Характеристика факторов, составляющих условия труда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Характеристика факторов, составляющих условия труда

2. В чем выражается культура труда в офисе

3. Обеспечение охраны труда

4. Размещение служб офиса

5. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланка учета и отчетности

Литература

Вариант № 10

1. Характеристика факторов, составляющих условия труда

Cсущественный элемент трудового процесса, формирующийся под воздействием взаимосвязанных факторов социально-экономического, технико-организационного, естественно-природного характера и влияющий на здоровье, работоспособность человека, его отношение к труду, степень удовлетворенности им, на эффективность производства, уровень жизни и всестороннее развитие личности. В социально-экономической. и социологической литературе широко употребляются термины "условия трудовой деятельности", "производственные условия", "физические условия труда" , "материальные условия труда" , "непосредственные условия труда", "санитарно-гигиенические. условия труда" и др. Эти понятия возникли как взаимозаменяемые, более того, они нередко применяются как равнозначные. Отсутствие единой точки зрения объясняется тем, что У.т. изучаются экономистами, социологами, соц. психологами, психофизиологами, гигиенистами, эргономистами и т. д. При этом рассматриваемая категория анализируется каждый раз с узкоспецифич. позиций той или иной науки, отражая дифференцированный интерес представителей различных областей знаний к проблемам совершенствования У.т. Изучение формирования У.т. убедительно показывает, что они складываются под воздействием большого числа факторов, разнообразных по происхождению, формам проявления, значению и характеру действия. Одной из наиболее распространенных является классификация, включающая три группы таких факторов. Она отражает общую, принципиальную целевую установку: классифицируются факторы, всесторонне воздействующие на человека как главную производительную силу общества и как личность.

1. Социально-экономические факторы (нормативно-правовые, экономич., соц.-психологич., обществ.-политич.) непосредственно обусловлены совокупностью производственных отношений, а опосредствованно - уровнем развития производительных сил.

2. Технико-организационные факторы (средства труда, предметы и продукты труда, технологии, процессы, организация труда, организация управления) непосредственно обусловлены уровнем производительных сил, а опосредствованно - производственными отношениями.

3. Естественно-природные факторы (географич., биология., геологии.) обусловлены особенностями природной среды, в которой совершается труд, но специфика их воздействия заключается в том, что они не только непосредственно влияют на формирование, но и создают среду, в которой действуют факторы, относящиеся к первым двум группам. Все эти факторы находятся в неразрывном единстве и воздействуют на процесс труда одновременно. В реальной жизни велико разнообразие элементов, составляющих У.т. Поэтому их перечни не могут быть заранее составлены. Состав элементов определяется по следующим критериям: что воздействует на человека; что изучено соответствующими науками; что типично для большинства видов производства. Элементы У.т. неоднородны по составу и характеру воздействия на человека. Этим обусловлена трудность их качественной и количественной оценки. Выделяются несколько групп элементов У.т. Первая группа - санитарно-гигиенические элементы (микроклимат, освещенность, шум, вибрация, состояние воздушной среды, ультразвук, разнообразные излучения, контакт с водой, маслом, токсичными веществами, общая и профессиональная заболеваемость) , составляющие внешнюю среду в рабочей зоне. Вторая группа - психофизиологические элементы (физич. нагрузка, нервно-психич. напряжение, монотонность работы, рабочая поза и др.), обусловленные процессом труда. Третья группа - социально -психологические. элементы, составляющие характеристики так называемого психологического климата трудового процесса, а также некоторые его соц. характеристики. Четвертая группа - эстетические элементы (художественно-конструкторские качества рабочего места, архитектурно-художественные качества интерьера, применение функциональной музыки и др.)

