По Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения срок хранения части документов по личному составу был установлен 75 - в или 75 л - в ЭПК Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих документов могут иметь научное, историческое значение и по согласованию с ЭПК Госархива должны иметь срок хранения «постоянно». Отметка «минус в» означает, что документы должны храниться такое количество лет, которое получается при вычитании из 75 лет возраста человека и на момент увольнения его из организации (на момент окончания дела).

Пример: если работник в 23 года закончили вуз, то его личное дело должно храниться в архиве этого института: 75-23 = 42 года; если в 45 лет произошла смена места работы, то в архиве организации, из которой работника уволились, личное дело должно храниться 30 лет; в 70 лет ушли на пенсию - только 5 лет будет храниться личное дело, в 90 - 1 год (до завершения его делопроизводством). Таким образом, можно сказать, что срок был дифференцированный: от 1 года до 75 лет Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г..

Как показала практика, этот срок хранения оказался мал, во многих отраслях не позволял при более позднем обращении граждан получать сведения социально-правового характера.

Да и для тех, кто работал в архивах организаций, это был порой каторжный труд по выявлению документов с целью их выделения к уничтожению в разные сроки.

И архивисты давно уже перешли на хранение документов со сроком до 75 лет. Тем более особо следует отметить, что занижение нормативно установленных перечнями сроков хранения в стране категорически запрещено, а вот завышение не является грубой ошибкой.

Здесь особо следует сказать, что личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно уничтожению вообще не подлежат самими организациями, это осуществляется только в установленном порядке, и только с разрешения органов системы Федерального архивного агентства Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002г. с. 52-53.

В процессе подготовки нового перечня типовых управленческих документов его разработчики высказывались за кардинальное увеличение сроков хранения документов, например, документы по личному составу (личные дела), завершенные в делопроизводстве по 1949 г. включительно (это не только период окончания войны, но и период восстановления народного хозяйства), должны иметь срок хранения «постоянно», с 1950 по 1989 г. - срок хранения 75 л ЭПК (это годы, особенно последнее десятилетие, названные годами «застоя»), с 1990 г., периода активной перестройки в стране, - срок хранения «постоянно». Но в любой период развития страны во всех организациях бывают и документы «летунов» - лиц, не задерживающихся подолгу на одном рабочем месте. Поэтому рациональнее было определить общий срок хранения, но проводить при этом тщательную экспертизу ценности Журнал «Секретарское дело» №1 Альбрехт В.Б. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу.

2.2 Личные дела

Существующие нормативные документы определяют временный срок хранения большинству документов, относящихся к историко-биографической документации (или к документам по личному составу), в том числе личным делам, - 75 лет (Типовой перечень, 1988г.) Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г..

В этом определении срока хранения явная недооценка личных дел граждан как исторического источника.

Личное дело - это совокупность документов о конкретном человеке.

Совокупность же личных дел - массовый исторический источник для изучения разноаспектных проблем отечественной истории (характеристики коллективов, профессионализма и пр.).

Научная ценность этих документов признана и доказана в трудах как историками, так и архивистами (Дробижев В.З., Ковальченко И.Д., Соколов А.К., Поляков Ю.А., Устинов В.А., Елпатьевский А.В., Цаплин В.В., Горяева Т.М., Илизаров Б.С. и многие другие).

Личное дело в историко-биографической документации занимает особое место Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.:

ему нет эквивалента (или идентичного по содержанию другого документа) по полноте освещения жизни и деятельности человека. (Анализ зависимости объема информации о лице и о его семье от вида документа показывает, что наибольшей информацией располагают документы, входящие в личные дела);

оно, по существу, единственный источник, позволяющий сохранить связь времен и поколений после 1917 г.;

- личное дело, как совокупность различных видов документов, содержит информацию не только о лице, но и о документировании, структуре документов и их внешних особенностях конкретного времени;

-личные дела - основной источник исследования для генеалогии и краеведения советского периода.

