Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

Схема документооборота по учету денежных средств на расчетном счете ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.4.

Операции ООО «Книжный магазин «Анжелика» по расчетному счету осуществляются на основании его письменных распоряжений, оформляемых специальными банковскими документами: внесение наличных денег - по объявлениям о взносе, получение наличных денег с расчетного счета - по денежным чекам, перечисление денег - по платежным поручениям.

Рис. 2.4 Схема документооборота по учету денежных средств на расчетном счете ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Платежное поручение выписывается на бланке установленной формы, содержащем все необ-ходимые реквизиты для совершения платежа:

номер, число, месяц, год его выписки;

- наименование плательщика, номер его счета в бан-ке, наименование и номер банка плательщика, ИНН и КПП плательщика;

наименование получателя средств, номер его счета в банке, наименование и номер банка получателя средств;

назначение платежа и сумма платежа (цифрами и прописью).

Расчетные документы принимаются банком к ис-полнению в течение операционного дня банка. В соот-ветствии со сложившейся практикой в большинстве банков операционный день устанавливается до 13 ч. Документы, принятые банком от клиентов в операци-онное время, проводятся им по балансу в этот же день.

Два раза в неделю банк представляет ООО «Книжный магазин «Анжелика» выписки с расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные изучаемым предприятием. Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено».

На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах на изучаемом предприятии проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетный счет», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы ООО «Книжный магазин «Анжелика» для контроля за движением денежных средств, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок производится в день их поступления.

Для отражения оборотов по дебету счета 51 «Расчетный счет» на изучаемом предприятии служит журнал-ордер №2 (приложение 7). Обороты по дебету этого счета контролируются ведомостью №2 (приложение 8). Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета. Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в ведомость итогами.

Обязательное условие для заполнения ведомости № 2 и журнала - ордера № 2 - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк ведомости №2 и журнала-ордера № 2 за каждый месяц должно быть равно количеству полученных за этот период выписок из банка, при этом суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51 «Расчетный счет».

2.3 Документооборот операций по учету наличия и движения основных средств и материальных запасов

Основными материально-производственными запасами в ООО «Книжный магазин «Анжелика» являются товары, поскольку это торговое предприятие. Схема документооборота операций по движению товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис. 2.5.

Оприходование полученных товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится на основании товарно-транспортной накладной унифицированной формы. Применяемая многими поставщиками ООО «Книжный магазин «Анжелика» товарная накладная служит приложением к товарно-транспортной накладной.

На исследуемом предприятии приемка товара осуществляется комиссией в составе кладовщика, водителя - экспедитора и бухгалтера. При этом составляется акт о приемке товаров по форме, аналогичной ТОРГ-1, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998 г. (приложение 9). В акте указывается дата приемки товара, состав комиссии, поставщик товара, дата и номер договора на поставку товара, номер и дата счета - фактуры, время прибытия товара, наименования, единицы измерения, цена товара и общая стоимость товара, состояние товара, имеются ли недостачи. Акт подписывают члены комиссии, один экземпляр остается у кладовщика, другой вместе со счетом - фактурой и накладной передается в бухгалтерию.



Рис. 2.5 Схема документооборота операций по движению товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Поскольку товары получает материально ответственное лицо, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право на получение товара. Доверенности в ООО «Книжный магазин «Анжелика» регистрируются в Журнале учета выданных доверенностей.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре или в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации и представитель поставщика.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» сталкивается с необходимостью закрепления товаров и прочих материальных ценностей на всех этапах их движения (хранение на складах и в кладовых, передача для продажи в торговые залы) за материально ответственными лицами, на которых действующим законодательством возлагается полная материальная ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей. Категории и перечень материально ответственных лиц были разработаны самостоятельно организацией на основании «Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией, могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства», утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 года № 447/24 (в редакции последующих изменений и дополнений).

К материально ответственным лицам ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно отнести товароведов, непосредственно обслуживающих материальные ценности; начальника склада, продавцы и экспедиторы.

С точки зрения разделения бухгалтерского и складского учета, для учета товаров на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется количественно - суммовой метод, который организуется:

в бухгалтерии - в оборотных ведомостях по материально-ответственным лицам (у кладовщика и у бригады продавцов) в количественном и стоимостном выражении;

на складе - в Журнале движения товаров на складе;

Учет товаров на складе ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведется сортовым способом по каждой партии книг в количественном выражении. Для учета поступления и движения товаров на складе ООО «Книжный магазин «Анжелика» товаровед на основании первичных приходных документов (товарных накладных) составляет Журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.