2. В чем выражается культура труда в офисе

Не секрет, что во многих российских компаниях сегодня активно внедряются самые "продвинутые", новомодные HR-технологии или системы комплексного управления бизнесом, в том числе и автоматизированные. Однако все еще часто встречаются случаи огорчительного игнорирования топ-менеджерами крупных компаний простых и действенных методов морального стимулирования сотрудников к повседневным трудовым свершениям. В чем причина существующего положения: в незнании приемов мотивации, в недостатке собственной креативности или в уверенности, что наши люди готовы "гореть" и "гибнуть" на работе только за презренный металл? Так или иначе, резервы активного неденежного стимулирования персонала велики, а порой просто необъятны. Для начала ответьте на простой вопрос: доводилось ли сотрудникам, к примеру, вашей бухгалтерии за время работы хоть раз побывать в производственных подразделениях вашей же организации, т.е. той компании, чьи доходы-расходы и активы-пассивы изо дня в день мелькают у них перед глазами в виде однообразных бездушных числовых рядов и таблиц? Впрочем, можете не отвечать. В большинстве случаев картина предстает унылая: специалисты функциональных служб (обеспечивающих производственные процессы), кажется, только для того и существуют, чтобы, что называется, протирать штаны в уютных офисах, подальше от технологических линий, строительных площадок или товарных складов.. Хорошо еще, если где-нибудь, например, в переговорной комнате, вывешены фотографии построенных компанией зданий или открытых ею магазинов. В противном случае собственно бизнес организации отражается в головах многих ваших сотрудников исключительно в виде расплывчатых или даже визуально не оформленных виртуальных объектов с бессмысленно-условными названиями вроде "Склад Вера", "Салон Нахимовский" или даже просто "Дедовск". Американский мультимиллиардер Пол Гетти как-то остроумно заметил: "Работа в крупной организации подобна поездке по железной дороге - то ли это вы делаете сто миль час, то ли вы просто сидите, а поезд делает сто миль в час!" При других обстоятельствах резонно было бы свалить все на самих подчиненных: дескать, ленивы, безынициативны, со стулом не расстанутся. Но у нас-то речь идет как раз о мотивации, которая еще со времен Анри Файоля объявлена одной из функций менеджмента. В результате ее грамотного и вдумчивого осуществления возникает уже мотивация во втором значении этого слова, а именно устойчивый позитивный настрой сотрудников на максимальную профессиональную самоотдачу и самовыражение через результаты собственного труда. Кстати сказать, настрой, подкрепленный живым человеческим интересом, элементарным любопытством к тому, чем, где и как живет и развивается его предприятие, т. е. та общественно-экономическая ячейка, которой они обязаны ежедневным совместным выживанием или даже процветанием. Далеко не каждый топ-менеджер отважится показать даже своим работникам производственный процесс таким, каков он есть на самом деле. Однако руководители компании "Продукты Питания" - одного из лидеров рынка замороженных мясных полуфабрикатов - пошли в своем стремлении к открытости и наглядности значительно дальше. На базе производственных цехов предприятия была организована целая служба под названием "Академия Продуктов Питания", которая не только занимается обучением собственных сотрудников (с выдачей соответствующего документа о прохождении курса), но и помогает сотрудникам компаний-клиентов. Любопытно наблюдать, как приехавший из дальнего региона топ-менеджер фирмы-партнера или, еще интереснее, потенциального клиента меняет первоначальное скептическое отношение к компании и ее продукту, основанное на поверхностном чтении информационных буклетов, и выражает желание сотрудничать.

"Промывание мозгов" и разговоры "по душам"

Итак, мотивация сотрудников - фактор управляемый. Однако подобно тому, как во многих предприятиях оптовой торговли еще до недавнего времени обычный прайс-лист громко величали ценовой политикой, так и сегодня в большинстве компаний, с которыми авторам пришлось поработать в качестве консультантов по управлению, под словом "мотивация" понимается исключительно ее финансовая составляющая. Иначе говоря, формула расчета ежемесячного дохода сотрудника. Между тем, чисто денежные инструменты стимулирования хороши скорее для долгосрочного, так сказать, стратегического нацеливания персонала. Обсуждать компенсационный пакет и "торговаться" о его размере с работниками можно и целесообразно лишь в какие-то критические, узловые моменты их трудовой биографии на вашем предприятии. Например, при приеме на работу, повышении (понижении) в должности, переводе на новое направление и т.п. Но все это бывает сравнительно редко - в остальное время человек должен работать, не беспокоясь о том, по какой именно формуле рассчитают и какого числа выплатят ему очередное "жалованье".

Каждый день мотивировать, побуждать к активному действию рублем более чем затруднительно, а ведь для некоторых, особенно трудных "работничков" такая необходимость возникает и по несколько раз на дню. Что делать? Как превратить сотрудников, распивающих чаи, курящих на лестнице, болтающих за ваш счет по "межгороду", из занятых в трудящихся?

