Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

без проводки - депозитным инспекторам по клавише [F2] из режима «Список обязательств по депозитному договору»;

с проводкой - операционистом бухгалтерии в подсистеме «Операционный день» или «Валютный операционный день»;

при обработке депозитного договора в подсистеме «Депозиты» двумя сотрудниками банка (2 вариант) процедура выполняется только операциониcтом бухгалтерии в режиме «Проводка погашения обязательства».

Погашение без проводки

При выполнении операции обязательства без проводки автоматически:

остаток депозита уменьшается на сумму оплаты обязательства.

значение в графе ОСТАЛОСЬ ПОГАСИТЬ уменьшается на сумму оплаты обязательства,

появляются запись фактических оплат обязательства.

Погашение с проводкой

Данный режим предназначен для подготовки и проводки погашения обязательства по депозитному договору.

Пользователь с правом доступа «Операционист» вводит и корректирует необходимые данные для последующего автоматического формирования операционного документа после нажатия клавиши [F2];

БИК и номер счета плательщика ( по умолчанию БИК и счет депозита);

сумму оплаты, которая при необходимости может быть меньше суммы обязательства (частичное погашение);

дату погашения обязательства ( по умолчанию дата текущего операционного дня).

В процессе проводки выполняется следующие действия:

автоматически формируется проведенной документ со следующими параметрами:

суммой, равной сумме погашения,

введенной пользователем датой проводки,

видом операции, равным 6,

счетом плательщика, равным номеру счета депозита из договора,

счетом плательщика, равным введенному в данной форме или счету, если графа СЧЕТ не заполнялась,

видом документа «оплата срочного обязательства»;

происходит изменение остатков на счетах плательщика и получателя:

уменьшение остатка на счете депозита,

увеличение остатка на счете клиента;

уменьшается остаток депозита;

уменьшается остаток депозита;

появляется запись в списке фактических оплат обязательств.

Пролонгирование обязательства

Пролонгирование обязательства осуществляется в том случае, если банку разрешено погасить сумму введенного в систему обязательства позднее указанной в нем даты погашения. Пролонгировать можно обязательства вид «срочное» и «пролонгированное». Операцию пролонгирования (оторочки) обязательства выполняет депозитный инспектор в специальным режиме, вызванном с помощью клавиши [F5] из списка обязательств по депозитному договору. Он может:

установить новую дату обязательства

просмотреть сумму, которую банк должен вернуть клиенту по обязательству.

Пролонгирование обязательства выполняется в два этапа:

срочное (пролонгированное) обязательство закрывается:

система автоматически формирует новое пролонгированное обязательство с установленной датой и суммой, не погашенной по исходному обязательству.

Начисление процентов

За использование денежных средств банк начисляет и выплачивает проценты по установленной в договоре процентной ставке.

Гибкая система начисления процентов в программном комплексе RS-Bank предоставляет пользователю возможность составить алгоритм, используемый для расчета процентов по депозитным договорам.

Депозитный инспектор вводит счет процентов в специальном режиме, вызываемом по клавише [F4] из формы ввода депозитного договора. В подсистеме «Депозиты» существуют следующие особенности:

графа ВИД ОСТАТКА не заполняется, так как остатки депозита - всегда пассивные.

при заполнении графы ВИД СТАВКИ используется значения из встроенного справочника.

3. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета

3.1 Парус бухгалтерия

Комплекс программ ПАРУС Предприятие предназначен для автоматизации учета деятельности предприятий различных форм собственности. Комплекс построен по модульному принципу, причем каждый модуль реализован в виде отдельной программы. Основой комплекса является программа ПАРУС Бухгалтерия, которая позволяет формировать платежные и хозяйственные документы, вести учет денежных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами, материальных ценностей и основных средств.

Для торговых организаций в состав комплекса может быть включена программа ПАРУС Реализация, позволяющая автоматизировать работу с товарными документами, регистрировать отгрузки и оплаты, возвраты поставщикам и от покупателей, списание недостач и оприходование излишков. В программе ПАРУС Зарплата на основе ведения лицевых счетов сотрудников рассчитываются начисления заработной платы и удержание налогов. Все выходные документы реализованы в генераторе отчетов в виде, полностью соответствующим законодательным формам. Поскольку все программы комплекса работают совместно, обеспечивается сквозной учет документов.

Особенностью комплекса ПАРУС Предприятие является то, что в него не входит подсистема печати и сохранения отчетов. Большинство отчетов формируются для их просмотра и печати в программе ЕХСЕL. Небольшая часть отчетов может быть сформирована с помощью специального генератора отчетов. Если программа ЕХСЕL не установлена на компьютере, то работать с программой будет практически невозможно.

После установки программы в главном меню будет создана группа ПАРУС Предприятие, в которой появятся команды для запуска различных программ комплекса. Прежде чем работать с программой бухгалтерского учета следует создать и настроить базу данных, где будет храниться информация по учету, описать пользователей, работающих с этой базой, а также ввести реквизиты предприятия. Для выполнения этих задач необходимо запустить программу ПАРУС Администратор. На экране появится диалог выбора дальнейших действий . Информация о деятельности предприятия, которая учитывается в комплексе ПАРУС Предприятие, хранится в базе данных. Для работы программы ПАРУС Администратор необходимо или выбрать уже существующую базу данных, или создать новую базу. Программа позволяет вести учет нескольких предприятий, для чего следует создать несколько баз данных, по одной для каждого предприятия.