Между тем личные дела граждан (служащих, рабочих и т. д.) советского периода, по существу, являются уже в настоящее время важнейшими историческими источниками изучения многоаспектных проблем отечественной истории, а также генеалогических и краеведческих исследований. (Например, на документах личных дел написаны такие работы, как: Илизаров С. С. Формирование в России сообщества историков науки и техники... М., 1993; Корсаков С. Н. Тверские руководители. 1917-1991 гг. Тверь, 2000; Хорхордина Т. И. Корни и крона, 1997; Она же. Маяковский И. Л. - утраченные иллюзии //Вестник архивиста. 1999. № 1-6; Сидорова В. А. Историческая ценность документов по личному составу (Архивоведческий аспект. На примере личных дел. Наркомпроса РСФСР 1917-1927 гг.): Диссертация, 1985.) Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.

Работы, написанные на основе информации, содержащейся в личных делах, еще не столь многочисленны: причина - закрытость документов по личному составу (75 лет), но заинтересованность в них исследователей и других потребителей архивной информации чрезвычайно высока. Это подтверждается практикой читальных залов и справочными службами госархивов Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)"

http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Интерес увеличивается: об этом говорит и появление многочисленных методических разработок архивных учреждений РФ о наведении генеалогических запросов, об отборе и приеме на госхранение личных дел, имеющих научно-историческую ценность.

Установление срока хранения «постоянно» для личных дел всех лиц, именно всех работников, а не только номенклатурных работников (что не только безнравственно, но и недостаточно, так как комплекс номенклатурный не может обеспечить запросы науки и практики - исследований отечественной истории, генеалогии и краеведения), ликвидирует явно негативное в настоящее время отношение к личным делам тружеников страны, порочную практику выборочного приема персональной документации на госхранение, то есть ликвидирует возможность иметь на государственном хранении фрагментарную информацию. Особенно если учесть, что подавляющее большинство персональной документации советского периода имеет временный срок хранения (первичные материалы переписи, домовые книги, другие группы личных дел; проблемы с нехозяйственными книгами) Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002г. с. 53.

Постановка РОИА перед ЦЭПК при Росархиве вопроса об изменении срока хранения личных дел работников (советского периода) вызвана проблемой обеспечения АФ РФ полноценной документацией, задачей сохранения в документах отражения деятельности человека во всех сферах жизни общества.

В более компромиссном варианте это было сделано в новом Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Значительная часть документов по личному составу, и в первую очередь личные дела, имеют срок хранения 75 л ЭПК. Отметка «ЭГЖ» означает, что указанная документация в организациях государственного типа может иметь если не указанный срок 75 лет, то срок «постоянно», что решается после изучения документов и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения от 06.10.2000

http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=46477;p=26.

Напомним, что в организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов по личному составу (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

Такие сроки хранения документов по личному составу, введенные перечнем в 2000г., используются применительно к документам начиная с 1995 г.

Здесь невозможно не сказать, что в ряде пособий, особенно по делопроизводству, как и на практике, ибо именно сама практика находит отражение в таких пособиях, даются порой «преступно заниженные сроки хранения документов по личному составу. Так, в «Справочнике кадровика. Оформление документов» (Рогожкин М. Ю. М.: «Бератор-Пресс», 2003) указывается, что, как правило, документы кадровой службы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых данный срок истек, специальной экспертной комиссией предприятия принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или о направлении документов, надобность в текущем контроле которых отпала, в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет) Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г..

Следует иметь в виду, что предельный срок хранения документов, содержащих персональные данные сотрудников предприятия, - 75 лет. По истечении этого срока указанные документы уничтожаются, за исключением представляющих историческую ценность.

Таким образом, если ранее срок хранения можно условно было обозначить как от 1 года до 75 лет, то теперь, с 1995 г., этот срок стал «75 лет» или «постоянно». Это буквально революционный шаг в отборе на хранение документов по личному составу в стране.

Коснулись изменения в хранении и других комплексов документов. Теперь документы записей актов гражданского состояния до передачи их на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы должны храниться в архиве загса 100 лет, записи нотариальных действий, нехозяйственные книги и документы касающиеся приватизации жилищного фонда, - 75 лет. Здесь необходимо обратить внимание на схему исчисления срока хранения документов по приватизации жилья: срок 75 лет начинает исчисляться с момента «ликвидации объекта»; то есть, пока дом «стоит», эта документация находится в делопроизводственном обороте, ибо вы, ваши жены, мужья, дети, внуки, правнуки и т. д. имеют право совершать сделки с вашим жильем (в рамках российского законодательства); но когда дом сносится, то документы по приватизации жилья в этом доме должны храниться 75 лет в архиве учреждения юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, и только после этого документы по итогам экспертизы ценности поступят на постоянное хранение в систему Федерального архивного агентства Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002г. с. 55. Сегодня эта ситуация стала достаточно актуальной, так как ведется снос пятиэтажек в Москве и других городах (да и не только пятиэтажек), дабы освободить площади под новое строительство.