Стандартный и наиболее распространенный способ, особенно в небольших компаниях, - начальственный окрик, руководящее внушение. Это, так сказать, в чисто ситуационном плане. С перспективой же на будущее - групповые "накачки" в комнате совещаний, массовое "промывание мозгов" на общих собраниях или даже индивидуальные разговоры "по душам" в вашем личном кабинете. Последнее, впрочем, чаще применяется в наиболее кризисных ситуациях, когда и вам самому уже становится абсолютно ясно, что "ключ" и подход к конкретному, суперценному сотруднику вы давно потеряли. Умение поставить сотрудника в жесткие рамки производственного процесса не монотонным повторением унылых проповедей и призывов, а путем элементарной визуализации целей деятельности и средств контроля их достижения нам удалось наблюдать в отделе персонала компании "Домострой" - известнейшего оператора риэлторского бизнеса. Перед глазами работников постоянно находились планы по найму и обучению сотрудников (причем довольно напряженные, если не сказать драконовские), в которых жирным фломастером делались отметки о ходе их выполнения. Представляете, какой была реакция сотрудников на появление в отделе кого-то из руководства, когда отметки о выполнении работ хотя бы незначительно отставали от намеченного графика?

А стоит ли говорить об этом?

Известно, что до 90% информации человек получает через зрительный канал восприятия. Визуальные средства используются для привлечения внимания и создания желаемого образа во многих сферах жизни, активно используются в обучении, рекламных акциях, избирательных кампаниях. Но, как доказывает наша консультантская практика, подобное неоправданно редко используется в коммерческих организациях в качестве способа управляющего воздействия на сотрудников. Хотя есть примеры, просто изумительные по своей простоте и эффективности. Элементарный, ведущийся вручную и на допотопной миллиметровке, график ежедневных продаж, вывешенный перед каждым из продавцов обычной дистрибуторской компании, просто самим фактом своего существования увеличивает рабочую производительность сотрудников в среднем на 20-30 %. Можно долго и упорно бороться с курением в рабочее время тех же самых "сэйлзов", заглядывая то и дело к ним в комнату, тем не менее, итоги такой борьбы окажутся куда более скромными. Известно ли вам, что еще в 1786 г. шотландский экономист Уильям Плэйфейр сказал, что коммерческие сделки можно вполне представить графически? Он уже тогда верил, что придуманные им временные ряды (time series) и гистограммы могут существенно облегчить жизнь предпринимателям. Если же вам удалось организовать регулярную подготовку и использование в работе вашими сотрудниками каких-нибудь еще более продвинутых визуально-графических методов организации деятельности, скажем, диаграмм Ганта, сетевых планов или графиков критического пути - это уже повод гордиться собой как суперменеджером.

Наглядные средства в организации могут выполнять следующие задачи:

· быть информационным каналом (от руководства - к подчиненным и наоборот);

· служить средством коммуникации между службами или специалистами одного уровня;

· служить средством повышения/обозначения статуса сотрудника и целого отдела;

· отражать корпоративную идеологию, видение, миссию, культуру, ценности организации;

· решать многие другие задачи управления, в той или иной степени отделимые в пространстве и времени от личности самого управляющего.

Единственное, чего они не могут, - полностью, раз и навсегда заменить собой здравый смысл руководителя, внедряющего те или иные способы и инструменты менеджмента. Под здравым смыслом в данном случае мы понимаем не просто привычку безоглядно игнорировать, отбрасывать заведомо громоздкие, излишне наукообразные приемы управления, требующие непропорционально трудозатратного по отношению к основной бизнес-деятельности бумаготворчества, сбора данных или их анализа. Здравый смысл руководителя - как представляется, это стремление к реальной, а не воображаемой постановке любых новомодных технологий на службу практическим задачам текущей деятельности. Без этого все нововведения способны лишь вызвать неприятие персонала, путаницу в использовании и, в конечном счете, снижение производительности труда и общую апатию. Но наглядное потому и называется "наглядным", что оно в прямом смысле на глаза лезет, хочешь ты того или не хочешь. Только те факты и сведения, которые (в любой форме!) буквально маячат перед носом ваших подчиненных, окажут на них конкретное и ощутимое влияние. Ваша задача как руководителя - окружить сотрудников таким информационным полем, в котором у них не оставалось бы времени задумываться о "смысле жизни и бренности бытия".