Чтобы создать новую базу данных нажмите кнопку Создать базу данных в диалоге. В дальнейшем, также можно создать новую базу данных. Для этого в окне программы ПАРУС Администратор следует выбрать команд меню Файл => Новая база. В любом случае будет открыт диалог создания базы данных . В поле ввода Путь следует указать папку, где будет расположена создаваемая база данных. В поставке комплекса ПАРУС Предприятие есть несколько типовых конфигураций базы данных, соответствующих особенностям ведения учета на предприятиях различных профилей деятельности. В открывающемся списке Шаблон вы можно выбрать типовую конфигурацию базы данных. Можно оставить поле Шаблон пустым, и тогда будет создана пустая база данных. Затем нажать кнопку ОК в диалоге, чтобы закрыть его.

Будет открыт диалог для задания пароля администратора. Чтобы определить, кто имеет права доступа к базе данных, следует указать пароль. Введите пароль в диалоге еще раз для подтверждения. Нажмите кнопку ОК , диалог будет закрыт и новая база будет создана. После создания базы данных вам будет предложено ввести общие параметры предприятия в появившемся диалоге. Мы можем сделать это сейчас, а можно ввести данные позднее. Щелкните мышью на ярлычке Валюта, чтобы открыть соответствующую вкладку.

В программе ведется учет и формируются отчетные документы в базовой валюте. При этом можно использовать и другие валюты, но они пересчитываются в базовую валюту по указанным курсам. В поставке программы уже содержится ряд валют. Выберите нужную вам валюту в открывающемся списке. Далее щелкните мышью на ярлычке Организация, чтобы открыть следующую вкладку. На этой вкладке следует выбрать вашу организацию. В программе данные обо всех организациях хранятся в списке контрагентов, в том числе и о вашей организации. Чтобы открыть список контрагентов нажмите кнопку правее поля ввода.

В начальный момент времени этот список, скорее всего, пуст и вам следует добавить вашу организацию в список контрагентов. Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы добавить нового контрагента. Будет открыт диалог для выбора типа контрагента. Установите переключатель в положение Юридическое лицо и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Появится диалог ввода параметров контрагента.

Мы должны ввести реквизиты нашего предприятия. Обязательные для заполнения поля диалога выделяются желтым цветом. Чтобы выбрать поле ввода, щелкните на нем мышью и водите информацию. При этом если вы нажмете кнопку ? на панели инструментов, будет открыто окно с подсказкой о назначении выбранного поля. После ввода информации о предприятии нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Новый контрагент появится в списке.

Мы ввели только основную информацию о вашей организации, однако для работы требуется и дополнительная информация. Выберите контрагента в списке и щелкните правой кнопкой мши, чтобы открыть вспомогательное меню. В этом меню выберите команду Реквизиты, чтобы открыть диалог с реквизитами контрагента. Для каждого контрагента реквизиты разнесены по трем вкладкам. На вкладке Банковские реквизиты содержится список счетов контрагента. Чтобы добавить счет, следует нажать кнопку на панели инструментов и заполнить появившуюся форму с параметрами счета. На вкладке Адреса представлен список адресов. Введите юридический и фактический адреса вашего предприятия. На вкладке Контрагенты вы можете добавить для контрагента список лиц, через которых можно контактировать с контрагентом. После ввода дополнительной информации закройте диалог, нажав кнопку ОК.

В дальнейшем в процессе работы вы должны будете ввести в список контрагентов все организации, с которыми вы будете работать. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог со списком контрагентов. Третья вкладка диалога настройки параметров предназначена для закрытия учетного периода при работе с комплексом ПАРУС Предприятие. Сейчас ничего не нужно менять на этой вкладке, поэтому оставьте поле незаполненным и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Теперь можно завершить работу программы ПАРУС Администратор, выбрав команду меню Файл => Закрыть. При этом появится диалог подтверждения выхода. Нажмите кнопку Да, чтобы завершить сеанс работы.

Запустите программу ПАРУС Бухгалтерия. Работа начинается с появления диалога для выбора базы и ввода имени пользователя и пароля. По умолчанию в качестве базы предлагается база данных, с которой вы работали в прошлом сеансе работы. Чтобы выбрать другую базу, нажмите кнопку правее поля ввода. Будет открыт диалог выбора, в котором следует выбрать папку и базу данных для работы. После выбора базы данных введите имя пользователя и пароль, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и начать работу.

Рабочее окно программы похоже на другие окна программ в системе Windows. В верхней части окна расположено меню, выбирая команды которого вы выполняете различные действия в программе. Ниже меню расположена панель инструментов. Нажимая кнопки на этой панели, мы можем выполнять часто используемые действия. Внутри рабочего окна программы могут открываться вспомогательные окна, содержащие справочники, отчеты и другие документы.

В самом начале работы с программой рекомендуется проверить используемые план счетов. При необходимости можно модифицировать план счетов в соответствии с принятой на вашем предприятии учетной политикой. Чтобы открыть план счетов выберите команду меню Словари => План счетов. Будет открыто окно с текущим планом счетов. Каждый счет представлен в виде строки списка. Синтетический счет может иметь произвольный набор аналитических счетов. При этом существует характеристика синтетического счета Типовая форма аналитического учета, определяющая порядок обработки аналитических данных. Она относится к необязательным признакам и для многих счетов не задается. Дополнительно программой поддерживается одновременное ведение аналитических счетов по пяти уровням.