В ООО «Книжный магазин «Анжелика» с кладовщиком заключен индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Если выявляется недостача на складе по вине кладовщика, он возмещает ущерб в полном объеме.

Кладовщик по мере необходимости передает товар продавцам, при этом оформляется накладная на внутреннее перемещение товара по форме ТОРГ-13. Продавцы ведут карточки количественно - суммового учета по видам товаров. Товары, которые не были проданы в течение длительного срока, передаются продавцами кладовщику также по накладной на внутреннее перемещение товара. Накладные составляются в трех экземплярах: один остается у передающего лица, другой - у принявшего товар, а третий экземпляр передается в бухгалтерию. На основании накладных в бухгалтерии производятся записи в оборотных ведомостях по учету товаров на складе и у продавцов.

В ООО «Книжный магазин «Анжелика» заключены договора с продавцами о бригадной материальной ответственности. При этом все продавцы имеют свободный доступ ко всем товарам, находящимся в торговом зале, получают товары со склада, составляют отчет о движении товаров. В случае выявления недостачи по вине продавцов подлежащий возмещению ущерб распределяется между ними пропорционально размеру заработной платы и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба (в соответствии с договором).

Важным принципом учета товаров является составление материально-ответственным лицом отчетности об их наличии и движении, руководитель организации использует эту отчетность для контроля за действиями материально-ответственных лиц и управления товарными запасами. Сроки составления отчетности устанавливает руководитель организации.

В конце каждого месяца товаровед составляет «Ведомость по остаткам ТМЦ» за месяц и передает ее вместе с товарным отчетом в бухгалтерию. Ведомость составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр предоставляется в бухгалтерию, второй с распиской бухгалтера о приеме остается у материально-ответственного лица.

Первичные приходные документы (товарно-транспортные накладные) являются основанием для составления приходной части товарного отчета материально-ответственного лица. Отчет составляется материально-ответственным лицом за десять Дей и предоставляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем и главным бухгалтером.

В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, фамилия и инициалы материально ответственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам поставщика.

Каждая товарная накладная на поступивший товар (наименование поставщика товара, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, рассчитывается общая сумма оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

Товарные отчеты (приложение 10) составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с приходными документами, подтверждающими поступление товаров (товарные накладные, приходный ордер), представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Получив документы со склада бухгалтер проверяет данные и составляет Ведомость реализации товаров.

Обобщая вышесказанное, документальный учет товаров как основного вида материальных запасов в ООО «Книжный магазин «Анжелика» организуется в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» (ПБУ 5/01).

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» - торговое предприятиие, объем основных средств на предприятии невелик. Основные средства могут поступать в ООО «Книжный магазин «Анжелика» в результате приобретения за плату, безвозмездного поступления или поступления в качестве взноса в уставный капитал. Схема документооборота по учету основных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис. 2.6.

В ООО «Книжный магазин «Анжелика» разработан график документооборота в части учета основных средств (приложение 11). Для первичного учета основных средств на изучаемом предприятии используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03г.N 7.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках по ф. № ОС-6 (приложение 12). Инвентарная карточка открывается на каждый инвен-тарный объект. Ее заполне-ние производится на основе пер-вичной документации: актов приемки-передачи, технических паспортов и других документов. Заполненные карточки регистрируются в описи типовой формы, которая ведется бухгалтерией в одном экземпляре по классификационным группам объектов основных средств. В картотеке бухгалтерии инвентарные карточки располага-ются по месту нахождения объектов (склад, торговый зал), по видам (транспорт, здания, торговое оборудование и т.д.).

Рис. 2.6 Схема обработки учетной документации по основным средствам на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика»



Акт приемки-передачи вместе с технической документаци-ей передается в бухгалтерию ООО «Книжный магазин «Анжелика», подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем органи-зации. Бухгалтерия открывает инвентарные карточки или делает отметку о выбы-тии объекта в инвентарной карточке. Техническая до-кументация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентарной карточки передается в соответствующий отдел организации, а в бухгалтерии не хра-нится. В бухгалтерии ведутся оборотные ведомости по учету основных средств по их видам.