3. Обеспечение охраны труда. Правила по технике безопасности и производственной санитарии. Система стандартов безопасности труда

Обеспечить охрану труда всех работников производства обязан работодатель, его администрация. Каждый руководитель участка, подразделения произведена отвечает за создание безопасных и здоровых условий труда на каждом рабочем месте вверенного ему участка. В соответствии с законодательством работодатель обязан, как ранее указывалось, обеспечить безопасность при эксплуатации производственных зданий, сооружений, оборудования, технологических процессов, применяемых на производстве материалов, сырья, инструментов, правильное применение средств коллективной и индивидуальной защиты от производственных вредностей; при возникновении аварийных случаев принять все необходимые меры по обеспечению сохранения жизни и здоровья работников, включая оказание первой помощи пострадавшим. Администрация на каждом участке работ обязана обеспечить контроль за уровнем воздействия на здоровье работников опасных или вредных факторов данного производства, проверять знание всеми работниками правил, норм по технике безопасности и производственной санитарии, соблюдение ими инструкций по охране труда. Если вредные и тяжелые условия труда стали согласно медицинскому заключению противопоказаны работнику, то работодатель обязан с ею согласия перевести работника на более легкую работу. Если работник получил производственную травму и в связи с этим нуждается в переводе на более легкую работу, то такой перевод осуществляется работодателем, ответственным за повреждение его здоровья, с сохранением не ниже его средней заработной платы. Требования об обеспечении здоровых и безопасных условий труда для работников, предъявляемые к работодателю, предусмотрены ст. 212, 220-223 Кодекса и содержатся в обязательных для администрации единых межотраслевых и отраслевых правилах по технике безопасности и производственной санитарии. Многие из этих правил включены в государственные стандарты, имеется довольно широкая система стандартов безопасности труда (ССБТ), обязательных для всех работодателей. Межотраслевые правила и стандарты утверждены на те виды работ, которые применяются в различных отраслях народного хозяйства (газосварочные, слесарные, токарные и т. д.), а отраслевые - на виды работ конкретных отраслей (машиностроения, химическая, угольная, текстильная и т. д.). Государственные стандарты безопасности труда утверждаются Госстандартом России и Минстроем России. Предприятия, учреждения, организации разрабатывают и утверждают стандарты предприятия (СТП ССБТ), инструкции по охране труда для работников и на отдельные виды работ, разработанные на основе ССБТ и типовых инструкций, и особенно если это новый вид работ, не предусмотренный правилами санитарии. Перечень актов по охране труда с указанием утверждающего их органа утвержден постановлением Правительства РФ от 12 августа 1994 г. 937 (Российская газета, 1994, 27 авг.). Техника безопасности предохраняет работников от производственных травм, а производственная санитария или гигиена труда - от профессиональных и иных заболеваний. Иногда в правилах и стандартах о технике безопасности и гигиене труда говорится нераздельно. Тем не менее это - разные понятия и их надо различать. Техника безопасности - это не только оборудование, станки, технологии, безопасные для работника, но и правильная расстановка станков, безопасность производственных материалов, сырья, защитные средства при их опасности, как коллективные, так и индивидуальные (маски, противогазы, очки, респираторы, защитные перчатки и т.д.), профилактические средства на вредных условиях труда (бесплатное молоко или витаминный набор на горячих работах, подсоленная газированная вода, чтобы организм работника не обезвоживался и не обессоливался). В производственную санитарию входит состояние воздушной среды, освещение, выдача бесплатной специальной одежды, мыла или смывающих веществ на грязных работах, оборудование бытовых помещений. Порядок и нормы выдачи молока, спецпитания, мыла, спецодежды (и сроки ее носки), защитных средств устанавливается администрацией производства по согласованию с профкомом. Это также находит отражение в коллективных договорах. В целях охраны здоровья обслуживаемого данным производством населения работники общественного питания, пищевой промышленности, лечебно-профилактических и детских учреждений, водопроводных сооружений и некоторых других производств проходят предварительный и периодический медицинский осмотр. Все эти медосмотры проводятся за счет работодателя, и он обязан их организовать. Работники обязаны соблюдать все инструкции по охране труда и установленные требования обращения с машинами и механизмами. Трудовые коллективы контролируют соблюдение правил и инструкций по охране труда всеми работниками. Постановлением Правительства РФ от 6 мая 1994 г. 485 установлено проведение обязательней сертификации постоянных рабочих мест на производственных объектах, средств производства, средств коллективной и индивидуальной защиты. Ее организация и проведение возложены на Минтруд России совместно с федеральными органами надзора, другими заинтересованными федеральными и региональными органами исполнительной власти. Эта сертификация устанавливает соответствие рабочих мест, средств производства и других средств требованиям охраны труда и государственных стандартов по технике безопасности и производственной санитарии. На некоторых предприятиях в целях предупреждения производственных травм, повышения ответственности работников за соблюдение ими правил и инструкций по охране труда применяются различные меры. Например, ежемесячная оценка работников по соблюдению ими производственной, технологической дисциплины и инструкций по технике безопасности, охране труда; некоторые организации вводят отрывные талоны предупреждений, которые вклеены в личные книжки по технике безопасности. На производствах с вредными или опасными условиями труда организуют для работников бассейны, фитобары, комнаты отдыха и проводят другие профилактические меры по снижению производственного травматизма и профессиональных заболеваний, улучшению условий труда. Но, к сожалению, в целом по стране травматизм на производстве не снижается, а растет.