Чтобы изменить описание счета, следует выбрать его в списке и нажать кнопку Изменить на панели инструментов. Будет открыт диалог исправления счета. В этом диалоге можно исправить информацию, в полях ввода установить переключатели в нужное положение. В полях, имеющих в правой части кнопку ?, информация вводится путем выбора из списка, открывающегося при нажатии на эту кнопку. После просмотра и модификации счета закройте диалог, нажав кнопку ОК. окно со списком счетов, как и другие окна, можно закрыть, нажав кнопку Х в правом верхнем углу окна.

При работе со списком счетов и другими словарями становятся доступными и другие кнопки на панели инструментов. Так, нажав кнопку , мы добавим элемент в список. Нажав кнопку Удалить , мы удалим выбранный элемент из списка, а создать копию выделенного элемента можно с помощью кнопки

Важной задачей перед началом работы с программой является ввод новых остатков по счетам. Выберите команду меню Учет => Остатки средств по счетам. В появившемся диалоге нажмите кнопку ОК, ничего в нем не меняя. Будет открыто окно с остатками по счетам. Мы можем отображать не все счета, а только нужные, задав условия отбора. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов и укажите условия в появившемся диалоге. Чтобы добавить счет и остаток по этому счету в список остатков, нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт диалог ввода остатков по счету. В этом диалоге следует выбрать дату ввода остатка. Номер счета выбирается из списка счетов, который открывается при нажатии кнопки правее поля ввода Счет. Также следует ввести сумму по дебету или кредиту, в зависимости от вида остатка. После ввода информации нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Остаток по счету появится в списке. Аналогично добавьте остатки по остальным счетам.

После вода остатков рекомендуется проверить правильность их вода. Для проверки в программу включено несколько функций. Функция сверки остатков представляет собой проверку равенства синтетического остатка и всех аналитических остатков выбранного счета. Функция увязки проводит сравнивание остатков средств по счетам, остатки материальных ценностей и остатки по задолженностям. Баланс остатков представляет собой проверку равенства суммарных синтетических остатков по дебету и кредиту выбранных счетов. Данные команды выбираются из вспомогательного меню, открываемого при щелчке правой кнопкой мыши в списке счетов. В заключение закройте окно остатков по счетам, нажав кнопку Х, расположенную в правом верхнем углу этого окна. Теперь вы можете начать основную работу с программой.

Ввод информации в программу осуществляется на основе первичных документов. Работа с различными документами происходит аналогичным образом. Например, ввод в программу банковских документов. Выберите команду меню Документы => Банковские документы, чтобы открыть список документов.

В левой части окна расположен иерархический список типов документов, а в правой части окна список документов выбранного типа. Чтобы добавить новый документ, щелкните мышью в правой части окна и нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт диалог для создания нового документа. Следует заполнить поля ввода в данном диалоге информацией, которую должен содержать документ. При этом, нажав кнопку в правой части поля ввода, вы откроете справочник для выбора в нем информации. Для выбора даты удобно воспользоваться встроенным календарем. Нажмите кнопку в левой части поля ввода, где требуется указать дату, чтобы открыть окно календаря. В окне отображается текущий месяц, а текущая дата выделена. Чтобы перейти к предыдущему или последующему месяцу, нажимайте кнопки или . Для выбора даты следует щелкнуть на нужном мышью. После заполнения формы нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Новый документ появится в списке.

Мы можем создать новый документ на основе ранее введенного документа, уже имеющегося в списке. Для этого выберите оригинал и нажмите кнопку. Будет открыт диалог для ввод информации с уже заполненными полями. Вам остается только модифицировать информацию, например, изменить сумму, и закрыть диалог. Такой способ удобен для ввода нескольких документов по одинаковым реквизитам.

Также можно создать документ по образцу. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на списке документов, чтобы открыть вспомогательное меню. В этом меню выберите команду Образцы, чтобы открыть список образцов. В качестве образцов могут выступать частично заполненные документы, которые вы в процессе работы сохраняете, как образцы. Выбрав образец в списке, дважды щелкните на нем мышью, чтобы закрыть список образцов. Будет открыт диалог с шаблоном для заполнения информации по образцу.

Чтобы создать образец для документа, выберите команду Словари => Образцы . будет открыто вспомогательное меню, содержащее типы документов. Выберите нужный тип, например, банковские документы, и будет открыт список образцов. Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы открыть диалог с бланком для образца документа. Исключение составляют поля, которые должны быть уникальными для каждого документа, например, его номер. В образце вы можете заполнять лишь часть полей, оставляя другие поля незаполненными. После ввода информации в образец, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог, и образец появится в списке.

Чтобы введенные документы были отражены в бухгалтерском учете, их необходимо провести или обработать в журнале хозяйственных операций. При этом на основании документа формируется хозяйственная операция с одной или несколькими проводками. Автоматически проводки на основании ввода документа не проводятся. Вы должны сделать это вручную. Однако для облегчения этой работы в программе предусмотрено большое количество типовых хозяйственных операций. Более того, система предлагает вам автоматически подобрать типовую операцию.

Дважды щелкнув мышью на заголовке операции, вы откроете диалог ее корректировки. Отредактируйте параметры операции в этом диалоге и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Чтобы добавить новую операцию в журнал, щелкните мышью на списке заголовков операций и нажмите кнопку на панели инструментов. Появится диалог ввода операции.

