Планирование и организация работы менеджера

Планирование работы осуществляется подавляющим большинством менеджеров. Они планируют предстоящий день, неделю, месяц, квартал, год, а также ближайшие 3 - 5 лет.

Для рациональной организации своего труда менеджер должен уметь четко определять продолжительность каждой планируемой работы, сроки ее начала и окончания. Начинать следует с долгосрочного плана. Для этого следует составить перечень наиболее важных работ за год, квартал, месяц, а затем установить сроки начала и окончания этих работ.

Работа менеджера динамична, сложна, отличается многими случайными, непредсказуемыми событиями, которые могут нарушить намеченные ранее планы.

Поэтому считается хорошим показателем выполнение личных планов менеджерами на 70 - 75%.

Грамотное планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные с тем, чтобы потом распределить выполнение каждой из них по времени.

Принципиально важно составлять планы на день в письменном виде. Это обеспечивает разгрузку памяти и создает хорошие мотивы к работе. Деловая активность менеджера становиться целенаправленной и ориентированной на строгое следование разработанному плану. Кроме того, план, продуманный и зафиксированный на бумаге, менее подвержен воздействию различных помех.

Постоянное планирование позволяет совершенствовать методику личной работы менеджера, так как при четком понимании того, что нужно сделать в течение рабочего дня, менеджер старается рационализировать свой труд, чтобы добиться лучших результатов. Реальный план на день - это план, в котором содержится лишь то, что менеджер хочет, должен и может сделать в течение дня.

Поэтому чем более реальным и представляются поставленные цели, тем больше сил концентрирует менеджер на их достижение.

Для более эффективной организации труда менеджера необходимо проводить целевое планирование его труда. Целевое планирование труда менеджера представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планировании организации труда менеджера является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представит в виде схемы:

Формулирование цели анализа текущего состояния выявление слабых сторон проведение наблюдения проведение мероприятий по улучшению организации труда сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

Формулирование цели - важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию, и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим, чтобы иметь эталон. Сравнение эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий.

После проведения анализа необходимо выявить слабые стороны в организации труда менеджера. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными. А результат будет неудовлетворительным.

Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда.

И в заключение необходимо сравнить полученные результаты с теми, которые были раньше. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

Важное место в работе менеджера занимает работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция в зависимости от источника делятся на исходящие и входящие. Исходящие документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должны быть составлены и написаны грамотно.

Задача менеджера - документ (менеджер должен составлять только, те документы, которые, не могут быть составлены его подчиненными). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для того достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления и уточнения. Сложнее дело обстоит с входящими документами.

Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель вступления заключается в том, чтобы воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто изложить все имеющиеся данные, а максимально привлечь внимание слушателей и склонить их на свою сторону. Для того чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться.

Успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно изложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед ключевой фразой и после нее необходимо делать 1 - 2х секундную паузу) будет более убедительна.

Для проведения приема сотрудников лучше выделить определенное время в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14 и 16 часами.

Если это возможно необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель по возможности должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит сократить время на изложение темы разговора; позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе; если это, возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Для оптимального ведения беседы менеджер должен:

1. уметь активно слушать. Т.е. в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что он следит за ходом мысли собеседника. Это можно сделать путем высказываний типа: да - да, конечно, безусловно, и др.

2. уметь понять собеседника, причем "понять - не значит принять". Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение.

3. уметь направить разговор в нужное русло.

4. стараться говорить на уровне, понятном собеседнику.

Менеджер в своей повседневной деятельности должен систематически посещать рабочие места для непосредственных контактов с подчиненными и получения необходимой информации.

9. Воспитательная функция менеджера

Воспитание имеет дело с развитием вполне определенных личных качеств человека, обусловленных требованиями общества. Воспитание нацелено на формирование только такой личности, которая необходима цивилизованному обществу.

В практической воспитательной деятельности менеджер может воспользоваться целым рядом методов педагогического воздействия.

Все методы воспитания можно подразделить на две категории:

· Методы, оценивающие деятельность подчиненных;

· Методы, побуждающие их к вполне определенным действиям.

К первой группе относятся поощрение и порицание, ко второй - убеждение и побуждение.

Метод поощрения

Поощрение выступает в разных формах: от одобрительного взгляда и искреннего пожатия руки до премии и награды. В поощрении отражается положительная оценка деятельности подчиненных. Такая оценка становиться стимулом поведения.