Эта схема аналогична хранению документов по личному составу: 75 лет хранятся документы в архиве организации после увольнения лица, затем они могут быть - по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива - выделены к уничтожению или переданы в указанные архивы на постоянное хранение Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст.22 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=76997.

Но пока не решен на государственном уровне вопрос о передаче на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы документов бюро технической инвентаризации (БТИ). Всю документацию они хранят у себя, в своих архивах.

2.3 Проблема утраты документов по личному составу

В молодости никто не задумывается над вопросом для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также возможность получения различных льгот. До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.

Несовершенство законодательной базы привело к тому, что вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу долго не решался как в стране, так и в Республике Карелия. Законодательно обязательное сохранение и передача документов по личному составу правопреемникам или при их отсутствии вышестоящему по подчиненности органу была закреплена в Распоряжении Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. № 781-р Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. № 781-р "[Об обеспечении сохранности документов по личному составу ликвидируемых организаций всех форм собственности]" http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=459, но многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи документов в муниципальные, государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей, бухгалтеров предприятий. Когда встает вопрос о назначении пенсии, они обращаются в архив с просьбой принять документы давно ликвидированных предприятий Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Основную тревогу вызывают те организации, которые не входят в список источников комплектования. В 1980-1990-е годы создавались различные кооперативы, коммерческие фирмы. Документы таких организаций, как правило, не сдавались в архив. Бесконтрольность со стороны руководителей и халатность исполнителей привели к тому, что часть документов по личному составу уничтожены. И в результате многие люди обречены на долгие и безуспешные поиски своих документов, подтверждающих их стаж или зарплату.

На протяжении многих лет архивистам приходилось преодолевать безответственное отношение руководителей и конкурсных управляющих к документам ликвидирующихся организаций; при составлении ликвидационного баланса не предусматривались средства на упорядочение документов и передачу их в архив Доклад главный специалист по делам архива администрации МО «Турочакский район» И.А. Бойцун Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу в архивном отделе администрации МО «Турочакский район» (по итогам 2007 года) . Это приводило к тому, что некоторые руководители просто не передавали документы на хранение, не заботясь о социальной защищенности бывших работников.

Что можно говорить, если в некоторых случаях при передаче документов работники организаций, ответственные за ведение архива, не утруждали себя даже тем, чтобы упорядочить документы, хотя это является обязательным моментом при проведении экспертизы ценности документов. В истории работы Карельского государственного архива новейшей истории известны случаи, когда документы по личному составу привозили без предупреждения к порогу архива и выгружали, надеясь на совесть архивистов, которые не оставят документы Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Не менее пугающая ситуация произошла в одном из районных архивов Алтайского края. После ликвидации районного потребительского общества в 2004г., документы остались бесхозными в здании бывшей конторы. Осознавая их значимость документов, в конце 2006 г. бывшим главным бухгалтером РайПО документы по личному составу были переданы в архив. Документы были переданы россыпью, но состояние документов определено как удовлетворительное Доклад главный специалист по делам архива администрации МО «Турочакский район» И.А. Бойцун Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу в архивном отделе администрации МО «Турочакский район» (по итогам 2007 года)

http://www.archive.altai-republic.ru/modules.php?op=modload&name=Sections&file=index&req=viewarticle&artid =84&page=1&POSTNUKESID=4a93b7c02ec2f1c640af8f54b97f82e0.

Проблема утраты документов хоть и является самой значительной в работе с документами по личному составу в настоящее время, но, к сожалению, далеко не единственной.

После приема документов на хранение в архив на первый план выступают проблемы физической сохранности документов. При поступлении в архив документы по личному составу часто уже находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы давно ликвидированных предприятий и организаций до того как попадают в архив, хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются. Поврежденные документы в организациях, в нарушение всех правил, реставрируются, в том числе, и с помощью скотча, что портит их и затрудняет прочтение необходимой информации. Иногда в архив поступают документы, которые хранились непосредственно в производственных помещениях - в цехах предприятий, и бумага впитала специфические запахи (в Карельском государственном архиве новейшей истории это документы "Рыбокомбината"), что требует дополнительной обработки Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения. Часто специалистам отдела комплектования приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки.