При вводе операции следует задать дату ввода операции, введя е в поле Дата учета. Обязательно следует ввести описание операции в поле Содержание. Обратите внимание, ввод суммы операции невозможен. Сумма вводится при задании проводок. Также следует указать вид документа, являющегося основанием для операции, его номер и дату. Контрагенты выбираются из справочника контрагентов.

Далее следует определить проводки, связанные с вводимой операцией. Щелкните мышью на ярлычке Проводки, чтобы открыть новую вкладку диалога вода операции. Будет открыт список проводок для данной операции. Вначале он пуст. Чтобы добавить проводку, нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт соответствующий диалог. В группе элементов Дебет и Кредит следует выбрать счета из плана счетов. Если счет аналитический, следует выбрать из списка аналитические признаки. Укажите валюту, а также сумму проводки. Если счет дебета или кредита требует введения номенклатуры, становится доступной вторая вкладка диалога. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы завершить ввод проводки. Проводка появится в списке проводок операции. Аналогично вы можете добавить для одной операции несколько проводок. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог ввода хозяйственной операции и добавить ее в журнал. Обратите внимание, что если не все необходимые данные введены, кнопка ОК будет недоступна.

Также необходимо отметить, что на основании журнала хозяйственных операций программа позволяет формировать множество вторичных бухгалтерских документов. С помощью команд вложенного меню Учет можно вести книгу покупок и книгу продаж, учитывать расчеты с кредиторами и дебиторами. С помощью вложенного меню Функции , можно формировать оборотные ведомости по счетам и материальным ценностям, перенос остатков по счетам и другие действия.

В процессе ведения учета приходится выполнять операцию закрытия учетного периода. Для закрытия периода вы должны запустить программу ПАРУС Администратор и выбрать команду меню Файл => Параметры, чтобы снова открыть диалог настройки. Щелкните мышью на ярлычке Закрытие периода, чтобы открыть нужную вкладку. Укажите в поле дату закрытия учетного периода и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Ввод даты закрытия периода делает невозможным любое изменение документов и операций, датированных любым числом, предшествующим дате закрытия. Если вы закрыли период, при необходимости вы можете в программе ПАРУС Администратор разрешить изменение данных в закрытом периоде, изменяя права доступа к действиям в базе данных.

Теперь можете завершить работу программы ПАРУС Администратор и снова запустить программу ПАРУС Бухгалтерия. При закрытии учетного периода следует перенести остатки по счетам на следующий период. Выберите команду меню Функции => Перенос остатков. Будет открыт диалог настройки.

В данном диалоге следует указать начальный и конечный периоды формирования остатков, выбирая в открывающихся необходимые месяц и год. Если установлен флажок Удалять повисшие остатки, нулевые исходящие остатки переноситься не будут. Также установите параметры переноса остатка по материальным ценностям и по задолженностям. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Начнется процесс переноса остатков, по окончании которого появится соответствующий диалог. Закройте этот диалог, чтобы завершить перенос остатков.

Во время работы с программой вы можете воспользоваться справочной правовой системой ГРАНТ, если она установлена на вашем компьютере. Если эта система установлена, становится доступной специальная кнопка на панели инструментов. При нажатии этой кнопки происходит автоматический подбор документов, соответствующих по тематике действиям, выполняемым в данный момент в программе ПАРУС Бухгалтерия. Если подходящих статей в системе ГРАНТ не обнаружено, будет открыто окно для ввода условия отбора статей.

Отчеты в программе представляют собой документы, которые формируются на основании анализа деятельности предприятия. Оборотные ведомости используются как средство оперативного контроля финансового состояния организации, а также как инструмент для поиска и исправления ошибок в организации учета. Оборотные ведомости формируются при выборе команды меню Функции => Оборотные ведомости. Возможно формирование оборотных ведомостей по счетам, по материальным ценностям, а также по денежным средствам. После выбора вида ведомости, на экране появится диалог настройки ее параметров.

В данном диалоге следует ввести дату начала и окончания периода, за который формируется ведомость. Оборотная ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами. Период формирования оборотной ведомости может совпадать с учетным периодом, включать часть учетного периода ил несколько учетных периодов. Если нужно сформировать ведомость по отдельному счету, следует указать счет в соответствующем поле или выбрать его в плане счетов, нажав кнопку. После того, как параметры настроены, нажмите кнопку Создание, чтобы сформировать ведомость и отобразить ее в отдельном окне.

При формировании каждой строки ведомости происходит расчет остатков средств на начало периода, оборотов по дебету и кредиту, а также остатков на конец периода. Работая с оборотной ведомостью, вы можете посмотреть, из каких хозяйственных операций составлен оборот по тому или иному счету, а также исправить ошибку в любой из этих хозяйственных операций, добавить или удалить хозяйственную операцию. При этом если вы внесли изменения в хозяйственные операции, ведомость утрачивает актуальность и ее следует сформировать заново.

Печать большинства документов и отчетов осуществляется с помощью программы работы с электронными таблицами Excel. Эта программа должна быть установлена на компьютере, и ее вызов будет происходить автоматически по мере необходимости. Документы при передаче в Excel, форматируются в соответствии с шаблоном, зарегистрированным в словаре Шаблоны для данного типа документов.

Если отчет сформирован и предан в программу Excel, то печать производится средствами этой программы. Если вы работаете со списком документов, выберите документ или группу документов и нажмите кнопку Печать на панели инструментов. Если для документа есть несколько шаблонов, будет предложено выбрать шаблон, и будет запущена программа Excel. После загрузки, документ будет отображен в ее рабочем окне. Используя средства Excel, можно при необходимости, отредактировать отчет, а затем распечатать его, нажав кнопку Печать на панели инструментов, или сохранить его для последующего использования, нажав кнопку Сохранить.