Метод порицания

Порицание - реакция на нежелательную деятельность в поведении. Порицание помогает оформиться крепкому человеческому характеру, воспитывает чувство ответственности, тренирует волю. Основными формами порицания выступают: неодобрительный отзыв о работе и перевод на работу, где бы работник мог проявить себя.

Метод убеждения

Это метод обеспечивает воспитание у людей общечеловеческих морально - этических качеств. Убеждать - значит, разъяснять.

Метод побуждения

Этот метод заключается в том, что человек нацеливается к деятельности, желательной трудовому коллективу. Формами побуждения являются различные приемы межличностного воздействия менеджера и отдельного работника. Такой формой может быть и приказ. В этом случае приказ выступает как средство управления.

Коллектив не только объект, но и субъект воспитания, он оказывает большое воспитательное влияние на работников. При этом коллектив нужно четко организовать, сплотить, привить у его членов принципиальность в отношении друг с другом, не допускающую ложного товарищества и элементов круговой поруки. Индивидуальный подход в процессе воспитания состоит в том, чтобы на основе знания индивидуальных особенностей личности работника и специфики их проявления в той или иной конкретной обстановке применять такие средства воздействия на него, которые дают больший воспитательный эффект.

Процесс формирования у работников высоких профессиональных качеств может успешно проходить при условии высокой требовательности воспитателей к своим подчиненным. Требовательность к человеку и уважение его - это две стороны одного процесса. Уважение человека связанно с верой в его возможности, его силы и способности.

Оптимистический подход к человеку вызывает у него доверие и уважение к менеджеру. Опора на положительные примеры вызывают у подчиненного веру в возможности избавиться от своих недостатков, создает перспективу. Желательно, чтобы менеджер всячески рекламировал положительные примеры и на этой основе формировал у работников высокие профессиональные качества. Уверенность в себе крайне важна для менеджера.

Для эффективного влияния на подчиненных менеджеру необходимо воспитывать в себе следующие черты характера, от которых зависит его правильное поведение:

1. Чувство такта. Человек воздерживается от вмешательства в чужие дела, он не демонстрирует своей неприязни к людям, не проявляет чрезмерной симпатии, которая может в неловкое положение окружающих. Чтобы развить в себе чувство такта, нужно чаще ставить себя на место другого.

2. Скромность. Скромный человек знает, что его заслуги не так важны, как успех коллектива. Он не выпячивает свое "Я", своих действительных или мнимых способностей, своего превосходства над другими, он никогда не навязывает своих взглядов и воли, он ищет пути для убеждения и только таким образом достигает своей цели.

3. Достоинство. Человек с чувством достоинства ценит доверие. Он прекрасно осознает, что использование доверия коллектива или отдельного лица в своих личных целях - подлость.

10. Управленческие функции менеджера

Важнейшее значение в работе менеджера имеет умение плодотворно воздействовать на подчиненных, управлять ими.

Менеджер должен организовать и направить работу, но насколько возможно, держатся в тени, дать своим подчиненным право ощутить себя полноценными участниками производственного процесса. Нужно уступать как можно больше прав непосредственно исполнителям. Именно тогда большинство людей работает весьма успешно. Опытный менеджер многие текущие дела перепоручает подчиненным, чтобы выполнить свои непосредственные обязанности: планировать, направлять, организовывать работу коллектива в целом.

Менеджер должен основное внимание уделять итогам работы, а не процессу. Опытный и энергичный менеджер постоянно занят поиском оригинальных решений или помогает тем, кто способен что-то новое и интересное предложить. Он не боится нововведений, потому что знает, что никогда нельзя успокаиваться, никто и ничто в жизни не стоит на месте. Если же предприятие не старается идти в ногу со временем, оно рано или поздно отстанет. Вот почему руководителю важно быть в курсе основных открытий и изменений.

Дальновидный менеджер, заботясь о завтрашнем дне, старается все делать без излишней спешки, так как знает, что неожиданный срыв отбросит его назад. Такой менеджер всегда планирует запас времени - на всякий случай. Менеджеру необходимо научиться следить за тем, как он распоряжается рабочим временем, иначе он не сделает ничего стоящего.

