Учет денежных средств

- осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

- участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности отделения по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

- принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

- участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

- осуществляет контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

- ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

- участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

- обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Кассир предприятия должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведению кассовых операций;

- формы кассовых и банковских документов;

- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;

- порядок оформления приходных и расходных документов;

- лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации;

- правила обеспечения их сохранности;

- порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;

- правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;

- основы организации труда;

- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В Брянском филиале ОСАО «Ингосстрах» обязанности кассира выполняет бухгалтер-кассир. Бухгалтер-кассир относится к категории специалистов, назначаемых на должность, перемещаемых и освобождаемых от занимаемой должности приказом директора филиала, в соответствии с условиями заключенного трудового договора. Бухгалтера-кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру филиала и директору филиала. Бухгалтер-кассир получает наличные деньги в банке. Он обязан:

- не выдавать наличных денег из кассы при отсутствии у получателя соответствующих документов или при предъявлении документов, неверно оформленных или просроченных;

- докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

- осуществлять операции по приему, выдаче и хранению денежных средств;

- вести кассовую книгу;

- составлять отчет кассира ежедневно;

- готовить платежные и другие поручения в финансово-кредитное учреждение;

- производить выдачу доверенностей на получение материальных ценностей;

- вести журнал учета выданных доверенностей;

- осуществлять контроль за получением ценностей по выданным доверенностям и за возвратом неиспользованных доверенностей;

- выполняет другие поручения главного бухгалтера.

Бухгалтер-кассир несет ответственность за:

- несоответствие записей в кассовых документах и наличием денежных средств в кассе;

- недостачи и хищения денежных средств;

- потерю чеков, платежных документов и другой документации отделения;

- получение фальшивых денег и документов;

- потерю денег, полученных в банке

- невыполнение распоряжений и указаний главного бухгалтера.

Бухгалтер-кассир обеспечивает:

- сбор информации по счетам в банках, ежедневный отчет о движении денежных средств (с учетом доп. офисов).

- ведение журнала операциониста ККМ.

- ведение журнала учета приходных и расходных ордеров

Бухгалтер-кассир имеет право:

- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы, связанной с данной инструкцией обязанностями;

- Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя информацию, документы, сведения у сотрудников других подразделений;

- Привлекать специалистов других подразделений для решения возложенных задач;

- Знакомиться с проектами решений руководства подразделения и компании, касающимися выполняемой работы.

Ответственность бухгалтера-кассира:

- Бухгалтер-кассир несет ответственность за эффективность своей работы, выполнение поставленных руководителем задач в установленные сроки.

- Бухгалтер-кассир отвечает за правильное оформление документации и составление отчетности.

- Бухгалтер-кассир несет дисциплинарную и материальную ответственность за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором, приказами и распоряжениями директора, а также непосредственного руководителя.

Разработанный рабочий план счетов Брянского филиала ОСАО «Ингосстрах» соответствует описанному в учетной политике.

Учет денежных средств на предприятии осуществляется: наличных денег - счет 50 «Касса» с ведением кассовой книги (КО-4); безналичные расчеты - счет 51 «Расчетный счет» и субсчет 2 «Чековые книжки» счета 55 «Специальные счета в банках» и счета 57 «Переводы в пути» Чековая книжка выдана директору ОСАО «Ингосстрах».

Поступление денежных средств в кассу предприятия осуществляется: с расчетного счета в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными от клиентов за оформление договоров страхования, оказания услуг оценки и другие страховые услуги, предоставляемые ОСАО «Ингосстрах».

При поступлении денежных средств в кассу бухгалтером-кассиром оформляется приходный кассовый ордер, квитанция от которого отдается вносителю денег.

Из кассы денежные средства могут быть выданы бухгалтером-кассиром: на оплату труда работникам филиала (платежная ведомость, составляется главным бухгалтером); под отчет для приобретения хозяйственных материалов необходимых при работе предприятия (например - канцелярские товары), в этом случае бухгалтером-кассиром оформляется расходный кассовый ордер, который затем подписывают директор и главный бухгалтер, а после этого материально-ответственное лицо получает деньги в кассе. Все выплаты из кассы по страховым договорам оформляются страховыми агентами, затем заполняется расходный кассовый ордер, который подписывают директор и главный бухгалтер филиала.

Все приходные и расходные кассовые ордера, оформленные и проведенные по кассе за день, складываются в порядке их поступления. Затем суммы по этим первичным документам и номера документов заносятся бухгалтером-кассиром при помощи программы в компьютер, где и происходит формирование кассовой книги и отчета кассира-операциониста.

К концу рабочего дня бухгалтер-кассир предварительно подсчитывает остаток денежных средств и при контроле со стороны главного бухгалтера определяет сумму для инкассации. На предприятии установлен лимит кассы в размере 2500 руб. Все денежные средства сверх лимита вносятся в банк.