Можно формировать отчеты из журналов документов, используя так называемые дополнительные отчеты. Щелкните правой кнопкой мыши в списке документов, чтобы открыть вспомогательное меню. Выберите в этом меню команду Отчеты, и будет открыт список отчетов.

Список дополнительных отчетов зависит от типа просматриваемых документов. Выберите требуемый отчет в списке и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Отчет будет сформирован и появится окно генератора отчетов. В этом окне можно просмотреть получившийся отчет и при необходимости сохранить его на диске, нажав кнопку на панели инструментов генератора отчетов. При этом можно выбрать различные форматы сохраняемого отчета в появившемся диалоге. Также вы можете распечатать отчет, нажав кнопку Печать. Будет открыт диалог печати, в котором вы должны указать количество печатаемых копий, а также какие страницы следует печатать. После настройки печати, нажмите кнопку ОК, чтобы распечатать отчет.

Чтобы сформировать шахматную ведомость, откройте журнал хозяйственных операций и щелкните правой кнопкой мыши на списке заголовков операций. Во вспомогательном меню выберите команду Отчеты, а затем в появившемся списке отчетов выберите элемент Шахматная ведомость. Появится диалог для ввода начальной и конечной даты отчета. Выберите с помощью календаря требуемые даты и закройте диалог. Будет запущен генератор отчетов, и ведомость появится в окне генератора отчетов.

Для формирования отчетности в государственные органы следует выбрать команду меню Отчеты => Табличные приложения. Будет открыто окно со списком табличных приложений, установленных в системе. Выберите в правой части окна необходимый отчет, дважды щелкнув на нем мышью.

После выбора одного из табличных отчетов будет запущена программа Excel, и сформированный отчет будет предан в программу. Однако поля отчета не будут заполнены. Вы должны нажать кнопку Рассчитать табличное приложение, расположенную справа в верхней части отчета, чтобы выполнить необходимые расчеты и заполнить поля.

После заполнения полей вы можете просмотреть созданный отчет и при необходимости исправить его. По окончании редактирования распечатайте готовый отчет, нажав кнопку Печать на панели инструментов.

3.2 С:Бухгалтерия

Популярная программа 1 С: Бухгалтерия входит в состав системы 1 С: Предприятие, предназначенной для автоматизации различных направлений экономической деятельности. Необходимо отметить, что ранняя версия программы 1 С: Бухгалтерия являлась самостоятельным продуктом, но в данной работе будет описаны версии 7.7 и последняя на сегодняшний день версия 8.0. программы 1 С: Предприятие строятся по модульному принципу, позволяющему выбрать наиболее подходящий комплект. Различные компоненты, выполняемые с использованием единой программы-оболочки и специальным образом настроенные, составляют конфигурацию системы. Программа 1 С: Предприятие с конфигурацией Бухгалтерский учет и называется программой 1 С: Бухгалтерия. Комплексная конфигурация программы 1 С: Предприятие, кроме компоненты бухгалтерского учета, использует при работе компоненты оперативного учета и расчетов, но в области бухгалтерского учета принципы работы в ней остаются теми же, что и в программе 1 С: Бухгалтерия. В программе 1 С: Бухгалтерия можно выполнять расчеты по зарплате, а программа 1 С: Зарплата и кадры предназначена для ведения сложного учета кадров на средних и крупных предприятиях со сложной структурой штатного расписания и большой численностью работников.

Фирма 1 С предлагает три варианта программы 1 С: Бухгалтерия. Базовая версия программы запрещает изменение конфигурации и позволяет работать исключительно с типовой конфигурацией системы. В стандартной версии ограничены возможности аналитического учета, запрещены проводки, имеющие один счет дебета и несколько счетов кредита или наоборот. Кроме того, нельзя вести параллельный учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для ведения учета по нескольким предприятиям в стандартной версии следует создать несколько информационных баз. Версия ПРОФ предоставляет больше возможностей для аналитического учета, использования нескольких планов счетов и учета по нескольким предприятиям с возможностью как раздельного, так и совместного учета. Также в версии ПРОФ и в стандартной версии можно произвольно настраивать систему на специфические потребности любого предприятия, хотя для этого потребуется специалист. Для одновременной работы нескольких бухгалтеров с одной информационной базой следует приобрести сетевую версию системы. Последний более дорог, но удобен для работы на больших предприятиях, с повышенными требованиями к надежности и производительноси системы.

При запуске программы 1 С: Бухгалтерия на экране появится диалог (рис 22), позволяющий выбрать вариант работы с программой и рабочую информационную базу.

Рисунок 22 Диалог выбора варианта запуска.

В комплект поставки входит демонстрационная база, на которой можно опробовать приемы работы. Также имеется одна пустая база, предназначенная для ведения учета вашего предприятия. Для выбора нужной базы щелкните мышью на ее названии в списке баз.

В верхнем списке диалога следует выбрать вариант 1 С: Предприятие, чтобы начать работу с программой. Выбрав вариант Конфигуратор, мы войдем в режим настройки параметров, но в большинстве случаев это не понадобится. Необходимо отметить, что для ведения учета по нескольким предприятиям в нескольких информационных базах следует создать копию папки с рабочей базой данных, после чего нажать в диалоге кнопку Добавить, и в появившемся диалоге указать название новой базы и адрес копии информационной базы. В дальнейшем вы можете выбирать для работы нужную базу, в которой ведется учет конкретной фирмы.

