Автоматизация учета банковских операций в "1С:Бухгалтерия"

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

Современный уровень развития страны характеризуется компьютеризацией всех сфер. Реальный учетный, контрольный и аналитический процесс распределен по рабочим местам по территории предприятия и осуществляется в конкретных организационно-технических условиях. Эти места (автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера) должны рассматриваться в качестве потенциальных для организации учета.

Актуальность исследования поставленной проблемы заключается в том, что функционирование АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций должно обеспечить в диалоговом режиме учет, контроль за финансовыми операциями, отражающими ежедневное состояние предприятия, выполнение необходимых расчетов по анализу финансового состояния с целью определения резервов ускорения оборачиваемости денежных средств. Пользователь должен иметь возможность в режиме активного диалога проанализировать состояние расчетов, средств и пр.

Современное денежно-кредитное и финансовое хозяйство страны переживает серьезные изменения в структурном отношении. Перестраивается кредитная система, возникают новые виды кредитно-финансовых институтов и операций, модифицируется система отношений центральных Банков и финансово-кредитных институтов, складываются иные пропорции в динамике государственного и частного сектора.

Несмотря на существующие недостатки российского законодательства, регулирующего деятельность банков, ситуация неуклонно меняется к лучшему.

Существенные изменения происходят и в функционировании банков: повышается их самостоятельность, роль в сельском хозяйстве, расширяются функции действующих и создаются новые финансово-кредитные институты; идет поиск путей повышения эффективности банковского обслуживания, оптимального разграничение сфер деятельности и функций специализированных банковских учреждений.

Углубление процесса автоматизации функционирования банковских и прочих финансовых структур сопровождается совершенствованием технологии банковских операций и повышением уровней их управляемости. Современные информационные технологии позволяют координировать деятельность подразделений банков, расширить межбанковские связи, комплексно решать проблемы анализа банковской деятельности.

Объектом исследования является автоматизированный учет банковских операций.

Целью исследования является изучение автоматизации учета банковских операций.

Для реализации данной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- изложить теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

- рассмотреть основы автоматизации бухгалтерского учета банковских операций в программе «1С: Бухгалтерия»;

- описать технологию автоматизации учета банковских операций.

В работе применены методы анализа, группировки, сравнения и обобщения.

Источниками исследования являются труды отечественных и зарубежных авторов по проблемам автоматизациибанковских операций, их основных функций.



1. Теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета

1.1 Сущность, понятие и назначение автоматизированного рабочего места бухгалтера

Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок [4, с. 48].

Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

1. Работа со справочной и нормативной информацией. В качестве основных тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом,полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

3. Расчет платежной ведомости организации. При подсчете заработной платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

4. Ведение файла, в котором отражается выдача различных льгот в подведомственной организации. Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

5. Работа с банками. Необходимо автоматизировать учет и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

6. Работа с главной книгой. Пользуясь различными введенными документами, программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов[4, с. 49].

Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов,выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно - управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического назначения.

Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности[6, с. 74].

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных задач;

2. Для решения задач подготовки и ввода данных;

3. Для решения информационно-справочных задач;

4. Для решения задач бухгалтерского учета;

5. Для решения задач статистической обработки данных;

6. Для решения задач аналитических расчетов.

Обоснованное отнесения АРМ к определенной группе будет способствовать более глубокому и тщательному анализу, возможности сравнительной оценки различных однотипных АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного.

1.2 Организация электронного обмена между конфигурациями

Необходимость в обмене между различными конфигурациями возникла с момента появления 1С версии 7.5. Разрабатывались различные способы и механизмы. В описании процедуры обмена используется некоторое утопичное представление об обмене, эдакий сферический обмен в вакууме.

Обмен происходит между двумя различными конфигурациями, условно назовем их Источником и Приемником. По умолчанию считаем направление обмена односторонним. Структура метаданных конфигураций Источника и Приемника различны. Необходимо регулярно обмениваться некоторыми видами документов.

В общем виде, задача двустороннего обмена разбивается на две задачи одностороннего обмена, только меняются местами источник и приемник.

Документы в конфигурации имеют различный набор и состав реквизитов[8, с. 18].

Если уже переданный документ был изменен документ в конфигурации Источник, его необходимо повторно передать в конфигурацию Приемник

Возможно дублирование элементов в том случае, если справочники заполнялись в двух базах одновременно. Как вариант, при наличие дублей в справочнике (элементов справочника с одинаковым набором реквизитов), в документ попадет “ненужный” элемент - например, давно не используемый и помеченный на удаление.

