Оптимизация организационной структуры системы управления ООО ТД "Дуслык"

- подготовка проекта решения в письменном виде лицом, его предлагающим. Если решение предлагает руководитель предприятия, подготовка проекта может быть получена референту или специалисту маркетингового отдела;

- письменное рецензирование проекта руководителями подразделений предприятия. Необходимые для оценки данные анализируются в подразделениях. Т.к. обычно это занимает время, желательна одновременная выдача проекта всем службам;

- анализ руководителем предприятия рецензий и принятие решения.

На практике, единственная, но серьезная трудность внедрения описанной процедуры - это уверенность руководителя в собственной способности оценить, когда нужно мнение экспертов, и каких именно. В действительности, 80% ошибочных решений с серьезными последствиями можно было предотвратить, просто выслушав мнение своих сотрудников.

Делегирование полномочий - серьезная область управления, в основном определяющая возможность распределения функций. Высшее руководство часто склонно делегировать минимум полномочий, выставляя в качестве аргументов недостаточную компетентность персонала или недостаточную его надежность. Минимальное делегирование приводит к перегруженности руководителя текущими проблемами.

Расхожее мнение, что проще сделать самому, чем объяснить, как надо делать, не оправдывается, т.к. самому приходится принимать слишком много решений сразу, и каждому невозможно уделить достаточное внимание. Делегирование полномочий настолько необходимо, что даже при резко негативном к нему отношении, руководители доверяют некоторые управленческие функции персоналу, причем далеко не самые «безобидные». Недостаточная компетентность персонала часто является действительной трудностью делегирования. В этом случае эффективны все тот же алгоритм, устанавливающий рамки и правила, и процедура обязательного согласования решений на горизонтальном уровне. Решения, принимаемые в рамках плана и бюджета недостаточно компетентным персоналом, могут быть малоэффективными, но не катастрофичными. Что касается стереотипа: «проще сделать самому, чем объяснить», то объяснение персоналу и контроль над выполнением, действительно, занимают больше времени, чем самостоятельное выполнение задачи, но - только на начальном этапе.

С ростом опыта в принятии решений персонал приобретает нужную квалификацию и быстро выходит на уровень, когда уже ему «проще сделать самому», чем объяснить технологию руководителю. Поскольку способность руководителя делегировать полномочия накладывает ограничения на возможность развития предприятия ООО ТД «Дуслык», в этом плане консультантом оценивается достижимость целей предприятия через применение выбранных стратегий. Выявленное несоответствие должно быть в обязательном порядке скорректировано. Для собственно оптимизации организационной структуры ограничения в возможностях делегирования важны, но не столь критичны.

Контроль является необходимой функцией предприятия ООО ТД «Дуслык», соответствующей функции принятия решений. В значительной мере качество выполнения решений определяется именно качеством контроля. Брошенные «в воздух» распоряжения, там и остаются, поскольку без контроля не имеют соответствующих стимулов к выполнению.

Основа контроля - план, ответственность и поощрение. Для каждого задания необходима четкая формулировка: что надо делать, каких результатов достичь, в какие сроки, по каким критериям будет оцениваться работа. По каждому заданию назначается ответственный. Выполнение каждого задания сопровождается поощрением или наказанием: моральным или материальным. Руководители часто не желают «связываться» с контролем, т.к., при их загруженности решениями, не представляют себе еще и дополнительного увеличения нагрузки контрольными функциями. На самом деле, контроль эффективен, как система, и строиться должен, как система, включающая распределение контрольных функций на горизонтальном уровне, делегирование соответствующих полномочий и перекрестный контроль системой самой себя.

Выводы и предложения

Анализ организационных структур систем управления - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система организационных структур управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

В курсовой работе были рассмотрены вопросы, касающиеся анализа организационной структуры системы управления. В ходе раскрытия данной проблемы были даны основные понятия и сущность организационной структуры, подробно описаны типы и принципы формирования организационной структуры.