Выбрав вариант 1 С: Предприятие и требуемую информационную базу, нажмите кнопку ОК, чтобы начать работу. Загрузка системы может занять несколько минут, в зависимости от выбранной конфигурации и мощности вашего компьютера. Если на компьютере не установлен ключ защиты программы, то на экране появится соответствующее сообщение и программа не будет загружена. Если же вы работаете с лицензионной копией программы и ключ программы установлен, на экране появится рабочее окно программы.

Оно похоже на окна других программ, работающих под управлением Windows. В верхней части расположен заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части окна находится строка состояния. Рабочая область в центре окна предназначена для отображения окон множества документов, с которыми вы будете работать.

Перед началом работы следует немного остановиться на основных понятиях, используемых в программе 1 С: Бухгалтерия, а также просмотреть и настроить исходные данные. Структура бухгалтерского учета в организации определяется планом счетов. Вместе с типовой конфигурацией предлагается стандартный план счетов. Чтобы познакомиться с ним, выберите команду Операции => План счетов. Будет открыто окно с используемым планом счетов). Просмотрите его, пролистывая с помощью полосы прокрутки, расположенной в правой части окна.

В связи с принятой учетной политикой вашего предприятия вы можете самостоятельно выбрать необходимые счета. Если вы хотите изменить что-либо в плане счетов, выделите строку с нужным счетом, щелкнув на ней мышью, после чего нажмите кнопку на панели инструментов окна с планом счетов. Откроется диалог редактирования счета. Если же вы нажмете кнопку , то появится похожий диалог для добавления нового счета. Чтобы убрать план счетов с экрана, нажмите кнопку , расположенную в его заголовке или кнопку Закрыть, расположенную в нижней части окна.

Различная информация, используемая программой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая информация, например ставки налога, уже введена в и не требует исправления. Информацию во многих справочниках следует ввести при начале работы с программой. Справочники вызываются командой меню Справочники. Выбрав одну из команд вложенного меню, вы откроете соответствующий справочник.

Вся информация о совершаемых на предприятии хозяйственных операциях вводится в программу с помощью документов. При этом некоторые документы создаются в программе, после чего распечатываются на принтере, а некоторые вводятся на основе имеющихся оригинальных документов. Для ввода и создания документов используется команда меню Документы, а для редактирования и просмотра существующих документов удобно воспользоваться командой Журналы. Для удобства работы однотипные документы объединяются в журналы.

Основным понятием для ведения бухгалтерского учета является операция, содержащая одну или несколько проводок. Операции создаются автоматически на основе документов или вводятся вручную. Также имеется возможность описать некоторые типовые операции, например, ввод начальных остатков. Все введенные операции хранятся в журнале операций, на основе которого строится также журнал поводок.

На основе журнала проводок генерируются разнообразные отчеты, которые собственно и являются результатом работы программы. Множество отчетов объединяются в три группы. Регламентированные отчеты предназначены для передачи документов в налоговую инспекцию и различные фонды. Стандартные отчеты позволяют получить информацию об остатках и оборотах по счетам. К стандартным относятся оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточки счета и другие аналогичные отчеты. Также имеется ряд специализированных отчетов, ориентированных на конкретный участок бухгалтерского учета. Примерами таких отчетов может служить кассовая книга, данные расчета зарплаты и тому подобные.

Первое, что следует сделать при начале работы, - это ввести сведения о вашей организации. Выберите команду меню Справочники => Организации => Наша организация, и на экране появится диалог ввода необходимой информации, открытой на первой вкладке (рис.23)

Рисунок 23 Ввод сведений об организации

Введите нужную информацию в соответствующие поля ввода на всех вкладках диалога. Существуют некоторые особенности ввода информации в программе 1 С: Бухгалтерия. Необходимо обратить внимание, что справа от поля Дата регистрации расположена кнопка. Если вы хотите вручную вводить дату, то можете нажать эту кнопку. На экране появится небольшой календарь на текущий месяц (рис.24).

Рисунок 24 Выбор необходимой даты.

С помощью кнопок, расположенных в верхней части календаря можно менять месяц и год, а двойным щелчком на нужной дате вы закроете календарь и введете в поле соответствующее значение. При вводе даты в любой документ, вы можете ввести как вручную, так и выбрать нужную дату в календаре.

На третьей и пятой вкладке диалога имеются поля, в которые вы не можете ввести информацию из соответствующих справочников. Перейдите на вкладку Банк и нажмите кнопку, расположенную рядом с полем Основной счет. Будет открыто окно со списком банковских счетов (рис.25).

В начале работы этот список пуст, и вам следует добавить в него хотя бы одну запись. В верхней части окна, как и в окне плана счетов, расположены несколько кнопок. прирхней части окна, как и в окне плана счетов, расположены несколько кнопок.из соответствующих справочников. на основе имеющихсянципы работы с любым списком в программе 1 С: Бухгалтерия одинаковы, нажав кнопку , вы добавите новую запись в список, а нажав кнопку, вы сможете изменить текущую запись. Чтобы сделать запись текущей, на ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра текущей записи требуется нажать кнопку. Нажав кнопку, мы можем создать еще одну запись, скопировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки, вы пометите запись для удаления.