Методы решения

Этап 1. Соответствие объектов

Для составления правил отображения реквизитов документа конфигурации Источника в реквизиты документов конфигурации Приемника создаются правила обмена. Правила обмена специальный файл в формате XML описывающий соответствия и правила преобразования объектов Источника в объекты Приемника. Автоматизируется создание правил обмена с помощью конфигурации “Конвертация данных”. Из конфигураций Приемника и Источника с помощью специальной обработки выгружаются XML файлы, описывающие структуру метаданных соответствующих конфигураций и загружаются в “Конвертацию данных” (рисунок 1).

Рисунок 1. Конвертация данных

При описании правил обмена необходимо указать реквизиты (так называемые ключевые реквизиты) по которым система будет искать в Приемнике объекты соответствующие объектам Источника.

В современных схемах обмена, сопоставление по реквизитам используется только при начальной настройке обмена. В процессе работы ключевые реквизиты справочников могут меняться, а терять связь объекты между собой не должны. Для этого в конфигурации Приемника заполняется регистр “Соответствие объектов обмена”. В регистре указаны: уникальный идентификатор объекта (UID) конфигурации Источника и глобальный уникальный идентификатор объекта, соответствующего ему в Приемнике.

Этап 2. Регистрация измененных объектов

В платформе 1С:Предприятие 8 существует объект метаданных, специально предназначенный для организации обмена - План обмена. Планы обмена содержат информацию об узлах, которые могут участвовать в обмене данными, определяют состав данных, которыми будет производиться обмен, и указывают, следует ли задействовать механизм распределенной информационной базы при обмене. В одном прикладном решении может существовать несколько планов обмена, каждый из которых может описывать свой порядок обмена данными. Например, если выполняется обмен данными с удаленными складами и удаленными офисами, то, скорее всего, будет существовать два плана обмена (один для обмена со складами, другой - для офисов), поскольку состав данных, которыми производится обмен со складами, будет значительно "уже", чем состав данных, предназначенных для обмена с офисами[11, с. 47].

В самом простом виде, План обмена (не использующий механизм распределенных баз данных) можно представить в виде таблицы из двух колонок: идентификатора узла-приемника данных и идентификатора объекта, предназначенного для выгрузки. План обмена настраивается на мониторинг определенных объектов метаданных. При изменении какого-либо объекта метаданных, включенного в план обмена, глобальный идентификатор измененного объекта попадает в план обмена с признаком измененности. После выгрузки данных признак измененности сбрасывается.

Этап 3. Транспорт

Топологии обменов данными очень причудливы. Возможен как прямой доступ к базе-Приемнику из Источника, так и опосредованный. В первом случае возможно использовать ADO-соединение - прямое подключение из Источника к Приемнику. Вариант очень удобный с пользовательской точки зрения: один раз настроив параметры обмена и авторизацию пользователя в Приемнике, одним нажатием кнопки (или по расписанию) провести обмен(рисунок 2).

Рисунок 2. Приемник

Когда прямой доступ к Приемнику невозможен, данные выгружаются в промежуточный файл XML, передаются на сторону приемника и загружается. Также, возможно, использование общего ftp-ресурса.

Перед тем как настроить обмен - избавьтесь от дублирующихся элементов в справочниках. Удалите объекты, помеченные на удаление.

Источник ввода справочников и регистров сведений должен быть один. Тогда вы избавитесь от необходимости постоянно исправлять неверно синхронизированные элементы, из-за которых в оборотно-сальдовой ведомости не “схлопываются”, казалось бы идентичные движения.

В итоге, создание схемы обмена выглядит следующий образом:

Создаются правила обмена в конфигурации “Конвертация данных”,

Создается и инициализируется план обмена,

Информационные базы подготавливаются к обмену. Удаление дублей,

При инициализации обмена, заполняется регистр сведений “Соответствие объектов обмена”,

Выбирается соответствующий транспорт (прямой доступ, через файл),

Выполняется регулярный обмен данными.



1.3 Формирование и предоставление бухгалтерской информации в электронном виде внешним контролирующим органам

Представление отчетности в электронном виде для многих организаций стало уже нормой. Фирма "1С" считает своей задачей обеспечить пользователям максимально комфортную работу с электронной отчетностью непосредственно в программах системы "1С:Предприятие", в режиме одного окна, без переключения в другую программу.

Электронный обмен документами с контролирующими органами экономит время налогоплательщиков и снижает их издержки на предоставление отчетности. Для предприятий, у которых более 50 работников, электронная отчетность по каналам связи (ЭОКС) в ПФР является обязательной; если работников больше 100, предприятие обязано представлять отчетность в электронном виде в налоговые органы (ст. 80 НК РФ). Сервис ЭОКС предоставляют специализированные операторы связи, аккредитованные в контролирующих органах на оказание услуг по электронному документообороту с государством[4, с. 48].