При приобретении основных средств за плату записи по субсчетам к счету 01 и счету 08 производятся в журнале - ордере 6. Записи по кредиту счета 01 производятся в журнале - ордере № 13. В конце каждого месяца обороты по указанным счетам переносятся из журналов - ордеров № 6 и № 13 в Главную Книгу.

2.4 Документооборот операций по учету расчетов

ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет следующие расчеты:

- с покупателями и заказчиками за проданные товары;

- с поставщиками товаров и подрядчиками;

- с персоналом по оплате труда;

- с подотчетными лицами.

Рассмотрим особенности документооборота по каждому из перечисленных разделов учета.

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» является организацией розничной торговли, денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовых машин. В исполнение требований, установленных Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», при расчетах наличными денежными средствами за проданный товар как с физическими, так и с юридическими лицами, обязательно выдается кассовый чек. Все контрольно - кассовые машины зарегистрированы в налоговых органах, о чем имеется соответствующее свидетельство. Предприятие имеет договор с центром технического обслуживания и ремонта контрольно - кассовых машин.

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.

Стоимость оплаченных и отпущенных покупателям товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» списывается с материально ответственных лиц на основании товарного отчета по продажной стоимости, так как в соответствии с учетной политикой учет товаров ведется по продажным ценам.

Продавцы один раз в десять дней представляют в бухгалтерию товарные отчеты (приложение 10), в которых отражается стоимость проданных товаров. Бухгалтер сверяет стоимость проданных товаров, отраженную в товарном отчете, с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета указывается общая сумма расхода товаров за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров). Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, располагают в хронологическом порядке. Нумерация товарных отчетов является последовательной с начала и до конца года с первого номера.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами подбираются и переплетаются по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера ООО «Книжный магазин «Анжелика».

Данные товарных отчетов, поступающих от материально-ответственных лиц (продавцов) в бухгалтерию ООО «Книжный магазин «Анжелика» после обработки сверяются с данными бухгалтерского учета по синтетическому счету 41-2 «Товары в розничной торговле». Бухгалтер сверяет также стоимость проданных товаров, отраженную в товарном отчете, с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете (форма применяемого регистра приведена в таблице 2.2).

Таблица 2.2. Проверка обоснованности списания товаров с материально ответственных лиц и полноты оприходования выручки в кассу ООО «Книжный магазин «Анжелика»Руб.

Период	Сумма выручки за период	Отклонения
	В товарном отчете	В кассовом отчете	В отчете кас-сира-операци-ониста
01.09.-10.09.	87000	87000	87000	-
11.09.-20.09.	88000	88000	88000	-
21.09.-30.09.	95000	95000	95000	-
Итого	270000	270000	270000	-



В соответствии с Письмом Минэкономики РФ от 20.12.95 № 7-1026 «О методических рекомендациях по формированию и применению свободных цен и тарифов на продукцию, товары и услуги» розничные цены определяются торговой организацией самостоятельно в соответствии с конъюктурой рынка, качеством и потребительскими свойствами товаров исходя из свободной отпускной цены поставщика и торговой надбавки.

Величина торговой надбавки устанавливается в ООО «Книжный магазин «Анжелика» на таком условии, чтобы покрыть издержки обращения и обеспечить получение прибыли торгового предприятия. Торговая надбавка на товар представляет собой разницу между ценой поставщика и розничной ценой на товар. Поэтому необходим документ, увязывающий эти две цены.

Расчет розничной цены на данном предприятии составляется в реестре розничных цен. Порядок оформления реестров розничных цен рассмотрен в Письме Минэкономики РФ от 20.12.95 № 7-1026. Размер торговой наценки устанавливается на год. Реестр розничных цен составляется автоматически в бухгалтерской программе и подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Торговая наценка по поступившим товарам в ООО «Книжный магазин «Анжелика» отражается в журнале - ордере и ведомости по счету 42 «Торговая наценка».

При реализации и списании товара на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» сумма торговых наценок по реализованным товарам в соответствии с принятой учетной политикой исчисляется по среднему проценту. Расчет суммы торговой надбавки по товарам, реализованным ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведен в приложении 13. В конце месяца обороты по дебету субсчета 41 - 2 «Товары в розничной торговле» и кредиту счета 42 «Торговая наценка» переносятся в Главную книгу.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является значительной частью учетной работы в ООО «Книжный магазин «Анжелика», при этом данному разделу учета свойственны факторы риска по причине отсутствия многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки, сложности восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов, большой вероятности несвоевременного поступления подтверждающих документов и отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение операций.