Проблем при использовании документов по личному составу возникает очень много. В основном, эти проблемы связаны с ведением делопроизводства на предприятиях, в организациях, учреждениях; начиная с приказов, заканчивая бухгалтерскими документами по начислению заработной платы. В документах часто допускаются неточности, ошибки: в наименовании фамилии, имени, отчества; не расшифрованы инициалы; ошибки в указании должности, профессии (неправильное или сокращенное), не указываются даты издания приказов и т.д. В лицевых счетах, расчетных ведомостях инициалы указаны сокращенно. Справки, в которых инициалы не расшифрованы, отделениями Пенсионных фондов в производство не принимаются. Принадлежность сумм начислений данному заявителю определяется только через суд Доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15. Использование в лицевых счетах, расчетных ведомостях шифров начислений и удержаний, и отсутствие в архиве их расшифровок, приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по видам начислений и удержаний (выявление компенсаций, отчисления в Пенсионный фонд, удержания страховых взносов и т. д.).

Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. Все это затрудняет исполнение запросов и порой приводит к ошибкам архивистов. В случае, когда архивистам сложно определить суммы начислений и удержаний, делаются ксерокопии документов. Однако в отделениях Пенсионного фонда их чаще всего не принимают, стараясь переложить ответственность на архивистов. С особыми трудностями архивисты сталкиваются при исполнении трудоемких и трудозатратных запросов о подтверждении льготного стажа работы Доклад главный специалист по делам архива администрации МО «Турочакский район» И.А. Бойцун Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу в архивном отделе администрации МО «Турочакский район» (по итогам 2007 года)

http://www.archive.altai-republic.ru/modules.php?op=modload&name=Sections&file=index&req=viewarticle&artid =84&page=1&POSTNUKESID=4a93b7c02ec2f1c640af8f54b97f82e0.

При сдаче документов в архив некоторые организации не предоставляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании, ведомственную принадлежность, а также местонахождение предприятия для подтверждения стажа работы граждан.

Информация, подготовленная по имеющимся документам, часто не устраивает как самого заявителя, так и сотрудников Пенсионного фонда. Крайними в таких ситуациях оказываются архивисты, вынужденные выслушивать несправедливые обвинения, хотя, согласно правилам работы государственных архивов, необходимые сведения включается в справку так, как они указаны в документах. Объяснить эту ситуацию людям пенсионного возраста очень тяжело Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Все вышеперечисленные факты заставляют задуматься о том, почему к такой группе как документы по личному составу, значение которых трудно переоценить, существовало такое пренебрежительное отношение. Можно только предположить, что статус «временного хранения», пусть и такого длительного как 75 лет, и определяло такое отношение к документам по личному составу.

Это же можно сказать и о домовых книгах: когда был срок хранения «постоянно», их можно было найти; в настоящее время они временного срока хранения Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г., и встает вопрос об их утрате.

В результате низкого качества работы с документами по личному составу в большинстве организаций в 90-е годы в настоящий момент архивистам приходится решать множество проблем и находить пути выхода из сложнейших ситуаций.

Повсеместно работники архивов оказывают консультативную помощь в вопросах делопроизводства. Во многих регионах проходят семинары для работников организаций, ответственных за ведение делопроизводства и архива, руководителей организаций, конкурсных управляющих. На семинарах обсуждаются вопросы ведения делопроизводства и архива в организациях, требования, которые предъявляются к документам по личному составу при их передаче в архив и многое другое Доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15, архивисты оказывают практическую помощь в описании дел по личному составу, экспертизе ценности документов.

С целью контроля за соблюдением существующих правил работы с документами необходимо ввести в норму периодические тематические проверки организаций, в ходе которых пристальное внимание должно уделяется обеспечению сохранности документов, обязательному наличию распоряжений или приказов о назначении ответственных за делопроизводство и архив и о создании экспертных комиссий, по проверке условий хранения документов. За несоблюдение вышеуказанных правил должна быть законодательно закреплена материальная ответственность, как на федеральном, так и на региональном уровне Доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15.