Партнеры фирмы «1С», участвующие в распространении «1С:Отчетности», обеспечивают пользователю условия для подключения к новому сервису:

партнер оформляет с пользователем договор на передачу электронной отчетности по каналам связи и помогает создать и настроить учетную запись участника электронного документооборота с контролирующими органами;

ЭЦП (электронная цифровая подпись, необходима для обеспечения юридической значимости электронных документов) создается на рабочем месте пользователя без дополнительной оплаты;

криптопровайдер устанавливается без дополнительной оплаты («1С-Отчетность» поддерживает работу со свободно распространяемым криптопровайдером VipNet CSP, разработчик «Инфотекс»).

Криптопровайдер (другое название - СКЗИ, средство криптографической защиты информации) - программа для работы с ЭЦП.

Разработчики СКЗИ проводят сертификацию этих программ в ФСБ.

Использование сертифицированного криптопровайдера - обязательное условие для обеспечения юридической значимости электронных документов.

Регламентированные формы отчетности формируются привычным для пользователей способом - меню Отчеты - Регламентированные отчеты.

Если «1С-Отчетность» уже настроена, после формирования каждой отчетной формы ее можно сразу отправлять по телекоммуникационным каналам связи в контролирующие органы, либо сохранить, а отправить:

в другое удобное пользователю время;

с другого рабочего места, если функциональность сдачи отчетности из «1С:Предприятия 8» подключена у другого сотрудника (на другом компьютере).

Помимо отправки отчетности по телекоммуникационным каналам связи в систему электронного документооборота входит возможность обмена прочими (неформализированными) документами между налогоплательщиком и контролирующими органами.

Сохранилась и возможность информационного обслуживания налогоплательщиков (ИОН ФНС), в которое входят: справки о состоянии счетов; выписки операций по расчету с бюджетом; акт сверки расчетов; справки по исполнению обязанностей по уплате налогов и сборов, пеней, страховых взносов и налоговых санкций.

В заключении отметим, что отправка отчетов с помощью «1С:Отчетности» непосредственно из программ «1С:Предприятия» исключает необходимость контроля актуальности обновления программного обеспечения спецоператора[5, с. 37].



2. Основы автоматизации бухгалтерского учета банковских операций в программе «1С: Бухгалтерия»

2.1 Сущность комплекса задач по автоматизации учета банковских операций

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика[6, с. 46].

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет -- далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

бухгалтерский учета на предприятии;

учета квартир и домом в аренду и продажу;

учета клиентов желающих снять или купить квартиру;

учета клиентов которым оказываются иные услуги;

Задачами автоматизации являются: устранение или минимизация «человеческого фактора» при выполнении функций системой или прибором; достижение заданных показателей качества при реализации автоматизируемых функций. В проблемной области измерения и контроля основными показателями качества являются точность, быстродействие, уровень автоматизации. Под уровнем автоматизации понимают отношение числа автоматизированных функций к общему числу функций, которые необходимо выполнить.

Таким образом, основными задачами по автоматизации учета банковских операций на предприятии являются:

- Проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременно и полно отражающих денежные средства в учете.

- Контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, строгий повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе.

- Своевременное проведение инвентаризации денежных средств и выявление ее результатов.

- Изыскание возможного рационального вложения свободных денежных средств, как источника финансовых инвестиций приносящих доход.

- Контроль за правильностью и своевременностью расчетов с бюджетом, банками, персоналом, предприятиями и организациями.



2.2 Характеристика бизнес-процессов по учету банковских операций. Декомпозиция бизнес процесса банковских операций

Если всю деятельность компании можно разделить на бизнес процессы, то и процессы можно разделить на более мелкие составляющие. В методологии построения бизнес процессов это называется декомпозицией. Цель декомпозиции очень проста - если большим процессом сложно управлять, его необходимо разделить на части. Проектирование бизнес процессов позволяет нам «разбирать» и «собирать» процессы, изменяя их размер.

Итак, процесс можно разбить на более мелкие части:

Подпроцесс. Если нам необходимо разделить процесс на части, для более легкого управления, мы будем делить его на подпроцессы. Подпроцесс можно рассматривать отдельно. Он имеет такие же составляющие и свойства. У подпроцесса так же есть начало, окончание, механизм реализации, показатели и т.д. Иными словами, подпроцесс - это процесс более низкого уровня. В принципе, количество уровней, подпроцессов, на которые мы делим процесс, может быть безграничным. Когда мы собираемся приготовить обед, даже мысленно, делим процесс на подпроцессы - подготовка продуктов, подготовка посуды, обработка продуктов, приготовление[4, с. 48].