Менеджеру необходимо строго следить за распорядком дня, уметь отличать существенное от второстепенного. Некоторые из менеджеров заблуждаются, полагая, что обязаны присутствовать на всех без исключения переговорах, обсуждениях и торжествах. Многие мероприятия могут успешно проводить заместители, а сам менеджер может в это время заниматься выполнением таких работ, которые он никому поручить не может. Необходимое время и спокойная обстановка крайне желательны менеджеру для решения большинства проблем.

Решая серьезные дела, менеджер не должен отвлекаться на телефонные разговоры, беседы с секретарем и т.п. нельзя важную работу делать урывками. Менеджер не может, надеется только на удачу, не беспокоясь о будущем. Он должен владеть ситуацией.

Преуспевающий менеджер не позволяет событиям развиваться самим по себе, он организует дела так, чтобы добиваться нужных ему результатов. Менеджеру мало владеть знаниями, нужно уметь их применять, причем во время. Избежать неприятностей, срывов и кризисов трудно. Но именно переходя через такие испытания, формируется настоящий менеджер.

Необходимо развивать "человеческий фактор": создать у людей трудовой настрой, вдохновлять на результативную работу, ставить перед ними большие цели и настраивать на их достижение, т.е. строить новые принципы управления, управления целями, намерениями людей. Только при новом подходе можно сплотить коллектив - ведь каждый осознает цели и работает на них. Внедрение нового подхода, делающего человека активным участником всего производственного процесса, особенно важно для вспомогательных служб, так как мешает сосредоточиваться им только на собственных заботах, и они начинают трудиться в интересах всего предприятия.

Настоящий менеджер не берет в расчет человеческие слабости. Если у человека не недостатков, талантов, вероятно, у него тоже нет - перед нами посредственности.

Полицейские методы (различные выговоры взыскания, лишения премии) стоит применять крайне редко: от них больше вреда, чем пользы. Менеджер должен уметь добиваться полного взаимопонимания со своими подчиненными.

Менеджеру не следует бояться покинуть свой кабинет и пойти поговорить с тем, кто в данный момент ему нежен. Всегда хорошо действует на сотрудников, если начальство заходит к ним обсудить кое-какие вопросы.

Менеджер должен отучит подчиненных прибегать к нему с каждой своей проблемой и научить приходить с уже готовыми решениями, предложениями и советами. Такой подход не только сбережет время менеджера, но и будет стимулировать творческие возможности работников. Менеджер всегда должен помнить, что работников должно быть не больше, чем требуется для определенного дела, так как при переизбытке рабочей силы результаты всегда хуже. Менеджер должен иногда спрашивать подчиненных, где и чем он может им помочь.

Опытный менеджер не торопиться поскорее завершить разговор с подчиненным. Иногда он просит не соединять его ни с кем по телефону. В спокойной обстановке о многом можно поговорить. А посетитель после такого разговора выходит воодушевленным. Поиск знающих и энергичных работников - одна из основных задач менеджера. Наиболее важная задача для менеджера - помогать людям совершенствоваться и расти.

11. Приложение 1

12. Приложение 2

13. Приложение 3

14. Заключение

Планирование и организация работы менеджера - это делать правильные дела, оптимизировать использование ресурсов, повышать прибыль, добиваться результатов, создавать творческие альтернативы в процессе решения проблем.

Правильное планирование и организация работы менеджера приносит положительные результаты:

- улучшает координацию действий в организации;

- позволяет организации учитывать быстрые изменения во внешней среде;

- делает возможным реализацию благоприятных возможностей для организации;

- улучшает информационный обмен в организации;

- способствует оптимальному распределению ресурсов;

- четко определяет обязанности и ответственность персонала;

- стимулирует работников к лучшему исполнению своей работы;

- улучшает контроль в организации.

15. Список литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент: М.: ИНФРА - М, 2003

2. Веснин В.Р. Основы менеджера. М.: Элит - 2000, 2002.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. "Менеджмент". (Человек, стратегия, организация, процесс): М.: Гардарика, 2002.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: Юнита, 2001

5. Гибсон Дж., Иванцевич Дж., Донелли Дж. Организации: поведение, структура, процессы. Пер. с англ. М.: ИНФРА - М, 2000

6. Мильгром. П., Теория организации. М.: ИНФРА, 2003

7. Моргенстерн, Джулия. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. - М.: ООО "Издательство "Добрая книга", 2004.