Кассир оформляет накладные и запаковывает инкассаторскую сумку с помощью специального пломбиратора. Инкассация происходит в промежуток времени между 17-30 и 18-00 часами. Инкассаторы забирают готовую сумку, оставляют новую на следующий день. Услуги инкассации предприятию ОСАО «Ингосстрах» оказывает банк, в котором у предприятия открыт расчетный счет - Брянское ОСБ №8605, для оплаты услуг инкассации на расчетный счет предприятия банком выставляется платежное требование. В течение месяца инкассированные суммы проводятся в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет». В последний день месяца для учета инкассированных сумм применяется счет 57 «Переводы в пути».

На основании ежедневных отчетов кассира по итогам месяца формируется оборотная ведомость по счету 50. Сальдо на начало должно совпадать с остатком наличных денег на начало дня в кассе первого числа месяца. Сальдо на конец по оборотной ведомости совпадает с остатком денежных средств в кассе на конец дня последнего числа месяца. Дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 сверяются с соответствующими оборотами корреспондирующих счетов.

Пример типовых проводок по учету денежных средств ОСАО «Ингосстрах»:

1. В дебет счета 50 «Касса» с кредита счетов

2. С кредита счета 50 «Касса» в дебет счетов

Один раз в квартал в кассе предприятия проводится инвентаризация. В Брянском филиале ОСАО «Ингосстрах» операции по счету 55 не ведутся.

2.3 Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности на предприятии ОСАО «Ингосстрах»

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. №18. 37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Порядок проведения инвентаризации.

1. Установить круг материально ответственных лиц (в соответствии с приказом по предприятию), удостовериться в наличии договоров с ними о полной материальной ответственности;

2. Ознакомиться с результатами последней инвентаризации;

3. До начала проверки фактического наличия денежных средств инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств;

4. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «….» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным;

5. Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение;

6. Сведения о фактическом наличии денежных средств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах;

7. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации;

8. Фактическое наличие денежных средств при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета;

9. Проверка фактического наличия денежных средств производится при обязательном участии материально ответственных лиц;

10. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.);

11. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам;

12. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.;

13. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии с данными выписок банков.

14. Проверяется соответствие сумм платежных документов данным журнала - ордера №2 и ведомости №2, журнала - ордера №3. Проверяется соответствие данных журнала - ордера №2 и ведомости №2, журнала - ордера №3 за каждый месяц данным по Главной книге. Сопоставляются обороты по кредиту счетов 51 («Расчетный счет») и 55 («Специальные счета в банках») с оборотами по дебету корреспондирующих счетов по данным Главной книги. Проверяется соответствие данных журнала - ордера №2 и ведомости №2 журнала - ордера №3 данным отчета о движении денежных средств (форма №4). Сопоставляется сальдо по счету 51 («Расчетный счет») в Главной книге на начало года и на конец соответствующего отчетного периода со строкой 262 граф 3 и 4 бухгалтерского баланса.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся денежные средства, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В случае предприятия ОСАО «Ингосстрах» инвентаризации денежных средств в кассе проводятся ежеквартально. Следует отметить, что на предприятии соблюдаются все требования Порядка ведения кассовых операций. Недостач или хищений денежных средств в кассе предприятия за все время работы филиала не было выявлено. При ошибочном отнесении бухгалтером-кассиром хозяйственной операции на другой корреспондирующий счет, все эти ошибки выявляются и устраняются при формировании программой «1-С бухгалтерия» оборотов за месяц.

Лимит в кассе превышается в период выплаты заработной платы работникам с 12 по 15 числа месяца. Срок и порядок выдачи заработной платы оговорены в договоре с обслуживающим банком. Лимит кассы устанавливается банком по заявлению ОСАО «Ингосстрах» ежегодно согласно заявлению предприятия.

Стоит отметить, что Брянский филиал один из немногих филиалов ОСАО «Ингосстрах», где нет нарушений кассовой дисциплины.

3. Совершенствование учета денежных средств на предприятии

При оценке системы бухгалтерского учета денежных средств ОСАО «Ингосстрах», можно отметить, что ведение учета в целом соответствует существующему законодательству, учетная политика регулирует постановку и порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии, от ее содержания зависит порядок ведения всего учета на предприятии, от которого зависит дальнейшее положение предприятии. Для определения состояния внутреннего контроля в ОСАО «Ингосстрах» были изучены нормативные документы исследуемого предприятия. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, которые должны были быть разработаны в соответствии с ПБУ 1/98, такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям, перечень форм документов, которые используются на данном предприятии, а также график документооборота. Данные разработки необходимы для осуществления качественной работы бухгалтерии на предприятии, а также всего предприятия в целом, их отсутствии приводит к возникновению большого числа ошибок при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Например, отсутствие перечня документов явилось следствием того, что выписка счетов-фактур покупателям (организациям-страхователям) производилась на бланках устаревшего образца. Отсутствие графика документооборота иногда приводит к задержке подачи отчетов страховых агентов, отсюда возникают трудности в работе бухгалтерии предприятия.

В связи с этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной политике и разработать необходимые документы с целью совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля.

