Коммуникации в менеджменте. Понятие, виды и формы коммуникаций

· программно-технический - программный продукт, поддерживающий аналитический, учетный и организационный блоки.

Характеристики процессов информационных систем

В том случае, когда в информационной системе присутствуют только первых три блока, можно говорить о ней как о традиционном («бумажном») документообороте.

При реализации программно-технического блока сбор и обработка учетных данных (включая движение информации по вопросам внутреннего регламента работы) осуществляется средствами программного обеспечения, что качественно повышает быстродействие и детализацию учетной и планово-аналитической работы, превращая информационную систему в компьютеризированную.

Необходимо отметить, что интегрированная информационная система не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения потребностей менеджмента организации в информации. Возможность получить систему такого характера из-за больших сложностей в реальных организациях мала. Информационно-управляющая система организации скорее состоит из ряда систем, каждая из которых способствует принятию решений в некоторой конкретной области.

Аналитический блок основывается на модели оптимального бюджетирования.

Модель оптимального бюджетирования - продукт, базирующийся на учетно-аналитических разработках:

· учета, планирования и анализа по видам деятельности (Activity-Based Costing)

· теории стоимости фирмы (Welfare of the Firm Theory).

Планирование, учет и анализ по видам деятельности (ABC-costing) предполагает сопоставление в планово-аналитической и учетной деятельности затрат и видов деятельности предприятия, приведших к образованию данных затрат (в традиционных системах планирования и учета затраты калькулируются по местам их возникновения). Тем самым обеспечивается возможность оценки эффективности затрат и выявление оправданных затрат, где полезный эффект (рост финансовых результатов) превышает величину затрат и неоправданных затрат (убытков), где величина затрат больше полезного эффекта от их осуществления.

Теория стоимости фирмы обеспечивает построение интегральных моделей хозяйственной деятельности, в которых любое управленческое решение рассматривается в контексте влияния на величину ее рыночной стоимости.

Основным достижением данных моделей является то, что в них обеспечивается количественная соизмеримость эффекта от осуществления плановых мер между текущими операциями, инвестиционной деятельностью и привлечением источников финансирования и задачами поддержания финансовой стабильности.

Учетный блок - система внутреннего и внешнего документооборота, обеспечивающая сбор данных для целей управленческого и финансового планирования, а также составления сводной финансовой отчетности по плану счетов и в соответствии с требованиями GAAP.

Наиболее важными моментами учетного блока являются:

· унификация данных (затрат, основных средств и капитальных вложений, финансовых результатов, оборотных активов, источников финансирования) - единая система исчисления плановых и фактических параметров для внесения в базу данных;

· кодификация данных для целей:

– ведения учета в соответствии с законодательством,

– ведения учета по международным стандартам,

– управленческого планирования (получения многомерной учетной информации);

· балансовая оценка активов, источников финансирования, затрат и финансовых результатов в соответствии с международными стандартами учета (GAAP).

Организационный блок - это:

· количество и ресурсы управленческих служб компании;

· функциональное распределение деятельности управленческих служб;

· регламент деятельности управленческих служб (система соподчинения и координации) для обеспечения динамического (постоянно повторяющегося) процесса.

Три основных элемента организационного блока ИСУ - это:

· система движения информации для плановых и контрольных целей;

· система соподчиненности различных звеньев организационной структуры в процессе сбора и обработки информации и принятия управленческих решений (в первую очередь, высшего менеджмента, центрального аппарат контролеров, менеджмента подразделений и плановых служб подразделений;

· система управления по центрам ответственности (центры управленческих затрат, центры нормативных затрат, центры доходов, центры прибыли, центры инвестиций), на основе этого определение «степени свободы» руководства различных подразделений и построение систе6мы материального стимулирования в контексте системы управления затратами.

Программно-технический блок позволяет добиться качественного повышения эффективности функционирования организации за счет использования комплексных программно-технических решений.

В результате внедрения программно-технического блока становятся возможными оперативная и достоверная оценка состояния компании, централизованное управление финансовыми ресурсами и сквозной контроль материальных потоков, что выражается в контроле издержек на всех стадиях производственного цикла, от поступления основного сырья и вспомогательных материалов на склад до выпуска готовых изделий.

Стандартные программные пакеты полной функциональности (например, SAP R/3, BAAN IV, Oracle Applications и др.), разработанные для удовлетворения требований крупных предприятий, в целом отвечают требованиям программно-технического блока интегрированной информационной системы. Они обеспечивают централизованный контроль и управление на уровне управленческих показателей высшего звена и на функциональных уровнях, позволяют вести бухгалтерский учет в разных планах счетов.

Доступность всей информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.

Для того чтобы обеспечить применение финансовых принципов управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления.

Многовариантность организации логистики, производства, сервиса и других деловых процессов на реальном предприятии также обеспечивается в этих пакетах. Некоторые фирмы-производители не ограничиваются имеющейся функциональностью и приобретают специализированные программы, включая их в свои пакеты с целью ее быстрого увеличения.

Основные программные продукты также обеспечивают высокую степень гибкости, обеспечивающую адаптацию информационной системы благодаря применению систем проектов и встроенных языков, системы динамического моделирования.

Цели и задачи информационно-управляющих систем

Информационно-управляющая система должна:

· выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем;

· отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне её;

· выдавать нужную информацию нужным людям в нужное время.

Общей целью информационно-управляющей системы является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом.

Основная задача - улучшение степени информированности лиц, принимающих решения. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому.

Необходимость в принятии того или иного решения вызывает появление у менеджеров потребности в информации. Потребность в информации - разница между фактическим и желаемым уровнем информированности.

В отличие от АСУП, основанных на традиционных моделях, интегрированная компьютеризированная информационная система позволяет решать следующие задачи:

· расчет совокупного (системного) эффекта от осуществления конкретных управленческих мероприятий, связанных с движением ресурсов организации - производится путем формализации основных функциональных взаимосвязей между бюджетными (плановыми) параметрами;

· соизмерение видов деятельности организации и обусловленных их осуществлением затрат и выявление текущих и перспективных резервов снижения себестоимости и повышения финансовых результатов;

· обеспечение непрерывности процесса "план - факт - анализ - планирование на следующий период" вне зависимости от поступления сводной финансовой отчетности;

· четкое разграничение издержек планирования и издержек выполнения плана (спецификация ответственности плановых органов и производительных подразделений по отклонениям фактических показателей от плановых);

· формализация задачи оптимального распределения ресурсов для повышения производительности и улучшения финансовой стабильности;

· расчет оптимального инвестиционного бюджета;

· соизмерение эффективности управленческих мер, относящихся к разным временным периодам и оптимизации планового процесса по времени осуществления;

· выбор оптимальных показателей материального стимулирования, количественный расчет оптимальных коэффициентов и баз начисления в системе премирования;

· соизмерение произведенных в данном периоде затрат, эффекта от исполнения бюджетов и себестоимости произведенной, отгруженной и реализованной продукции;

· описание отклонений по стадиям финансового цикла и получение достоверной оценки фактической стоимости оборотных активов;

· решение вопроса по выбору оптимального метода платежа.

Управление вертикальными информационными потоками