Рис. 2.7. Схема документооборота операций по расчетам ООО «Книжный магазин «Анжелика» с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» организуется в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н. На рис. 2.7 показана схема документооборота операций по расчетам с поставщиками ООО «Книжный магазин «Анжелика».

Первичными документами по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками являются счета-фактуры (приложение 14), товарно-транспортные накладные, товарные накладные, акты о приемке товаров (приложение 9) и доверенности на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков.

Аналитический учет в ООО «Книжный магазин «Анжелика» организован по каждому поставщику и каждому расчетному документу в Журнала учета поступления товара. Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на одноименном счете 60. При этом составляется журнал-ордер № 6, обороты по дебету и кредиту счета 60 из которого ежемесячно переносятся в Главную книгу. В бухгалтерской отчетности ООО «Книжный магазин «Анжелика» расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в бухгалтерском балансе ф. № 1 в виде кредиторской задолженности.

Для документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяются первичные документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Схема документооборота операций по учету труда и заработной платы ООО «Книжный магазин «Анжелика» для наглядности отражена на рис. 2.8.

Для работников бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» первичные документы по учету труда и заработной платы подразделяются на следующие группы:

документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

Рис. 2.1. Схема документооборота операций по учету труда и заработной платы ООО «Книжный магазин «Анжелика»

документы о дополнительных выплатах в виде премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.)

прочие документы данного профиля.

По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени или по учету выработки и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и производит их счетную обработку. Если документ заполнен не полностью или с нарушениями требований, то к оплате он не принимается, а возвращается для внесения соответствующих поправок и изменений.

Рассмотрим состав первичных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика» о движении работников по службе. Для учета вновь принятых на работу применяется Приказ (распоряжение) о приеме на работу ф. N Т-1 (приложение 15). Экономист заполняет приказ о приеме на работу в одном экземпляре, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке. Руководитель ООО «Книжный магазин «Анжелика» дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указываются, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и продолжительность испытательного срока. Приказ подписывается руководителем ООО «Книжный магазин «Анжелика» и объявляется работнику под расписку. Согласие работника с условиями работы, результаты медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму проставляют на оборотной стороне приказа. Выписка из приказа передается в бухгалтерию, где открывается лицевой счет.

Далее ответственный за работу с кадрами заполняет на работника личную карточку ф. № Т-2 (приложение 16) в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

При оформлении увольнения работников составляется распоряжение о прекращении трудового договора (форма N Т-8).Он заполняется экономистом в двух экземплярах: один остается в личном деле, другой - передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации. На основании распоряжения бухгалтерия производит расчет с работником.

Рассмотрим состав первичных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика», подтверждающих право отрыва сотрудников от основной работы.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков (форма Т-7) на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6). Он заполняется в двух экземплярах. Один - остается в личном деле работника, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска ответственный за работу с кадрами делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты". Дополнительные выплаты в виде премий, вознаграждений, компенсаций и пособий на исследуемом предприятии оформляются распоряжениями руководителя.

Так как на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется повременная система оплаты труда, необходимо ведение учета использования рабочего времени.

Использование рабочего времени фиксируется в табелях учета использования рабочего времени (форма N Т-13) путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.) которые вносятся на основании документов, оформленных надлежащим образом. Ответственными за заполнение табелей является и экономист (ведет учет рабочего времени основного, управленческого и обслуживающего персонала). Надлежащим образом оформленные табели, а также приказы руководителя о выплате надбавок, доплат и премий передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Расчет заработной платы производится по результатам учета фактически проработанного рабочего времени, доплат за сверхурочные работы, причитающихся премий и других выплат. При этом делаются записи в лицевом счете каждого работника, где также фиксируется содержание приказов.

Необходимо отметить, что лицевой счет работника занимает особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках ООО «Книжный магазин «Анжелика». Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником данных для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

Совокупность перечисленных первичных документов позволяет бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» проводить вычисления по оплате труда.

На исследуемом предприятии расчеты по заработной плате осуществляются по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, по данным расчетных ведомостей проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, базой для которых является фонд оплаты труда. Это, в первую очередь, страховые взносы на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии.

