимович, Г.Ю. Берестова, Секретарское дело № 4/ 2003 Принципы автоматизации делопроизводства.

3. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2002. Работа с программой Microsoft Excel.

4. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2003 Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс.

5. П.Р. Яковлев, Делопроизводство. М.: Альфа, 2007.