Для исключения возможности утраты документов по личному составу в результате ликвидации или реорганизации предприятия некоторыми архивами практикуется заключение соглашений с налоговыми инспекциями, согласно которому организация не будет удалена из реестра юридических лиц, пока руководитель не предъявит акт о передаче документов по личному составу в архив или справку об отсутствии деятельности, а, соответственно, об отсутствии документов по личному составу Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

Заключение

Основные взгляды на экспертизу ценности документов, отбора документов на государственное хранение формировались в конце 1950-1960 гг., когда архивисты предложили классифицировать источники комплектования государственных архивов как по иерархии управления, так и по их функциям и роли учреждений в жизнедеятельности государства, выделяя основные и вспомогательные (обслуживающие) функции в той или иной отраслевой системе.

В это же время сложилось представление о значении при экспертизе ценности изучения информационной емкости видов и разновидностей документов, указывалось, что степень ценности содержания документов находится в прямой зависимости от характера обобщения и суммирования сведений, т.е. рассматривались, пока в зачаточном состоянии, вопросы поглощенности информации, повторяемости и уникальности содержания документов Доклад директора ВНИИДАД Ларин Михаил Васильевич «Тенденции и проблемы архивоведческих научных исследований» 2006г. http://www.rusarchives.ru/evants/conferences/1991_2005_txt/larin.shtml.

Тогда же были сформулированы основные критерии ценности документов на основе их происхождения, содержания (назначение, вид документа, новизна, насыщенность и уникальность содержания, степень поглощенности содержания, отражённость основной деятельности нижестоящих учреждений системы), внешних особенностей документов.

Эти достижения архивоведческой мысли получили свое отражение в коллективной монографии, подготовленной совместно работниками ВНИИДАД и МГИАИ.

С момента создания основных принципов экспертизы ценности документов многое изменилось. Что-то было унифицировано, что-то претерпело изменения в результате анализа полученного в работе опыта. Широкое применение получили новые виды документов, на что экспертиза ценности также должна была реагировать.

На данный момент мы уже не представляем себе организацию без наличия персональных компьютеров, а рукописные документы считаются пережитком прошлого, хотя лет 10-15 назад внедрение автоматизированных рабочих мест могла позволить себе только крупная компания.

Сейчас широкое развитие информационных систем и создание электронных информационных ресурсов является фактом российской действительности. Чем дальше, тем все больший объем информации будет документироваться в электронной форме, что неизбежно приведет к массовому появлению архивов электронных документов и обострит проблему их отбора на хранение.

В принципе, при большом желании и достаточных материально-технических средствах любая организация или частное лицо смогут организовать постоянное хранение всех своих информационных ресурсов. Сама природа электронных документов допускает такую возможность. Машиночитаемый вид информации облегчает автоматизацию практически всех архивных работ. А вот, в масштабах общества и государства такая задача по-прежнему остается непосильной. Поэтому еще очень долго государственным и муниципальным архивам придется заниматься проблемами экспертизы ценности электронных документов и установления для них сроков хранения Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

В то же время, уже сегодня ясно, что возможности по хранению и использованию электронных документов значительно шире, чем документов на бумажной основе. Проведенные расчеты позволяют говорить о возможности приема на постоянное хранение до 10% создаваемых информационных ресурсов. С развитием информационных технологий, а главное, в связи с их стандартизацией и унификацией, эта доля будет только расти.

Таким образом, уже сейчас назрела необходимость в пересмотре подходов к экспертизе ценности электронных документов, в смягчении критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие принципы и методы оценки документированной информации сложились много лет назад на основе изучения бумажных документов Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

Это первый вывод, сделанный в результате рассмотрения аспектов экспертизы ценности электронных документов.

Во-вторых, применение функционального, источниковедческого и информационного подходов при рассмотрении критериев экспертизы ценности выявило значительное своеобразие методик их применения в отношении электронных документов. Наиболее существенную модификацию претерпевает группа критериев содержания: методы определения видового состава электронных информационных ресурсов, критерии уникальности и типичности документов, повторяемости (дублирования и поглощения) информации, подлинности Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

Так, получается, что критерий поглощения информации в применении к электронным документам полностью меняет свой знак. Наиболее ценными оказываются не аналитико-синтетические документы, а напротив, первичные документы в составе баз данных, которые в силу своей машиночитаемой природы в любой момент готовы к разнообразной аналитической обработке. В то же время ценность баз данных еще более повышается, если одновременно с ними поступают на хранение производные аналитические документы.