При расчетах с работником, уходящим в отпуск, используется распоряжение о предоставлении отпуска. Эти документы заполняются на основании лицевых счетов.

Аванс выдается по платежной ведомости (форма Т-53). На титульном листе этой формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета расчетов ООО «Книжный магазин «Анжелика» с персоналом по оплате труда ограничивается следующими журналами - ордерами:

Оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах - ордерах № 10 и № 10/1. В разделе 1 журнала - ордера № 10 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т.е. отнесенные в дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28 и в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В журнале - ордере 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 44 «Расходы на продажу», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.

Оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находят отражение в журнале - ордере № 1 - сумма ранее выданного аванса (кредит счета 50 «Касса»); в журнале - ордере № 8 - суммы удержанных налогов (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»); предоставленных займов и кредитов (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»); суммы, перечисленные в Сбербанк России, а также алименты и прочие платежи (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).

Оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражается в журнале - ордере № 10 в корреспонденции с дебетом счета 44 «Расходы на продажу». Выдача заработной платы, т.е. обороты по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета денежных средств, отражены в журнале - ордере № 1.

В журнале - ордере № 8 отражаются суммы удержанных налогов (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ») и алименты (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).

Оборот по дебету и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в журналах - ордерах № 1, № 10 и № 8 отражается в Главной книге. Кредитовый остаток по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на 1 число каждого отчетного периода показывается по строке «Кредиторская задолженность по оплате труда» раздела «Краткосрочные пассивы» пассива бухгалтерского баланса. Так, на 30.09.2006 г. кредитовый остаток по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге ООО «Книжный магазин «Анжелика» составил 70200 руб., и эта же сумма (703 тыс.руб.) показана по строке «Кредиторская задолженность по оплате труда пассива баланса (приложение ).

Схема документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Книжный магазин «Анжелика» для наглядности приведена на рис. 2.9.

В ООО «Книжный магазин «Анжелика» используются следующие первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

1. Приказ об учетной политике.

2. Авансовые отчеты (приложение 17).

3. Журнал регистрации авансовых отчетов.

4. Приказы о направлении работников в командировку (приложение 18).

6. Сметы представительских расходов.

7. Приказы об утверждении смет представительских расходов.

8. Заявления на выдачу денег из кассы.

9. Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

10. Журнал регистрации командировок.

В соответствии с принятой на 2006 год учетной политикой, в ООО «Книжный магазин «Анжелика» денежные средства выдаются подотчетным лицам на следующие цели:

-на покупку канцелярских товаров;

-на оформление подписки на периодические издания;

- на приобретение конвертов;

- на приобретение хозяйственных материалов;

- на командировочные расходы в пределах Российской Федерации.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для этого на предприятии используется журнал-ордер № 7 (приложение 19), в котором синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.



Рис. 2.9. Схема документооборота операций по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Аналитический учет ведется по отдельно выданным в подотчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, по разделу "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.

Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Книжный магазин «Анжелика» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы утверждены приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» в следующих суммах:

Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) - до 300 руб. в день;

Транспортное обеспечение - до 600 руб.в день;

Буфетное обслуживание во время переговоров - до 125 руб. в день;

Оплата услуг переводчиков:

-для руководителей делегации - до 250 руб.в день;

-для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек - до 200 руб. в день.

Для каждого мероприятия составляется смета представительских расходов, которая утверждается генеральным директором ООО «Книжный магазин «Анжелика». После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов.

Деньги выдают на основании заявления работника. Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому ООО «Книжный магазин «Анжелика» разработало его самостоятельно. Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление генеральный директор ООО «Книжный магазин «Анжелика». При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (приложение 2). Заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.

В соответствии с приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» и принятой учетной политикой лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

2.5 Документооборот операций по учету издержек обращения и финансовых результатов

Затраты, производимые торговыми предприятиями в процессе осуществления своей деятельности дополнительно к оплате стоимости товаров, называются издержками обращения. Как и любые другие финансово-хозяйственные операции предприятия, издержки должны быть документально оформлены и обоснованы. Перечень первичных документов по учету издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» очень широк и зависит от направления расходов (таблица 2.3).