труд культура безопасность

4. Размещение служб офиса

Организация пространства таким образом, чтобы оно стало удобным для работы каждого конкретного сотрудника - задача руководителя по эксплуатации и обеспечению жизнедеятельности компании. Грамотная планировка и размещение рабочих мест приводит к ускорению рабочих процессов и способствует самоидентификации сотрудников с компанией. Офисное пространство и его интерьер оказывают существенное влияние на восприятие имиджа компании. Поэтому из всех типов сооружений именно офисное здание претерпевает сегодня наибольшие изменения.

Обратите внимание. Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. Как правильно подобрать тип планировки, соответствующий роду деятельности вашей компании? При оборудовании офиса в процессе перепланировки существующего или строительстве нового помещения приходится сталкиваться с целым комплексом вопросов, связанных с его проектированием. Основное требование к офисному помещению - утилитарность, иначе говоря, пространство должно быть удобным для деятельности каждого из сотрудников, не затруднять коммуникации, но и не препятствовать индивидуальной работе. Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности, и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. И для этого в проектировании офиса должны принимать участие не только архитекторы, дизайнеры и специалист-технолог, но и административные работники компании-заказчика.

Организация офисного пространства

Офис - искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов - от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Большое значение имеет и планировка помещений. Лучшим решением для сосредоточенной работы является отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство. Из взаимодействия этих крайностей и складывается план этажа. Основные из возможных решений - офис закрытого коридорного типа, единое общее пространство и комбинированный офис.

Офис кабинетного типа

Это традиционная схема планировки офиса, которая создает атмосферу уединения и спокойствия. В таких условиях практически невозможно реализовать коллективную работу, общение сотрудников затруднено, а использование пространства неэффективно. Такое пространственное решение подходит для компаний, разделенных на отделы, состоящие из небольшого количества людей. Сообщение между ними ограничено - изоляция важнее. Хотя в целом такой способ организации работы отходит в прошлое, тем не менее существуют и будут существовать процессы, требующие подобной степени уединения. Существует два вида офисов кабинетного типа. К первому виду относятся кабинеты для одного-двух человек. Для них характерным является максимальная уединенность, четкая пространственная организация, невозможность работы в команде и отсутствие гибкости. Ко второму типу относятся офисы, состоящие из комнат большой площади, рассчитанных на пребывание в них трех и более человек. При этом возникает определенный дух коллективизма, который, правда, распространяется только на небольшую группу людей. Одновременно могут возникать проблемы в отношениях с другими отделами компании. Открытое пространство

