До інформації, що характеризує стан фірми можна віднести наступні види:

1) організаційно-правові характеристики (правовий статус, форма власності, організаційна структура, наявність філій, торгової марки і т.д.);

2) виробничі потужності (величина, структура, відповіність до характеристик нового товару);

3) Матеріальні (у тому числі і паливно-енергетичні) ресурси ( специфіка матеріальних ресурсів, розмір запасів, наявність і характеристика інформації, умови зберігання і т.д.);

4) Трудові ресурси ( кількість персоналу, його склад і характеристики, джерела поповнення персоналу);

5) Організаційно-технологічні можливості (відповідність техніки, технології, організації виробництва до вимог конкурентноспроможної продукції, наявність ліцензій та патентів);

6) Економічні характеристики (рентабельність, продуктивність праці, фінансовий стан);

7) Екологічні характеристики ( рівень екологічної безпеки виробництва, можливості його сертифікації і атестації продукції );

8) Інші види інформації ( кліматичні умови, наближеність до джерел ресурсів і т.д.).

3.1. Інформаційне забезпечення процесу управління

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора.

Досліджуються два трансформаційних процеси:

- матеріальні процеси;

- інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.

Ці два процеси відбивають дві сторони управління:

- вміст;

- форма або засіб вивчення процесу.

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки -- менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, -- це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:

а) порушення мети;

б) визначення вхідних передумов;

в) виявлення альтернатив;

г) вибір найкращої альтернативи;

д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються: а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління”. Іншими словами, контроль -- це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями [6].

Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління.

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії, що корегують.

Ключові проблеми:

а) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

в) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль -- це не опіка. Ефективний контроль -- це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен -- “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

3.2. Інформаційне забезпечення управлінської праці

Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури, без інформатизації бізнесу. Жорсткі й мінливі вимоги ринку ставлять перед менеджерами високі вимоги, тому що саме вони ухвалюють і організовують реалізацію ухвалених рішень, несуть відповідальність за успіх свого підприємства. Важливу роль відіграють і такі фактори, як інформація та комунікації.

Усвідомлення ролі інформації в управлінській діяльності невід'ємне від з'ясування ролі інформації в розвитку економіки та суспільства в цілому. В історії розвитку людства виділяють дві епохи розвитку процесів інформаційного уречевлення знань: до індустріальну та індустріальну. Якщо феномен першої інформаційної революції пов'язаний з появою друкарського верстата, то другий -- із появою в середині XX ст. ЕОМ як підсилювача інтелектуальних можливостей людини. Джерелом інформатизації є знання.

Однією з причин невдалого розповсюдження АСУ в нашій країні до початку 90-х років було, зокрема, недостатнє з'ясування того факту, що в соціально-економічних системах проблема полягає не стільки в автоматизації (приклад із "Дженерал моторз"), яка сприймалася як полегшення праці, скільки в розширенні можливостей пізнання законів і процесів функціонування організаційно-виробничих систем за рахунок усунення невизначеностей у процесі вироблення управлінських рішень та оцінювання наслідків виконання їх.

Проблемам інформатизації в Україні приділяється значна увага. Так, відповідно до Указу Президента України "Про державну політику інформатизації України" (травень 1993 р.) розроблено Концепцію державної політики інформатизації й Основні напрями Національної програми інформатизації.

У Концепції інформатизація трактується як процес оволодіння суспільством сучасними засобами інформатики й системного аналізу. Основні напрями Національної програми інформатизації України включають 12 розділів, б із яких відбивають галузеву структуру управління народним господарством, інші -- напрями роботи в сфері формування інфраструктури інформатизації, фундаментальних досліджень і розробок, управління і правового забезпечення інформатизації, підготовки кадрів і міжнародного співробітництва.

У науковій літературі є різні концепції інформації. Сучасні розробки з теорії інформації належать таким відомим ученим, як Н. Віннер, А. Колмогоров, К. Шеннон, В. Глушков, Р. Абдєєв та ін. На думку деяких дослідників цієї проблеми, закони організації та розвитку соціально-економічних систем зумовлені законами інформації. Аналіз таких понять, як порядок, хаос, організація, стихійність, управління, самоорганізація доцільно здійснювати з позицій виявлення специфіки їхніх взаємозв'язків і взаємодії, контролю з боку людини. Мірою будь-яких змін в організаційно-виробничій системі -- виникнення нової структурно-функціональної впорядкованості чи наростання структурно-функціональної хаотичності -- є інформація.

Отже, хаос в організаційно-виробничій системі не може виникнути сам по собі, стихійно. Хаос -- це завжди інформаційно-зумовлений і керований процес, результат відповідного цілеспрямованого впливу, результат докладання конкретних зусиль, дій для досягнення конкретної мети. Той чи інший тип процесу переходу від порядку до хаосу -- процес завжди програмований і керований. Протікання яких-небудь доцільних процесів у тій або іншій фірмі завжди зумовлене участю в них відповідних суб'єктів управління.