Таблица 2.3 Перечень документов, подтверждающих расходы ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Статьи затрат	Регистр синтетического учета	Первичные документы, подтверждающие расходы
Расходы на оплату труда	Свод по заработной плате	Расчетно-платежная ведомость
Расходы на обязательное социальное страхование		Бухгалтерская справка
Услуги сторонних организаций по перевозке товаров	Журнал-ордер № 6	Акт приемки-передачи услуг, товарно-транспортные накладные
Транспортные расходы при эксплуатации собственных транспортных средств	Журнал-ордер № 8	Путевые листы, чеки АЗС на приобретение ГСМ, акты выполненных работ по ремонту, счета-фактуры и накладные на покупку запчастей
Амортизация основных средств	Ведомость начисления амортизации
Амортизация нематериальных активов	Ведомость начисления амортизации
Пожарная и сторожевая охрана, коммунальные услуги, услуги связи	Журнал-ордер № 6	Счета -фактуры, договоры с поставщиками, платежные поручения на оплату счетов
Подписка на периодические издания	Журнал-ордер № 6	Счета-фактуры, квитанции об оплате
Командировочные расходы	Журнал-ордер № 8	Команировочные удостове-рения, приказы о направлении работников в командировку, авансовые отчеты
Оплата аренды помещения	Ведомость учета расчетов с раз-ными дебиторами и кредиторами	Счета-фактуры, договоры аренды

Аналитический учет по балансовому счету 44 «Расходы на продажу» на исследуемом предприятии ведется в ведомости по видам и статьям расходов. Структура счета приведена в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Структура счета 44 «Расходы на продажу» в ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Балансовый счет	Аналитический учет
	Группы расходов	Статьи расходов
счет 44 "Расходы на продажу"	Материальные расходы	Транспортные расходы
		Материалы
		Топливо
		Запчасти
		Спецодежда
		Потери товаров
		Хранение, подработка и упаковка товаров
		Услуги производственного характера
	Расходы на оплату труда и социальные отчисления	Оплата труда работников торговли
		Оплата труда управленческого персонала
		Отчисления на социальное страхование и обеспечение
	Содержание и эксплуатация здания и оборудования	Амортизация основных средств
		Текущий ремонт основных средств
		Капитальный ремонт основных средств
		Техобслуживание основных средств
		Коммунальные услуги
		Уход за помещениями и прилегающей территорией
		Пожарная и сторожевая охрана
		Аренда здания
	Прочие расходы	Амортизация нематериальных активов
		Расходы на рекламу
		Представительские расходы
		Налоги и сборы
		Консультационные, информационные, аудиторские услуги
		Подписка на периодические издания, приобретение специальной литературы
		Почтовые и телеграфные расходы
		Услуги связи
		Командировочные расходы
		Экспертиза товаров
		Расходы, связанные с охраной труда и техникой безопасности
		Другие затраты
	Списание расходов на себестоимость продаж	х

Для ведения аналитического учета издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» используются ведомости, в ко-торых для каждой отдельной статьи расхода отводится специ-альная графа. Итог отраженных в каждой графе сумм показы-вает абсолютный размер расходов. В отдельной итоговой графе показывается общая сумма издержек. Аналитический учет издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется по четырем укрупненным статьям:

- материальные расходы;

- расходы на оплату труда и отчисления на социальное страхование;

- расходы на содержание и эксплуатацию здания и оборудования;

- прочие расходы.

Записи в ведомости аналитического учета издержек обраще-ния ведут на основании журналов-ордеров тех счетов, которые корреспондируют с дебетом счета 44 «Расходы на продажу». Для этого к каждому журналу-ордеру составляются специальные листки-расшифровки. Их заполняют при записи операций в журнале-ордере по данным отдельных первичных документов с указанием краткого содержания операций и номе-ра статьи расхода.

Исследуемое предприятие обеспечивает соответствие регистров синтетического и аналитического учета издержек обращения, обеспечивает правильность отражения издержек обращения в бухгалтерской отчетности. Кроме того, ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет планирование издержек обращения, что свидетельствуют о контроле со стороны предприятия за состоянием документооборота и осуществляемыми расходами.

В течение отчетного года ежемесячно учет финансовых результатов по основной производственной деятельности в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется в следующей последовательности:

1. Учитывается выручка от продаж

2. Списывается себестоимость проданной продукции;

4. Определяется финансовый результат от основной производственной деятельности за месяц.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведет учет продаж по моменту оплаты товаров. Аналитический учет по счету 90-1 «Выручка» ведется в ведомости 16-1 «Учет реализации продукции». Итоговые данные ведомости 16-1 записываются в журнал - ордер № 11 по кредиту счета 43 «Готовая продукция» и по дебету счета 90-2 «Себестоимость продаж».

