Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчёты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web.

Другим удобным средством, которым можно пользоваться, чтобы публиковать данные в сети Интернет, являются страницы доступа к данным. Они могут содержать не только статическую информацию для просмотра отчетов, но могут также иметь вид динамических страниц, позволяющих пользователю создавать запросы к базе данных, которые извлекают или изменяют нужные данные.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов, а также избежать рутинных действий, которые присутствуют всегда, даже в такой творческой работе, как разработка приложений в Access.

Для открытия существующей базы данных Access существует 3 способа.

1) Выбор в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис.6).

Рис.6. Открытие базы данных из меню Файл (сост. авт.)

2) Выбор файла из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения.

3) Выбор команды Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбор нужного файла в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) (рис.7).

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная. Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рисунок 8).

Рис.7. Диалоговое окно Открытие файла базы данных (сост. авт.)

Рис.8. Пример базы данных (сост. авт.)

Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access (рис.6). Эта область появляется справа при первом запуске AccessМельников Т. Разработка настольных приложений в Access 2002. - М.: 2010. - С. 18 - 29. .

Рабочая среда Access

Открыв базу данных Access, пользователь имеет возможность видеть на экране главное окно Access и окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещается его заголовок, меню и панель инструментов, а в нижней части - строка состояния. Наиболее важным элементом интерфейса в среде Access является окно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты базы данных. Доступ к данным объектам возможен только через окно базы данных.

Окна рабочей среды Access

Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором выводятся результаты его работы - окно приложения. В данном случае окном приложения является главное окно Access. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов. Окна приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут быть свернуты, развернуты или развернуты до максимальных размеров. Диалоговые окна также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.

Строка в верхней части окна приложения, содержащая название приложения, является заголовком окна приложения. Заголовок окна приложения используется для перемещения окна по экрану (только если окно приложения не свернуто и не развернуто до максимальных размеров). Окно документа, так же как и окно приложения, имеет заголовок, который содержит название этого документа.

Строка состояния в нижней части окна приложения или документа служит для отображения подсказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях.

Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы - выводятся в окнах, которые в терминологии Windows являются окнами документов. Исключение составляют программные модули - для их представления используется специальная среда программирования.

Рис.9. Окно базы данных Access 2002 (сост. авт.)

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т.к. он несколько различается для разных типов объектов):

для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

для отчета - это режим предварительного просмотра;

для макроса - это действительно режим выполнения;

для модуля этот режим отключен.

Второй режим - это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций:

щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать командуСвойства (Properties);

выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

Рис.10. Окно свойств таблицы (сост. авт.)

На рисунке 10 показано окно свойств таблицы. В нем отражается следующая информация:

Тип (Туре) - тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

Описание (Description) - описание таблицы, определяемое пользователем;

Создан (Created) - дата создания таблицы;

Изменен (Modified) - дата последнего изменения таблицы;

Владелец (Owner) - владелец (создатель) таблицы;

Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) - позволяет скрыть таблицу из окна базы данных,Реплицируемый (Replicated) - позволяет управлять реплицируемостью объекта.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка - Избранное (Favorites). Щелкнув мышью по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу (рис.11).

Для добавления новой папки на панель объектов, необходимо:

щёлкнуть правой кнопкой мыши на панели объектов и выбрать из контекстного меню командуНовая группа (New Group).

в диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки и нажать кнопку ОК.

Рис.11. Ярлыки объектов, входящих в группу Поставщики (сост. авт.)

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов.

Так же как и отдельные объекты базы данных, группы могут удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих команд контекстного меню, которое появляется если щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.

Всё вышесказанное позволяет сделать вывод о том, что Access является мощным приложением Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для cоздания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Глава 3. Разработка автоматизированной системы расчёта показателей финансовой устойчивости ОАО "ЮТК"

3.1 Общие сведения об ОАО "ЮТК"

Система исходных коэффициентов оценки финансовой устойчивости коммерческого предприятия

3.3 Результаты проектирования базы данных оценки финансовой устойчивости предприятия ОАО "ЮТК"

Система исходных коэффициентов оценки финансовой устойчивости.

Далее создаётся пользовательский интерфейс, который включает в себя формы, запросы, отчёты.

Рассмотрим создание форм. Есть 2 способа создания форм с помощью Мастера и с помощью Конструктора. Конструктор форм предназначен для создания формы любой сложности, а Мастер форм позволяет формы различные как по стилю, так и по содержанию. Данная база данных создана с помощью Мастера форм. Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щёлкнуть по кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щёлкать по кнопке Далее.

Источник: сост. авт.

В первом окне необходимо выбрать поля из источников данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щёлкнув на кнопку справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щёлкнув на кнопку >>.

Источник: сост. авт.

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например табличный и щёлкнуть Далее.

Источник: сост. авт.

После выбора стиля форм требуется перейти в последнее окно, щёлкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. После ввода имени формы, выбора режима: "Открыть форму для просмотра и ввода данных" и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблице.

В данной базе данных 2 формы:

"Динамика показателей, характеризующих финансовую устойчивость предприятия"

"Система исходных коэффициентов оценки финансовой устойчивости"

Рассмотрим создание запросов. При создании запроса необходимо определить поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации, предмет поиска в базе данных, перечень полей в результате выполнения запроса. В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щёлкнуть на пиктограмме Создание запроса с помощью мастера, появится окно Новый запрос, в котором требуется выбрать тип создаваемого запроса.

Источник: сост. авт.

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы - источника. Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчёт и щёлкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получится готовый запрос.

Заключение

14. Официальный сайт ОАО "ЮТК" [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://south. rt.ru/press/news

15. Создание баз данных в Microsoft Office Access 2007. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.interface.ru/home. asp? artId=8028

16. Современный экономический журнал. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://eesn.ru/

Приложения

Бухгалтерский баланс ОАО "ЮТК" за 2010 г.

Размещено на Allbest.ru