Рисунок 25 справочник денежных средств предприятия

Чтобы вставить в заполняемое поле информацию из текущей записи справочника, следует нажать кнопку Вставить . Нажав кнопку Справка , вы сможете прочитать небольшую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником. Нажав кнопку Новый в окне справочника банковских счетов, вы откроете диалог, в котором следует внести информацию о счете, заполнив поля на двух вкладках. В этом диалоге также есть поля для ввода дат, рядом с которыми есть кнопки с календарем, и поля для ввода информации из справочников. Например, рядом с полем, в которое следует ввести название банка, имеется кнопка выбора. Нажав ее, откроется справочник банков. Он также вначале пуст, и для добавления описания банка следует нажать кнопку Новый. В появившемся диалоге введите нужную информацию о банке, после чего нажмите кнопку ОК. Диалог закроется, и в списке банков появится новая запись. Нажмите кнопку Вставить , чтобы вставить название банка в поле диалога описания расчетного счета. Заполнив остальные поля диалога, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и добавить запись в справочник счетов. Нажмите кнопку Вставить в окне этого справочника, и вы вернетесь в диалог ввода сведений об организации, причем поле Основной счет будет заполнено. Далее перейдите на вкладку Ответственные лица, на которой следует указать руководителя, бухгалтера и кассира предприятия. Их также следует выбирать из появившегося справочника. В списке сотрудников, как и в списке счетов, вы также должны добавить записи. Если во время работы вы допустите ошибки, которые программа сможет обнаружить, в нижней части окна программы появится панель с сообщениями о них. Кроме ошибок в этой панели выдается информация о выполнении важных операций.

Заполнив все поля в диалоге ввода сведений об организации, нажмите кнопку ОК. диалог закроется, и сведения будут записаны в информационную базу. Во время заполнения этих сведений вы также начнете заполнение справочников - введете первые записи в справочники банков, счетов и сотрудников. Если вы хотите исправить или добавить какие-то сведения в этих или других справочниках, выберите команду меню Справочники и во вложенном меню выберите нужный справочник. Добавив, посмотрев или изменив записи в справочнике, закройте его, нажав кнопку Закрыть.

После ввода сведений об организации, следует проверить ставки налогов и откорректировать их, если в этом есть необходимость. Выберите команду меню Справочники => Налоги => Налоги и отчисления, чтобы открыть нужный справочник (рис. 26)

Добавление и редактирование записей в этом справочнике не отличается от аналогичных действий, однако есть и некоторые особенности.

Некоторые налоги имеют различные ставки в зависимости от налогооблагаемых сумм, поэтому для этих налогов ставка в справочнике не указана. Выбрав один из налогов, например взносы в ПФ из ФОТ, и нажав кнопку Открыть, вы откроете подчиненный справочник. В нем указаны пределы и суммы налогов. Нажав кнопку Закрыть, вы вернетесь к справочнику налогов. Так как налоги периодически меняются, можно просмотреть историю для каждого налога, нажав одноименную кнопку.

Рисунок 26 Справочник налогов и ставок

После того, как вы проверили и исправили ставки налогов, можно ввести информацию и в другие справочники, хотя это можно сделать и позже, по ходу работы с программой. Некоторые полезные данные можно ввести, выбрав команду меню Операции => Константы. В открывшемся окне появится список значений, используемых при заполнении документов и при расчетах. Просмотрите этот список и измените в случае необходимости некоторые константы.

Далее следует ввести начальные остатки по счетам. Остатки вводятся на начало учетного периода, при этом следует установить для ввода остатков предыдущий день, перед началом учетного периода. Например, если начинаете учет с начала года, следует ввести дату 31 декабря предыдущего года. Для ввода даты следует выбрать команду меню Сервис => Параметры и на вкладке Общие появившегося диалога заполнить поле Рабочая дата, после чего нажать кнопку ОК . также можно самостоятельно познакомиться с возможностями настройки программы с помощью диалога задания параметров. Для ввода начальных остатков используются проводки в корреспонденции с вспомогательным счетом 00. для ввода остатков следует воспользоваться журналом операций. Выберите команду меню Журналы =>Журнал операций, и на экране появится окно с журналом операций. Так как этот журнал является основным бухгалтерским документом, работа с ним требует особого внимания. А пока просто нажмите кнопку Ввести операцию вручную, и на экране появится диалог ввода операции. Введите сумму и содержание операции, выберите нужные счета, причем один из счетов должен быть 00. нажмите кнопку ОК, и операция будет добавлена в журнал. Аналогично введите остатки по всем счетам.

Если остатки по счетам введены правильно, дебетовый и кредитовый оборот по счету 00 будут равны. Для проверки оборота по счету следует построить оборотно-сальдовую ведомость за период, включающий дату ввода остатков. Выберите команду меню Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость. Будет открыт диалог, в котором вы должны указать период расчета. Введя нужные даты, нажмите кнопку ОК, и на экране появится готовая ведомость. Просмотрев ее, можете убрать окно с ведомостью с экрана, нажав кнопку Закрыть в заголовке этого окна. Далее можно восстановить текущую дату и начать работу с программой.

Практически вся информация в программу 1 С: Бухгалтерия поступает из первичных бухгалтерских документов. Когда вы вводите или создаете документы, программа автоматически заносит соответствующие записи в книгу операций. К примеру, вы должны выдать из кассы денежную сумму подотчетному лицу. Выберите команду меню Документы => Расходный кассовый ордер, и на экране появляется форма для создания этого документа (рис.27).