Інформаційна взаємодія або функціональне буття інформації робить різні економічні явища якісно однорідними й порівняльними одного з одним. Разом з тим усі зовнішні форми вираження й кількісні співвідношення, притаманні різним економічним явищам, процесам, можна розкласти на інформаційні складові та виразити в єдиних універсальних одиницях інформації.

Економічна діяльність, і особливо її складова -- управлінська діяльність, за своєю сутністю ґрунтується на певній інформації, яка в свою чергу створює додаткову інформацію, тобто в кінцевому підсумку це інформаційна діяльність щодо середовища існування.

Фактори та результати економічної діяльності людей: товари, послуги, нові технології, методи організації праці й виробництва, нові підготовлені фахівці -- являють собою певне (уречевлене або персоніфіковане) наукове знання, тобто певним чином перероблену, зафіксовану й закодовану в продуктивних силах суспільства інформацію. Усі продукти людської діяльності є носіями втіленої в них інформації в процесі їхнього безпосереднього створення.

Зростання ролі й масштабу різноманітної інформації в розвитку суспільства, з погляду визначення витрат на створення матеріального і нематеріального багатства суспільства, та поява нових можливостей більш ефективного використання наявних ресурсів за допомогою інформації приводять до висновку, що субстанцією економічних явищ є інформація, а праця -- лише механізм уречевлення інформації, яка відбиває пізнання матеріального світу в бажані форми об'єктів, процесів, явищ тощо.

Інформаційна характеристика результатів людської діяльності не викликає сумнівів. Так, здійснюючи процес відтворення громадського життя, люди вступають у певні зв'язки і відносини. Останні мають інформаційну природу, тобто змістом усіх відносин між людьми в процесі відтворення є інформаційна взаємодія. Навіть виникнення й існування людського суспільства зумовлене існуванням самої можливості інформаційного обміну між його окремими членами.

Предметним носієм певним чином закодованої інформації є процес праці, виробництва. Особлива доцільна форма витрат робочої сили враховується певним способом. Витрати праці на виробництво товару враховуються і в інформаційному змісті як конкретна якість та кількість витраченої праці, втіленої в конкретному робочому часі. Уречевлені інформаційні витрати праці на виробництво товару -- певним чином закодована інформація -- набувають доцільної економічної форми вираження -- вартості й ціни. У ціну товару в інформаційному змісті включаються не тільки сукупні витрати праці, а й їхня структура, що відбивається у відповідних статтях витрат виробництва продукції (калькуляції собівартості).

Наявність закодованої інформації в товарі, продукті очевидна. Так, новинка завжди привертає увагу потребою одержання інформації про неї з погляду як її характеристик, так і процесу її створення. Промислове шпигунство виникло й існує саме з метою одержання інформації про нові технології, продукти тощо, тобто з метою декодування уречевленої в них інформації.

Увесь відтворювальний процес виробництва товару від задуму (ідеї) до кінцевого матеріального втілення його протікає під контролем людини, а тому має доцільний характер. Сама трансформація витраченої праці в певну інформацію та перетворення її у форму економічних витрат, що вимагають відшкодування, можливі лише завдяки участі людини в цьому процесі та управління цим процесом з боку людини.

Усі економічні категорії насамперед інформаційні, оскільки вони -- результат доцільної людської діяльності, внутрішнім змістом якої є інформація.

Управлінську діяльність можна подати у вигляді цілісно існуючої системи інформаційних взаємодій персоналу фірми. Оволодіння і управління механізмом уречевлення та персоніфікації відношень-- це ключ до управління не тільки поведінкою окремої людини, а й до управління різноманітними процесами між особової взаємодії людей.

Потік різноманітних публікацій постійно нагадує менеджеру, що зміни, причому істотні, торкнуться всіх сторін підприємницької діяльності. Потік інформації на папері й у пам'яті ЕОМ швидко зростає, і, здається, що межі цьому не буде, внаслідок чого весь особистий досвід скоріше бентежить менеджера, ніж вселяє йому ентузіазм з приводу привабливих перспектив на майбутнє.

Розглянемо концептуальну схему, що може допомогти менеджеру впорядкувати свої міркування на цей рахунок. Схема ця проста й очевидна. Проте вона цілком здатна допомогти перебороти управлінську нерішучість і вагання. Вона дає змогу чітко розсортувати сприятливі можливості й потенційні джерела труднощів, створюючи таким чином умови для правильного прийняття рішень.

Сучасна інформаційна технологія породжує і нові можливості, і найрізноманітніші проблеми. Найбільш загальні з них, що заслуговують уваги кожного керівника, подано в додатку 4.