Этот тип офиса подходит главным образом для быстрорастущих организаций и больших корпораций, когда большая часть сотрудников находится в одном помещении, разделенном мебельными перегородками. Эта схема появилась в результате дороговизны офисных площадей и необходимости частых перепланировок. Такие помещения были популярны в 1980-е годы, до начала широкого использования персональных компьютеров. Офис открытого типа характеризуется высоким духом коллективизма, отсутствием приватности, гибкостью плана и динамичным впечатлением. Но одновременно с этим присутствуют и такие недостатки, как плохая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест. Разновидностью открытого пространства является групповой офис, где общее пространство делится невысокими перегородками на отдельные зоны. Интенсивное общение возможно только в пределах небольших групп, а для обмена информацией предлагаются общие зоны. В офисе такой планировки пространство используется с максимальной эффективностью и гибкостью, усиливается чувство принадлежности коллективу. Однако недостатком по-прежнему является недостаточная звукоизоляция.

Комби-офис

С начала 1990-х годов приобрели популярность офисы комбинированного типа, сочетающие в себе индивидуальные комнаты и единое офисное пространство. Индивидуальные и групповые комнаты отделяются прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Таким образом, сглаживается противоречие между стремлением сосредоточиться и потребностью в общении. Подобная планировка рабочих мест способствует развитию коллективизма, обеспечивает неплохую гибкость и изоляцию рабочих мест, выражает динамичность и ясность пространственной организации. На сегодняшний день это наиболее перспективный вид организации офисного пространства, обеспечивающий изоляцию рабочих мест и в то же время позволяющий поддерживать коммуникации внутри коллектива.

Основные тенденции

Каковы главные принципы, определяющие внешний вид офиса? Хотя эстетические соображения -- неотъемлемая часть любого проектирования, красота не может быть главным определяющим фактором в дизайне рабочего помещения. Офис предназначен для определенных процессов, и если их невозможно полноценно осуществить, такой проект не может считаться удачным - каким бы прекрасным он ни казался. Пространство, которое мы создаем вокруг себя, так или иначе влияет затем на наше восприятие философии компании. Успешно выраженная в пространственных формах идеология компании приводит к более сильному эмоциональному сближению с ней сотрудников и посетителей, делает ее запоминающейся. Необычайно важно, чтобы те люди, которые половину своей жизни проводят в офисе, отождествляли себя с компанией, направлением ее деятельности и ее целями, чувствовали себя на рабочем месте как дома. Наглядная демонстрация корпоративной философии, ценностей и задач становится одним из факторов, определяющих успех организации. Эта цель достигается не только дизайнерскими средствами, но и рядом дополнительных факторов, составляющих целостную офисную среду. Планировка офиса

Успешный проект офисного помещения во многом зависит от грамотно составленного задания на проектирование. Помимо всего прочего в этом задании определяется состав помещений. Из каких зон состоит современный офис? Прежде всего, это такие традиционные помещения, как собственно рабочие пространства, входная зона, комнаты переговоров и служебные помещения. Пристального внимания дизайнеров всегда удостаиваются так называемые представительские зоны - приемная, комнаты переговоров, кабинеты руководителей разных уровней.

Рабочая зона

Пространственное решение рабочих зон зависит от корпоративной культуры компании, от ее организационной структуры и возможностей конкретного здания. При планировке мы советуем не придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией. Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе. По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Особенно это характерно для компаний, работающих в сфере услуг. Таким образом, планирование офиса на основании учета общего количества сотрудников может привести к неэффeктивнoму использованию пространства. В подобной ситуации одно рабочее место могут использовать поочередно несколько сотрудников. Как вариант - можно выделить специальную зону, оснащенную всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер, а вся необходимая документация будет храниться в мобильных шкафчиках, расположенных в специально отведенном месте. Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. По прогнозам, к 2005 году площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса. Входная зона

При проектировании входной зоны компании необходимо определить: 1. Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность? 2. Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?

3. Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей? При решении этих репрезентационных задач не следует забывать об удобстве людей, работающих или посещающих эту зону. Обычно здесь же располагается зона ожидания, гардероб для сотрудников и для клиентов. Полезным дополнением может служить информационная стойка, предоставляющая клиентам возможность ознакомиться со структурой и спецификой деятельности компании.