Операция. Это самое простое действие в процессе. Простое означает, что его не надо детализировать. Если процесс не имеет вложенных подпроцессов, то его механизм реализации как раз и представляет собой цепочку операций. Когда мы готовим посуду для того, чтобы заняться обедом, выполняем простые операции: достать кастрюлю, налить в нее воду, поставить на обед и так далее. Нет смысла подробно объяснять, что значит «налить воду в кастрюлю» а значит - это операция.

Насколько необходимо детализировать процессы? Ровно настолько, насколько вам это необходимо. Все зависит от цели описания бизнес процесса. Если нужно подробное описание для новичка - то и детализировать необходимо максимально. Таким образом, кстати, можно готовить инструкции для некоторых подпроцессов. Если же вы делаете общую модель - достаточно общих, объемных операций. К примеру, подготовка квартального отчета, то же может быть операцией. А может и подпроцессом с большим количеством уровней. Мы еще вернемся к этому вопросу в теме про подготовку описания процессов.

Иногда необходимо объединить некоторые операции или подпроцессы, для того чтобы ими было легче оперировать. К примеру, можно выделить:

Работы - это процессы и/или операции которые выполняет один человек или одно подразделение. Например, для дворника, такой работой является уборка мусора.

Функции - совокупность работ, похожих друг на друга или имеющих что-то общее. Продажи это функция. А обработка заявок по продажам - работа[9, с. 83].

Процедура - это цепочка операций. Такая цепочка может иметь только один вариант порядка действий и операции выполняются одна за другой, без перерыва. Процедуры удобны для подготовки инструкций.

При построении моделей потоков работ можно использовать декомпозицию, когда каждая операция описывается более подробно на отдельном листе в виде модели в той же (или другой) нотации. При проведении декомпозиции возникает ряд проблем с увязкой моделей на разных уровнях и моделей в рамках одного уровня.

Если мы хотим использовать схему бизнес-процесса для регламентации (например, в документе «Регламент выполнения бизнес-процесса»), то эта схема должна удовлетворять следующим требованиям:

1) все отображенные на схеме операции бизнес-процесса должны существовать реально и быть закрепленными за конкретными исполнителями;

2) на схеме должны отображаться реальные документы, файлы, ресурсы;

3) схема процесса должна быть проста и понятна для визуального восприятия;

4) схема процесса должна иметь компактный размер (схема 1).

Схема 1. Автоматизация выполнения бизнес-процесса

Эти требования означают, что строить потоковую диаграмму имеет смысл при описании операций уровня рабочего места исполнителя, в крайнем случае - для операций небольшого (3-4 человека) подразделения. На более крупном уровне модели потоков работ могут дать общую информацию о процессе, но использовать такие модели для регламентации затруднительно вследствие размывания ответственности между исполнителями процесса (схема 2).

Схема 2. Диаграмма декомпозиции процессов по учету банковских операций

Если мы описываем бизнес-процесс на детальном уровне, то на выходе этой работы получаем схемы, содержащие поток операций и их исполнителей. Именно при формировании таких моделей и возникает важнейшая, на наш взгляд, проблема: из рассмотрения полностью исключаются руководители. Возникает следующая ситуация. Группа аналитиков (или внутренних экспертов) приходит в подразделение, получает разрешение руководителя, начинает работать с исполнителями процесса, переходя от одного рабочего места к другому в соответствии с ходом движения бизнес-процесса[3, с. 29].

Формируется модель бизнес-процесса, включающая операции всех рядовых исполнителей, но лишенная даже намека на руководителей, владельцев бизнес-процесса. Кроме того, такие модели чаще всего описывают нормальный ход бизнес-процесса. Возможные отклонения очень часто остаются вне рассмотрения. Так же часто опускают такие важные моменты, как: действия при получении не соответствующих входов (например, документ из соседнего подразделения), получение несоответствующих требованиям выходов (брак, недоработка), регистрацию параметров процесса (измерения), контроль и т.д.

Cхемы бизнес-процесса являются плоскими, неполными, не могут эффективно использоваться для внедрения системы процессного управления.Тем не менее, многие компании, особенно крупные, выполняют отдельные проекты по созданию внутренних стандартов моделирования «плоских» бизнес-процессов, «создания баз знаний компании по бизнес-процессам» и т.п. В итоге, полученные «горы» четко структурированной, но «однобокой», неполной информации оказываются практически бесполезными для целей реального управления.