Використання інформаційної технології для створення унікальних виробів вимагає глибоких знань об'єкта нововведення. Тому реалізацію відповідних ідей слід доручати власне мозковому центру фірми. Чужий досвід може служити лише доповненням до власних знань, але сам по собі навряд чи здатний забезпечити бажану унікальність. Передача досвіду у формі консультації є не що інше як продаж знання тому, хто заплатить.

4. Вплив інформаційного забезпечення на економічну діяльність підприємства ККЗ “Росинка”

Під структурою апарату управління підприємством розуміють сукупність лінійних та функціональних органів управління, а також систему їх взаємозв'язків та взаємодій. Формування окремих органів та апарату управління в цілому базується на наявності певних функцій, їх обсягу, масштабі керованості та особливостях об'єкту управління.

Весь обсяг робіт з управління підприємством розподіляється між функціональними та лінійними підрозділами апарату управління. Лінійні та функціональні підрозділи ККЗ “Росинка” детальніше розглянуті в додатку 5.

Основні функціональні відділи апарату управління групуються в наступні служби

- служба маркетингу та реклами

- відділ реалізації продукції

- відділ продажу;

- бухгалтерія

- фінансово-економічна служба

- відділ матеріально-технічного постачання та транспорту

- юридичне бюро

- служба капітального будівництва та перспективного розвитку

- служба контролю.

У зв'язку з централізацією певних функцій управління, функціональні підрозділи апарату управління об'єднуються у групи і підпорядковуються певному керівнику, головному спеціалісту. У цехах також є апарат управління. Кожен цех очолює начальник цеху, який підпорядковується головному інженерові.

Функціональні відділи управління заводом не мають права самостійно, минаючи директора чи головного інженера, віддавати розпорядження начальнику цеху.

Певні відділи управління заводу здійснюють управління цеховим апаратом лише стосовно розробки загальних принципів і методів організації праці і виробничого процесу. Виключними є лише відділи технічного контролю і виробничі диспетчерські відділи, яким безпосередньо підпорядковані контролери і технологи цехів. Якщо більш детально розглянути основні функціональні обов'язки управлінських підрозділів Київського колективного заводу безалкогольних напоїв “Росинка”, то з'ясується, що планово-економічне управління керує розробкою поточних і перспективних планів підприємства по обсягу виробництва, номенклатурі і собівартості продукції забезпечує методологічну і організаційну єдність системи планування.

Фінансове управління забезпечує виконання планів з накопичення, своєчасних розрахунків з Держбюджетом, банками, постачальниками і покупцями, складає звітні баланси доходів та витрат.

Відділ оплати праці і заробітної плати керує роботою по науковій організації праці, плануванню робочих кадрів, системи оплати праці, норм, тарифів, розцінок.

Відділ кадрів керує набором, підготовкою, перепідготовкою кадрів, їх використанням.

Управління головного інженера здійснює планування спеціалізації, завантаження виробничих потужностей, забезпечує модернізацію і ремонт устаткування, постачання тепло- і електроенергії.

Технологічне управління розробляє і організує впровадження нових технологій (нові види напоїв), проведення науково-дослідних і експериментально-конструкторських робіт.

Управління матеріально-технічного постачання розробляє і організує виконання планів матеріально-технічного постачання.

Незважаючи на багатосторонність процесу управління, в ньому вимальовуються система дій, яку умовно можна назвати технологією прийняття рішень. Управлінським персоналом “Росинки” була розроблена система дій, що виконується при розробці стратегічних цілей діяльності підприємства.

В цілому цей процес складається з наступних ланок

1. Виявлення проблемної ситуації. Визначення цілі рішення і критеріїв оцінки його результатів.

2. Етап збору інформації для ознайомлення з питанням, по якому приймається рішення, і умовами, які склалися для найбільш ефективного рішення.

3. Розробка варіантів рішення, їх оцінка і прийняття рішення. Цей етап в управлінні найбільш кваліфікованої управлінської праці, вміння аналізувати, обирати найліпший варіант рішення.

4. Організація виконання прийнятого рішення. Сюди включають розробку плану реалізації рішень, визначення строків виконання операцій, призначення відповідальних осіб, інструктаж та інші заходи.

5. Облік і контроль виконання рішення. Прийняття вірних управлінських рішень і чітке їх виконання відіграє основну роль у організації діяльності підприємства. Вірні рішення приймаються також завдяки чітко організованому, кваліфікованому управлінському складу і чітко функціонуючій системі управління, яке координує та обробляє ці рішення, доводить до виконавців і контролює виконання.

Незважаючи на те, що Київський колективний завод “Росинка” є досить відомим, розвинутим та конкурентоспроможним підприємством, як і більшість українських підприємств харчової промисловості не може похвалитися розвинутою системою інформаційного забезпечення управлінців усіх рівнів. Хоча не все так погано як здається.