Самым основным упущением, на мой взгляд, является то, что при проведении инвентаризации кассы, проверяется только наличие денежных средств и сверяется с остатком последнего отчета кассира.

Поскольку на предприятии учет ведется с использованием персональных компьютеров и программного обеспечения, то:

- необходимо регулярное обновление версии программы «1-С бухгалтерия», связанное с усовершенствованием версии, исправлением ошибок в модулях, обновление базы данных по нормативным и законодательным актам, а также с изменением формы документов.

- программой предусматривается возможность формирования промежуточного отчета (аналогичного отчету за месяц с формированием оборотов по всем счетам и их сверкой, путем составления шахматной ведомости) на любую дату, т.е. перед началом инвентаризации в кассе необходима полная сверка по оборотам всех счетов, корреспондирующих с кассой.

- для совершенствования как внутреннего контроля учета денежных средств и операций по счетам в банках, так и для облегчения проведения аудиторских и других внутренних и внешних проверок предлагаю руководству ОСАО «Ингосстрах» начать ведение журнала регистрации платежных документов, имеющееся в наличии программное обеспечение бухгалтерии ОСАО «Ингосстрах» - «1С Бухгалтерия» версия 7,7 позволяет без проблем ввести такую форму учета первичных документов и, тем самым, облегчить учет поступивших в кассу приходных ордеров.

Эти процедуры позволят получать своевременную и достоверную информацию о наличии в кассе денежных средств, порядке их поступления и расходования, будут способствовать облегчению процесса установки очередности платежей и определению суммы вносимой на расчетный счет предприятия. Кроме того, налаженный контроль за процессом оформления исходящих платежных поручений и требований позволяет экономить на услуге банка за восстановление или переоформление платежных документов.

Заключение

Целью написания работы было подробное рассмотрение теоретических основ учета денежных средств предприятия. Объектом исследования выступала система учета денежных средств предприятия на примере предприятия ОСАО «Ингосстрах».

В результате исследования, проведенного на предприятии ОСАО «Ингосстрах» можно сделать вывод, что финансовая (бухгалтерская) отчетность организации ОСАО «Ингосстрах» по учету денежных средств предприятия отражает достоверно во всех существенных отношениях расчеты по счету 50 «Касса» и счету 57 «денежные переводы в пути».

В ходе выполнения работы было выяснено, что на предприятии отсутствует график документооборота.

В результате выполнения настоящей работы можно сделать следующие выводы:

- налоговая и бухгалтерская отчетность ОСАО «Ингосстрах» отражают достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение и результаты финансово-хозяйственной деятельности.

- система внутреннего контроля ОСАО «Ингосстрах» отличается достаточно высокой степенью надежности.

По моему мнению, в целях повышения надежности системы внутреннего контроля ОСАО «Ингосстрах» необходимо:

1. На постоянной основе осуществлять контроль уровня знаний сотрудниками законодательных и нормативных актов.

2. Проанализировать состояние контроля за начислением и уплатой ЕСН и принять меры по повышению его эффективности

3. На постоянной основе осуществлять мониторинг соблюдения всеми сотрудниками основных требований, предъявляемых к СВК.

4. Разработать график документооборота

5. Разработать нормативные акты по организации внутреннего контроля по недопущению операций, связанных с легализацией доходов полученных преступным путем, так как практика аудиторских ревизионных проверок свидетельствует, что в организациях зачастую под видом маркетинговых, рекламных и агентских услуг выдают суммы «вознаграждений» из кассы физическим лицам без предварительного начисления заработной платы.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется в соответствии с действующим законодательством, а также принятой учетной политикой, которая регламентирует порядок ведения учета на предприятии. Учетная политика ОСАО «Ингосстрах» была сформирована в соответствии с нормативными документами, однако отсутствие некоторых приложений к ней (график документооборота, разработанных типовых корреспонденций счетов) соответственно приводит к возникновению ошибок, нетипичных и неправильных корреспонденций счетов. Поэтому с целью исключения в дальнейшем таких ошибок и налаживания учета, необходимо разработать и внедрить в учетную политику предприятия в качестве приложений график документооборота, разработанные типовые корреспонденции счетов.

Список используемой литературы

1. Налоговый кодекс РФ. Части первая и вторая. - М. - СПб.: «Тускарора» - 2001 г.

2. Федеральный Закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Министерства финансов №94н от 31 октября 2000 г.).

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29 июля 1998 г.).

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». ПБУ 1/98. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 09.12.1998 №60н.

6. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Министерства РФ №49 от 13 июня 1995 г.).

7. Методические указания о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Министерства финансов РФ №60н от 28 июня 2000 г.).

8. Аудит: учеб. для вузов/ под ред. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 583 с.

9. Ашомко Т.А., Проваленко О.М. Налоговый кодекс: правонарушение и ответственность. - М.: ООО НПО «Вычислительная математика и информатика», 2001 г. 182 с.

10. Бухгалтерский учёт /Под ред. дэн профессора А.Д. Ларионова - М.: ГРОСС ГБ БУХ М. - 2000 г. - 654 с.

Размещено на Allbest.ru