Вообще же сводные базы данных, ведущиеся в органах власти и государственных организациях и включающие сведения из множества источников (от юридических и физических лиц) - это именно тот резерв, который с лихвой может заполнить определенную выше 10% долю информационных ресурсов, предназначенных для передачи на постоянное государственное хранение Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

Традиционные подходы к критерию подлинности документов также оказываются мало состоятельными. Сведение понятия подлинности электронных документов только к их юридической силе представляется не продуктивным. Электронные документы, включающие электронную цифровую подпись, наиболее «юридически сильные» на этапе делопроизводства, очень быстро утрачивают эту силу, а вместе с ней часто и возможности воспроизведения и доступа к документированной информации. Напротив, «традиционные» электронные документы, чье происхождение удостоверено традиционным способом, обладают основными свойствами для организации их долговременного хранения и использования. А значит, и ценность таких информационных ресурсов может быть выше, чем у электронных документов с ЭЦП.

В-третьих, существенное влияние на отбор электронных информационных ресурсов для постоянного хранения оказывают критерии их технологических особенностей. Учет технологий записи, воспроизведения, использования, обеспечения аутентичности экземпляров электронных документов может стать решающим фактором в оценке стоимостных показателей их хранения, что в современных условия часто равнозначно установлению срока хранения документов.

И, наконец, последнее замечание. Методология экспертизы ценности электронных документов не может развиваться в отрыве от решения практических задач архивного хранения. Ведь практика - критерий не столько истины, сколько способов и средств ее достижения. Только приступив к реальному и полноценному комплектованию архивов электронными документами, можно будет оценить все возможности и особенности их использования, а значит оценить и переосмыслить применяемые к ним подходы, методы и критерии экспертизы ценности. Только такой путь способен вывести нас из методологического застоя Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

В отличие от электронных документов, на сегодняшний день достаточно хорошо отработаны как теоретические, так и практические аспекты экспертизы ценности традиционных документов. Разработана и успешно применяется система перечней документов с указанием сроков хранения, существуют правила и рекомендации по отбору различных документов на хранение, определены источники комплектования, действуют экспертно-проверочные комиссии. Казалось бы, созданы все необходимые условия для сохранности документов, но в последние годы остро встал вопрос утери такой значимой группы документов, как документы по личному составу. Анализ, проведенный в одной из глав данной работы, показал, что причиной сложившейся ситуации явилась экспертиза ценности документов, точнее, ее полное отсутствие.

Значимость хранящихся в архиве документов в большей степени можно оценить по их востребованности в процессе хранения. На основе документов по личному составу архив выдает справки со сведениями о стаже работы, о полученных льготах, также это массовый исторический источник для изучения различных проблем отечественной истории, а также краеведческих и генеалогических изысканий. В год архивами обрабатывается тысячи запросов, требующих обращения к документам по личному составу доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15. Тем не менее, в последние годы имеются факты утраты документов на стадии их ведомственного хранения. В результате неразберихи, творившейся в 90-х годах прошлого века, недобросовестные работники и руководители просто перестали уделять документам по личному составу должное внимание. Не редки были случаи, когда документы сдавали в неудовлетворительном состоянии, либо с большой задержкой, но зачастую до архива документы так и не доходили.

Для решения этой сложнейшей проблемы необходимо создание архивных комиссий, в задачи которых входили бы проверки качества выполнения правил работы с документами по личному составу на предприятиях и в организациях. Но не только отсутствие подобных контрольных органов привело к массовой утрате документов, главной, на наш взгляд причиной, являлась личная безответственность и безнаказанность работников, а главное руководителей организаций. В связи с этим необходимо повышать сознательность сотрудников, ответственных за работу с документами по личному составу, как путем проведения различных семинаров, так и законодательно, закрепляя ответственность за нарушение правил работы с документами.

На данный момент это самая серьезная, но, к сожалению, не единственная проблема работы с документами по личному составу.

В результате приватизаций и ликвидаций организаций конца прошлого века, о чем уже говорилось ранее, в архивы на государственное хранение поступают «случайные» документы. В условиях отсутствия единых нормативов и принципов комплектования государственных и муниципальных архивов историко-биографической документацией каждый архив решает эту проблему по-своему.