Так підприємство вже тривалий час використовує власну комп'ютерну мережу, причому комп'ютери встановлені в кожному управлінському відділі, крім того комп'ютерна обробка інформації застосовується в відділі маркетингу, в лабораторіях підприємства, у юридичному бюро. Сервісне обслуговування комп'ютерної мережі підприємства проводить інформаційно-обчислюваний центр. Як бачимо сама назва говорить про себе. Тобто розвиток інформаційних технологій на підприємстві залишився на рівні 5 років тому.

Наприклад, вся бухгалтерія дійсно проводиться за допомогою прикладної системи 1С: Бухгалтерія, але досі ще не застосовується системи електронного зв'язку з банком -- система клієнт-банк. Облік товарів, що надходять та вибуває з підприємства теж проводиться за допомогою програмного забезпечення 1С: Склад, саме програмного забезпечення. Хоча можна використовувати ще й апаратне забезпечення.

З усього цього можна зробити висновок, по-перше, що вся проблема інформаційного забезпечення полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві. Все це призводить до тих наслідків, які були розглянуті в попередніх розділах.

По-друге, внутрішній документообіг підприємства все ж таки залишається паперовим, що зумовлено, на мій погляд третьою найголовнішою проблемою -- проблемою персоналу. Більшість працівників підприємства не бажають застосовувати сучасні тенденції інформаційного забезпечення управління. В першу чергу це стосується керівництва, від якого і залежить впровадження новітніх технологій обробки та розповсюдження інформації. Так переважаючим способом передачі інформації залишається усний та документальний паперовий.

Висновки і пропозиції

Прискорення науково-технічного прогресу пред'являє усе більш високі вимоги до інформаційного забезпечення органів управління. Ефективність цього виду діяльності, що ставить своєю метою підготовку й обґрунтування управлінських рішень, багато в чому визначає ефективність менеджменту в цілому. Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається шляхом наскрізної побудови і сумісності інформаційних систем, що дозволяє усунути дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, установити визначені інтеграційні зв'язки, підвищити ступінь використання інформації.

Інформаційне забезпечення припускає: поширення інформації, тобто представлення користувачам інформації, необхідної для рішення управлінських, науково-виробничих і інших питань, що виникають у процесі діяльності; створення найбільш сприятливих умов для ефективного поширення інформації.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються визначені вимоги:

- стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;

- задоволення потреб конкретних керуючих;

- точність і вірогідність, правильний добір початкових відомостей, оптимальність систематизації і безперервність збору й обробки зведень.

Глибокий і ретельний аналіз є необхідною передумовою прийняття управлінських рішень. Без інформації і її аналізу неможливо ефективне функціонування і розвиток діяльності фірми.

Наприкінці XX в. інформація відіграє вирішальну роль у діяльності менеджера з будь-яки питань. Від неї залежить існування компанії. Досвід процвітаючих компаній переконує, що їхній успіх завдячується наявністю добре функціонуючої інформаційної системи.

Наприкінці слід ще раз підкреслити, що планування, впровадження й експлуатація системи менеджменту потоку робіт сполучені зі значними труднощами, що зв'язані не тільки з технічними аспектами. Для успіху такої системи украй важливі і людські передумови -- здатність до навчання, культура групової праці, відкритість стосовно нововведень і т.п.

Список використаної літератури:

1. Завадський Й.С. Менеджмент: Management: Підручник для вузів. Т. 1. - Вид. 2-е. - К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1998.

2. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Курс лекцій. Навчальний посібник для студентів вузів. - Житомир : ЖГП, 1998.

3. Твердохліб М.Г. Системна обробка облікової інформації на персональних ЕОМ. Навчальний посібник. - К.: - 1993.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. 3-е издание, дополненное и переработаное. - М.: ЮНИТИ, - 2000.

5. Дойль Питер. Менеджмент: стратегия и практика. - СПб.: Питер, 1999.

6. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера. 2-е издание, испр. - СПб.: СОЮЗ, 1997.

7. Козловский В.А. Производственный и операционный менеджмент: Учебник / Козловский В.А., Маркина Т.В., Макаров В.Н. - СПб.: Специальная литература, 1998.

8. Тимошенко И.И. Соснин А.С. Менеджмент организации: Учебное пособие для менеджера. - К.: Изд-во Европейского университета финансов, информационных систем менеджмента и бизнеса, 1999.

9. Шегда А.В. Основы менеджмента: Учебное пособие. - К.: Т-во «Знання», 1998.

Додаток 1

Модель інформаційної архітектури підприємства

Додаток 2

Додаток 3

Трьохрівнева система управління

Додаток 4

Додаток 5

Схема управління на ККЗ “Росинка”