Как уже отмечалось, для обеспечения контроля за расчетами с каждым покупателем по конкретным отгрузкам товаров в бухгалтерии составляется Ведомость № 16 «Учет реализации продукции». Ведомость открывается на месяц, сначала в нее записывают остатки товаров, отгруженных на начало месяца. Затем в нее вписывают ленты контрольно-кассовой машины и счета, выписанные покупателям в отчетном месяце. По мере оплаты счетов покупателями в ведомости делают об этом отметки. Прибыль от продаж отражается в журнале - ордере № 11 и в журнале - ордере № 15.

2.6 Документооборот в системе налогового учета

Как уже отмечалось, налогообложение ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется по упрощенной системе налогообложения. Исследуемое предприятие является плательщиком следующих налогов и сборов:

- единый налог при упрощенной системе налогообложения;

- взносы на обязательное пенсионное обеспечение;

- налог на доходы физических лиц (как налоговый агент).

В качестве объекта налогообложения исследуемое предприятие выбрало доходы. Налоговый учет ведется в книге учета доходов и расходов (приложение 21). Форма книги и правила ведения налогового учета утверждены приказом Минфина России от 22.02.96 N 18 "О форме Книги учета доходов и расходов и порядке отражения в ней хозяйственных операций субъектами малого предпринимательства, применяющими упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности".

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» платит единый налог с доходов, то совокупный доход умножается на ставку 6%. Так, за 2005 год выручка от продажи ООО «Книжный магазин «Анжелика» составила 1705525 руб. Рассчитаем сумму единого налога на доходы по ставке 6 %:

1705525 руб. х 6 % = 102332 руб.

Рассчитанная сумма налога может быть уменьшена на сумму взносов на обязательное пенсионное страхование. В 2005 году ООО «Книжный магазин «Анжелика» уплатило такие взносы за своих работников в сумме 45584 руб. Эта сумма составляет менее 50 % (102332 руб. х 50 % = 51166 руб.) от начисленного единого налога на доходы. Поэтому в данном случае единый налог на доходы уменьшается на всю сумму страховых взносов составляет 56748 руб. (102332 руб. - 45584 руб.)

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» является налоговым агентом, данное предприятие осуществляет исчисление сумм налога на доходы физических лиц, удержание их из доходов, выплаченных физическим лицам, и перечисление в бюджет.

На предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» расчет суммы налога на доходы физических лиц, подлежащей уплате в бюджет за месяц, документируется в следующей последовательности:

На основании табелей учета рабочего времени, распоряжений руководителя, листков временной нетрудоспособности и других аналогичных документов начисляется заработная плата работникам списочного состава предприятия. Суммы начисленной заработной платы и других выплат отражаются в лицевом счете каждого работника и в расчетно-платежной ведомости.

Уточняется перечень выплат в пользу физических лиц несписочного состава, произведенных на основании трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Составляется перечень других выплат в пользу физических лиц.

На каждое физическое лицо заполняются сведения в индивидуальной карточке нарастающим итогом с начала года: сумма облагаемых и не облагаемых налогом выплат, размер стандартных вычетов и налоговых льгот, размер налога, подлежащего удержанию.

Сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из дохода сотрудника за текущий месяц, переносится из карточки в лицевой счет, а затем - в расчетно-платежную ведомость.

По всем расчетно-платежным ведомостям и прочим документам суммируются размеры налога на доходы физических лиц, подлежащие уплате в бюджет за текущий месяц.

Рассчитывается сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая уплате в бюджет за текущий месяц.

Налог на доходы физических лиц уплачивается в бюджет по соответствующим кодам бюджетной классификации.

На рис. 2.11 приведена схема документооборота расчетов ООО «Книжный магазин «Анжелика» с бюджетом по налогу на доходы физических лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 230 Налогового кодекса ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведет учет доходов, полученных от него физическими лицами в налоговом периоде, с использованием Налоговой карточки формы № 1-НДФЛ. В разделе 3 «Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица» ООО «Книжный магазин «Анжелика» производит расчет налоговой базы и налога на доходы физических лиц - резидентов по всем доходам, начисленным (выплаченным) им в налоговом периоде и облагаемым по ставке 13%, а также доходы нерезидентов, облагаемые по ставке 30 %. Стандартные налоговые вычеты предоставляются работнику на основании письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие вычеты.