Устанавливать для всех документов по личному составу или для всех личных дел срок хранения «постоянно» нецелесообразно, т.к. они различаются по своей информационной насыщенности, правовой значимости, не всегда удовлетворительно оформлены и т.д. Историческим источником может стать только часть из них, но какая? 3-5%, как это принято у социологов? Но от какого массива: от определенного вида документов или 3-5% личных дел по каждой ведомственной системы? Установление срока хранения «постоянно» в Перечне типовых управленческих документов...» (М., 2000) только для личных дел руководителей кажется не совсем этичным. К тому же, в дальнейшем эти личные дела не дадут полной картины при проведении любых научных исследований по этим источникам Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)" http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID=597.

С нашей точки зрения, как важный исторический источник, документы по личному составу требуют более полного отражения в «Основных правилах работы государственных архивов РФ» (М., 2002), в частности, порядок их учета.

Нуждается в усовершенствовании нормативно-методическая база и не только в части разработки единых критериев и принципов отбора документов по личному составу на госхранение после истечения 75-летнего срока хранения. Есть путаница со статусом этой категории документов. Так, в Законе «Об архивном деле в РФ», в статье 5 «Состав Архивного фонда РФ» документы по личному составу не значатся. В то же время, в статьях 10, 23 говорится о включении документов по личному составу в состав АФ РФ, в ст.22 «Сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение» документы по личному составу также указаны Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г..

Основная задача сохранения документов по личному составу - соблюдение конституционных прав граждан, дающее возможность подтвердить ту или иную информацию, связанную с трудовой деятельностью граждан, поэтому вопросы по работе с документами по личному составу необходимо решать в общероссийском масштабе, изучить эту проблему, как тему НИР, с привлечением в качестве соисполнителей самого широкого круга региональных архивов Доклад главный специалист по делам архива администрации МО «Турочакский район» И.А. Бойцун Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу в архивном отделе администрации МО «Турочакский район» (по итогам 2007 года)

http://www.archive.altai-republic.ru/modules.php?op=modload&name=Sections&file=index&req=viewarticle&artid =84&page=1&POSTNUKESID=4a93b7c02ec2f1c640af8f54b97f82e0.

Список литературы

· Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518

· Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=76997

· Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=61798

· ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277796

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659

· Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. № 781-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу ликвидируемых организаций всех форм собственности"

http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=459

· Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1976

· http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-8e2639ecd94e&ruid=b7937cdb-eba8-4892-a460-a94b4

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 http://www.consultant.ru/ online/base/?req=doc;base=LAW;n=46477;p=26

· Автократов В.Н. «Теоретические проблемы отечественного архивоведения» - М.: РГГУ, 2001г.

· «Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР» Труды ВНИИДАД 1974г. http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-8e2639ecd94e&ruid=b7937cdb-eba8-4892-a460-a94b4d9a85e

· Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики. - М.: Москва, 2005г.

· Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М.: Федеральное архивное агентство, 2002г

· Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федеральное архивное агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П.Жукова, Н.А.Пучко, О.В.Усанова и др. -- М., 2006.

· Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г

· Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.

· Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.

· Журнал «Делопроизводство» №2 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.

· Журнал «Секретарское дело» №1 Альбрехт В.Б. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу, 2004г.

· Доклад директора Центрального государственного архива Удмурдской республики «Проблемы отбора на госхранение и перспективы пополнения Архивного фонда Удмуртской Республики документами по личному составу» http://gasur.narod.ru/comarch/bul2003/14.htm

· Доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15

· Доклад заведующей отделом использования документов КГАНИ Власова Н.Н. "Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)"

http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=13414&SECTION_ID =597

· Доклад главный специалист по делам архива администрации МО «Турочакский район» И.А. Бойцун Об обеспечении сохранности и использовании документов по личному составу в архивном отделе администрации МО «Турочакский район» (по итогам 2007 года) http://www.archive.altai-republic.ru/modules.php?op= modload&name=Sections&file=index&req=viewarticle&artid=84&page=1&POSTNUKESID=4a93b7c02ec2f1c640af8f54b97f82e0

· Доклад директора ВНИИДАД Ларин Михаил Васильевич «Тенденции и проблемы архивоведческих научных исследований» 2006г. http://www.rusarchives.ru/evants/conferences/1991_2005_txt/larin.shtml