Комнаты для переговоров

Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. По прогнозам, к 2005 году площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса. Переговорные могут также использоваться для проведения семинаров, тренингов и обучения персонала, что также играет немалую роль в формировании корпоративной культуры. Поэтому они могут быть оснащены оборудованием для презентаций. Также можно разместить в офисе зоны так называемого "кофиса", располагающие к неформальному общению с клиентом. Это нечто среднее между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от столовой, где обедают сотрудники компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков. Хранение документации

Несмотря на компьютеризацию офисной работы, многие компании хранят значительное количество бумажной документации. Для этого предусматриваются специальные зоны, а иногда отдельные помещения. Для более эффективного использования площади, отводимой для архивного хранения, может быть оборудована специальная система шкафов, состоящих из раздвижных элементов, которые легко передвигаются по рельсам. Если вес одной секции превышает определенную норму, шкаф снабжается специальным приводом. За счет меньшего количества требуемых проходов эффективность возрастает на 30%. Кабинет руководителя

Стоит отметить, что статус кабинета руководителя постепенно меняется. Если раньше кабинет был призван подчеркивать высокое место руководителя в иерархии компании со всеми вытекающими отсюда последствиями, например затрудненным доступом к нему, то сейчас ситуация постепенно меняется. Современные тенденции управления организацией рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью, и требуют более гибкого руководства, а нередко и более близкого и непосредственного сотрудничества руководителя и его команды. Это приводит к "демократизации" кабинетов начальников. Такой подход находит свое отражение и в офисной планировке, и в отделке помещений. Процесс проектирования

Проектирование офисной среды - многосторонний процесс. В него входит как проектирование целого здания, так и выделение конкретному сотруднику определенного рабочего места. Из-за технологической сложности нынешнего мира один архитектор или дизайнер уже не в состоянии быть специалистом во всех областях оборудования офисного пространства. В процессе его создания участвуют много людей различных профессий, и исход зависит от того, насколько ясно каждый из них понимает достоинства качественного офиса. Цель каждого из них -- создать оптимальные условия для функционирования компании в течение всего времени использования офисного пространства. Процесс проектирования - всегда поиск равновесия между различными составляющими. С одной стороны, это требования заказчика по площади помещений, стандартам рабочих мест, организации хранения документов, административное устройство компании и ее техническое обеспечение. С другой - совершенно определенная форма здания, планировочная сетка, площадь этажей и их количество. Кроме того, существуют эстетические соображения, немаловажные для всего процесса проектирования, но их мы не будем здесь рассматривать, поскольку наша основная задача - представить взгляд на офис с точки зрения его функциональности. И конечно, при принятии любого решения существенным является вопрос стоимости, которая складывается из стоимости строительства и дальнейших эксплуатационных расходов.
Офис - сложная система, в которой любой элемент влияет на эффективность работы компании. У каждого заказчика свое административное устройство, политика и другие идеологические особенности, влияющие на рабочие процессы. Задача проектировщика - найти в каждом случае наиболее подходящее решение, не превышая определенного бюджета. На макроуровне это решается посредством анализа требований заказчика, его организационной структуры, функциональных связей и выработкой оптимального планировочного решения. На микроуровне - проектированием эргономичных рабочих мест, подбором качественных отделок и удобного оборудования, созданием комфортной среды.

5. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланка учета и отчетности.

Директор АО «Факел» Директору типографии

г-ну Кобылину А.Б. издательства «Наука товариществу

тел. 55-33-33 на вере «Триника» г-ну Путину В.В

факс 55-33-33 г-ну Зимбергу А.А.

р/сч 98765432109876543210 614000 Пермь, ул. Ломоносова,6

25.02.99 № 63/17-07

На № 25/08-15 от 22.02.99

О заключении контракта

Уважаемый г-н Зимберг !

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма

№ 25/08-15 от 22.02.08, и принимаем Ваше предложение заключить контракт на изготовление бланка учета и отчетности.

Предлагаем встретиться 01.01.09 и подписать контракт. С уважением, Директор АО «Факел»

личная подпись А.Б. Кобылин

Панфилова 258-64-96

Литература

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Москва-Новосибирск, ИНФРА-М, 2001

2. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.-М.: ЗАО «Бизнес-школа» ИНТЕЛ-СИНТЕЗ, 1997

3. Богатая Т.Н. Коммерческая корреспонденция в торговле.- М.: Приор; 2000

4. Гаврилова Т.В. Управленческий труд в условиях рынка. Монография - Новосиб. 2000

Размещено на Allbest.ru