Процесс формирования организационной структуры системы управления включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру системы управления должен предусматривать:

- систематический анализ функционирования организации, и её среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

- разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

- гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

- последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;

- поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

Организационная структура системы управления ООО ТД «Дуслык» гибкая и чутко отзываться на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него. Анализ состава численности за последние несколько лет показывает, что в осенне-зимние периоды численность работников персонала меньше по сравнению с летними периодами. При увеличении заказов происходит увеличение численности персонала, появление на некоторых участках 2-х сменной работы, при уменьшении заказов происходит естественная текучесть кадров и персонал не набирается при наличии вакантных единиц в штатном расписании.

Изменению организационной структуры ООО ТД «Дуслык» должен предшествовать организационный анализ как есть - это анализ функций, организационных звеньев, способ достижения целей и реализации стратегии компании, оценка слабых и сильных сторон организационной структуры.
Проведя организационный анализ, можно переходить к проектированию функциональной модели компании. В ходе проектирования уточняются состав и иерархия функций и звеньев, а также проверяется их соответствие друг другу.

Оценка эффективности организационной структуры представляет собой сложный этап разработки проектных и плановых решений. С целью избегания дополнительных потерь анализ организационной структуры системы управления должен проводиться на ранних стадиях процесса проектирования. Это позволит наметить мероприятия по совершенствованию системы управления, а также выработать рекомендации для анализа подструктур, действующих на предприятии ООО ТД «Дуслык».

Повышение эффективности работы ООО ТД «Дуслык» в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели. Успех предприятия ООО ТД «Дуслык» зависит не только от формы выбранной структуры, но и мероприятий, на основе которых проводятся постоянные корректировки механизмов управления. Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Как правило, их состав во многом зависит от потенциала предприятия. В целях его эффективного использования в первую очередь решаются задачи оптимизации численности аппарата управления и его функций. Далее исследуется целесообразность и эффективность внедрения автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения. Поддержка таких систем должна быть ориентирована на использование именно тех управленческих функций, которые наиболее точно соответствуют режимам функционирования предприятия. Не случайно, что любая успешная деятельность организации определяется ее успешной адаптацией к изменениям внешней среды.

В рамках оптимизации организационной структуры совершенствованию управления уделяется значительное внимание. Любая законченная структура предприятия остается мертвой схемой без обеспечения ее адекватной системой управления. Для некоторых структур достаточно применить сбалансированное управление, чтобы получить оптимизационный эффект. В подавляющем большинстве случаев реформирование системы управления и модификация применяемых технологий работы с рынком проводятся параллельно, т.к. взаимно связаны и невозможны одно без другого.

Список используемой литературы

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2004. - 256с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Юнити, 2006.- 528с.

3. Гончаров В.И. Менеджмент: Учебное пособие. - М.: Мисанта, 2003. -624с.

4. Климович Л.Х. Основы менеджмента: учебное пособие для учащихся ВУЗов - М.: Дизайн ПРО, 2006. - 144с.

5. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 288с.

6. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая мифология, управление на предприятии - М.: Высшая школа, 2005. - 304с.

7. Янчевский В.Г. Основы менеджмента. - М.: ТетраСистемс, 2004. - 224с.

8. Аронов И. З., Ляпина Г.И. Анализ структур управления в рыночных условиях // Стандарты и качество -2007. - №2. - с.14-16.

9. Архипова Н.И. Совершенствование организационных структур управления как фактор стратегического развития вуза на современном этапе // Менеджмент в России и за рубежом - 2004. - №1. - с. 4-6.

10. Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компаниями // Менеджмент в России и за рубежом - 2002. - №5. - с. 20-24.

11. Гончарук В.А. Оптимизация организационной структуры предприятия // Маркетинговое консультирование. - 2005. - №4. - с. 8-10.

12. Кабушкин Н.И. Организационные формы и структура управления организацией // Методы и принципы менеджмента. - 2007. - №2. - с. 105-118.

13. Райсс М. Оптимальная сложность управленческих структур // Проблемы теории и практики управления. - 2004. - №7. - с. 16-18.