Рисунок 27 Ввод расходного кассового ордера

Заполните нужные поля, воспользовавшись при этом справочниками, где это необходимо. Обратите внимание, что суммы в поля документов можно ввести вручную, а можно нажать расположенную рядом кнопку, и рядом появится калькулятор (рис). Щелкая мышью на его кнопках или нажимая соответствующие клавиши на клавиатуре, вы можете вычислить нужное значение. Нажав кнопку ОК, вы уберете калькулятор и подставите нужное значение в поле ввода. (рис.28)

Нажмите кнопку Печать, и будет открыто окно с подготовленным для печати документом. Чтобы распечатать его на принтере, следует нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. На экране появится диалог выбора принтера и настройки печати, нажав кнопку ОК, вы запустите процедуру печати. Чтобы закрыть окно с подготовленным для печати документом, Рисунок 28 Калькулятор.

нажмите кнопку Закрыть, расположенную в правой части заголовка данного окна. После этого можно продолжить работу с формой для создания расходного кассового ордера.

Нажмите кнопку ОК, и на экране появится диалог с вопросом, нужно ли провести данный документ. Нажмите кнопку Да, и информация о выданных из к ассы деньгах будет добавлена в журнал операций. Можете открыть этот журнал и найти соответствующую запись. Если вы хотите изменить введенный документ, следует найти его в соответствующем журнале документов. Выберите команду меню Журналы => Касса, и откроется журнал со списком приходных и расходных кассовых ордеров. Щелкните мышью на только что введенном расходном ордере и нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть диалог редактирования ордера. Если измените параметры, используемые в проводке, например сумму, то после нажатия кнопки ОК ордер в журнале будет изменен, и одновременно изменится запись в журнале операций. Если же ордер ранее не был проведен, после нажатия клавиши ОК будет предложено провести его.

Расходный кассовый ордер создается в программе, после чего распечатывается. Некоторые другие документы приходят в бухгалтерию в бумажном виде, и информацию из них требуется ввести в программу. Действия при вводе таких документов аналогичны. Например, если вы хотите поставить на учет вновь приобретенные основные средства. Для этого вам следует ввести информацию из накладной поставщика. Выберите команду меню Документы => Учет ОС => Поступление ОС, и на экране появится необходимая форма ввода (рис. 29).

Как и при заполнении других форм, некоторые поля следует ввести вручную, а некоторые заполнить с помощью справочников. Например, нажав кнопку в правой части поля Поставщик, вы откроете список контрагентов, из которого следует выбрать поставщика. Если ранее вы не работали с данным поставщиком, введите информацию о нем в список. Список контрагентов, как и некоторые другие справочники, позволяет группировать информацию. Работа с такими справочниками похожа на работу с проводником Windows. В левой части окна справочника выводится список папок, который можно развернуть или свернуть. Двойной щелчок на названии папки в списке отобразит ее содержимое в правой части окна (рис 30)

Рисунок 29 Оформление поступления фиксированных активов

Рисунок 30 Справочник контрагентов

Как и при работе с любым справочником, для добавления записи следует нажать первую кнопку на открытом окне, либо кнопку Insert, либо правая кнопка мыши => новый. Если вы хотите создать новую группу, следует нажать вторую кнопку на открытом окне либо правая кнопка мыши и новая группа. Выбрав нужного контрагента, вы вернетесь в диалог ввода информации о приобретенных основных средствах. Аналогично, с помощью справочников или вручную, заполняются остальные поля, после чего следует нажать кнопку ОК. вам будет предложено провести документ. Нажав на кнопку ДА, вы не только сохраните созданный документ, но и инициируете генерацию сопутствующих ему проводок.

Для ввода и хранения документов используются различные справочники, документы и журналы документов. Например, для ведения кадрового учета следует использовать справочник с информацией о сотрудниках предприятия, вызываемый командой меню Справочники => Сотрудники. Вы можете вручную ввести или изменить информацию в этом справочнике. Для каждого сотрудника следует подготовить приказ о приеме на работу. Нажав в окне справочника кнопку Новый приказ, вы откроете вспомогательное меню с перечнем приказов. Можно выбрать приказ о приеме на работу, кадровых изменениях, изменениях оклада или приказ об увольнении. Выбрав нужный приказ, вы откроете соответствующую форму ввода. Чтобы просмотреть введенные ранее приказы, следует выбрать команду меню Журналы => Кадры. Будет открыто окно с журналом приказов по кадрам. При использовании комплексной конфигурации программы 1 С: Предприятие или конфигурации Зарплата и кадры возможностей по автоматизации кадрового учета значительно больше.

Чтобы ознакомиться с видами документов, поддерживаемых в программе, последовательно выберите все команды вложенных меню Документы, Журналы. Можно будет увидеть, что все документы, используемые в различных областях бухгалтерского учета, можно ввести или создать с помощью программы 1 С: Бухгалтерия. Необходимо обратить внимание на то, что, выбрав команду меню Журналы => Общий журнал, вы откроете журнал, в котором находится список всех введенных ранее документов. Также полезно просмотреть все справочники, вызываемые с помощью команд вспомогательного меню Справочники. Принципы работы с документами, журналами документов и справочниками не отличаются, поэтому можно без труда освоить ввод, печать, сохранение и редактирование первичных документов и разнообразной справочной информации.

Главными документами, которые отражают всю хозяйственную деятельность предприятия, являются журнал операций и создаваемый на его основе журнал проводок. В большинстве случаев операции в журнал заносятся автоматически при вводе соответствующих документов. Однако иногда возникает необходимость ручного ввода или исправления операций.