Сведения о доходах и суммах налогов ООО «Книжный магазин «Анжелика» предоставляет не только налоговым органам, но и налогоплательщикам. Выполняя требования п.3 ст. 230 Налогового кодекса, исследуемое предприятие выдает физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ, утвержденной МНС РФ.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» не является плательщиком Единого социального налога, однако уплачивает взносы на обязательное пенсионное страхование. Расчет суммы взносов, подлежащих уплате в бюджет за месяц, осуществляется в следующей последовательности:

На основании табелей учета рабочего времени, распоряжений руководителя, листков временной нетрудоспособности и других аналогичных документов начисляется заработная плата работникам списочного состава предприятия. Суммы начисленной заработной платы и других выплат отражаются в лицевом счете каждого работника и в расчетно-платежной ведомости.

Уточняется перечень выплат в пользу физических лиц несписочного состава, произведенных на основании трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Составляется перечень других выплат в пользу физических лиц.

На каждое физическое лицо заполняются сведения в индивидуальной карточке нарастающим итогом с начала года: сумма облагаемых и не облагаемых налогом выплат, размер налоговых льгот, размер взносов, подлежащих уплате в соответствующие фонды.

Определяется возможность применения регрессивной шкалы для каждого работника.

По всем индивидуальным карточкам суммируются размеры взносов, подлежащие уплате в соответствующие фонды нарастающим итогом с начала года и заносятся в Сводную карточку учета сумм единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Определяется сумма взносов, уплаченных в федеральный бюджет и соответствующие фонды нарастающим итогом с начала года.

Уточняется сумма выплат пособий за счет средств Фонда социального страхования.

Рассчитывается сумма взносов, подлежащая уплате в каждый фонд за текущий месяц.

Обязательные взносы уплачиваются в соответствующие фонды.

Расчеты с внебюджетными фондами отражаются на счетах синтетического учета, в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Для обеспечения аналитического учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также взносов на обязательное пенсионное обеспечение, по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты, заполняется Индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленного единого социального налога. Форма индивидуальной карточки разработана в соответствии с п.4 ст.243 Налогового кодекса РФ и утверждена приказом МНС России от 27 июля 2004 г. N САЭ-3-05/443 «Об утверждении форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) и Порядка их заполнения». Налогоплательщикам рекомендовано применять разработанную МНС России форму индивидуальной карточки в практической работе, однако они имеют право изменять утвержденную форму индивидуальной карточки, добавляя, объединяя или выделяя отдельные графы, в зависимости от специфики своей организации. При этом в карточке обязательно должны присутствовать все необходимые реквизиты, которые предусмотрены формой, рекомендованной МНС России.

После начисления заработной платы бухгалтер ООО «Книжный магазин «Анжелика» приступает к заполнению Индивидуальных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм страховых взносов на каждого работника предприятии. На изучаемом предприятии используется форма Индивидуальной карточки, рекомендованная приказом МНС России от 27 июля 2004 г. N САЭ-3-05/443, коррективы в виде добавления, объединения или выделения отдельных граф не производятся.

Индивидуальная карточка заполняется на каждое физическое лицо, которое получило доход в течение отчетного периода (года). Учет в карточке ведется нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц. В карточке накапливается информация по облагаемым и не облагаемым налогом выплатам и вознаграждениям, начисленным в пользу физического лица, а также по налоговым льготам в целях определения налоговой базы для исчисления единого социального налога в федеральный бюджет и соответствующие фонды.

Заполнение индивидуальной карточки начинается с определения налогового периода - года, за который она составляется. Затем записываются «Сведения о работнике - получателе дохода». В состав этих сведений входят фамилия, имя и отчество работника, ИНН, страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования, гражданство, паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и его реквизиты (серия, номер, кем и когда выдан). Также записывают пол, дату рождения и полный адрес места жительства физического лица. На исследуемом предприятии имеется работник-инвалид III группы, при начислении ему выплат используются льготы, поэтому приводятся серия, номер и дата выдачи справки медико-социальной экспертизы, которая подтверждает инвалидность данного работника.