3. Автоматизация учета банковских операцийи ее реализация в программе «1С: Бухгалтерия»

3.1 Технология автоматизации учета банковских операций

Документы по учету безналичных денежных средств содержатся в меню БАНК (рисунок 1).

Рисунок 1. Меню Банк

Документ платежное поручение предназначен для формирования печатной формы платежного поручения, а также для подготовки информации к выгрузке данных вКлиент-банк (рисунок 2).

Рисунок 2. Платежное поручение

Готовый документ можно вывести на печать. Но предварительно он должен быть записан и проведен, в противном случае программа выдаст соответствующее информационное сообщение. После нажатия в нижней части окна кнопки Платежное поручение на экране отобразится печатная форма документа (рисунок 3).



Рисунок 3. Платежное поручение

Если поручение оформляется на перечисление налога в бюджет, нужно выбрать галочку на "Перечисление в бюджет", станет доступной кнопка Заполнить рядом. При нажатии на нееоткроется форма выбора шаблона платежа в бюджет.

Списание с расчетного счета можно осуществить, если выбрать Платежное поручение в журнале, выбрать Действие - на основании и изатем команду Списание с расчетного счета. В журнале банковскихопераций будет отражено списание (рисунок 4, 5).

Рисунок 4. Списание с расчетного счета

Рисунок 5. Результат проведения документа

учет банковский автоматизация счет

Учет денежных средств в разрезе статей их движения возможен только в том случае, если в окне Настройка параметров учета (окно вызывается с помощью команды главного меню Предприятие | Настройка параметров учета) на вкладке Денежные средства установлен флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае включится соответствующая аналитика по счетам учета движения денежных средств, а в окнах редактирования первичных документов (кассовый ордер, платежное поручение и др.) появится поле для выбора статьи движения денежных средств (рисунок 6).

Рисунок 6. Справочник статей движения денежных средств

Журнал банковские выписки предназначен для регистрации операций поступления денежных средств на расчетный счет и перечисления денежных средств с расчетного счета приполучении из банка выписки за определенный период. В журнале показан список всех созданных документов поступления и списания д/с. Как и во всех списках документов в конфигурации, в этом журнале прекрасно работают отборы (рисунок 7).

Рисунок 7. Банковские выписки



В табличной части журнала показаны данные по выбранному банковскому счету на определенную дату (начальное и конечное сальдо, обороты).

Выбираем вид операции, от него зависит состав остальных полей документа, в нашем случае это будет "Оплата от покупателя. Затем выбираем организацию (если их в базе несколько) и контрагента из справочника (при необходимости добавляем новый элемент). Поле "Счет плательщика" можно оставить незаполненным, а вот банковский счет организации нужно указать (рисунок 8).

Рисунок 8. Оплата от покупателя

Поступление и списание д/с вводятся в выписку автоматически с помощью загрузки из программы "Клиент-банк".

Поступление д/сна расчетный счет оформляется соответствующим документом. Документ вводится из формы журнала выписок (или загружается автоматически изклиент-банка) и отражаетфакт поступления д/с на расчетный счет предприятия (рисунок 9, 10).

Рисунок 9. Поступление на расчетный счет

Рисунок 10. Поступление на расчетный счет

При проведении документа формируются проводки по списанию денежных средств на расчетные счета. Печатной формы документ не имеет.

Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специальные программы типа "Клиент банка" (рисунок 11).

Рисунок 11. Клиент Банк

Для обмена с такими программами в конфигурации предусмотрена обработка Клиент банка (загрузка/выгрузка платежных документов). Данная обработка позволяет осуществлять выгрузку платежных порученийиз журнала документов Платежное поручение (кнопка Выгрузить командной панели журнала),а также загрузку данных из журнала Банковские выписки с помощью кнопки Загрузить (рисунок 12).



Рисунок 12. Клиент банка

3.2 Отчеты по автоматизации учета банковских операций

Банк - Платежное поручение (кнопка Выгрузить)

Обработка предназначена для синхронизации платежных документов в информационной базе и на стороне клиента банка (системы дистанционного управления лицевыми счетами).

Сценарий работы при выгрузке:

Указать реквизиты для выгружаемых документов.

Снять отметки с тех документов, которые не должны выгружаться.

Проверить, что все отмеченные документы введены корректно и готовы к выгрузке.

Выгрузить документы в файл (кнопка Выгрузить).

Для контроля результатов выгрузки сформировать отчет о выгруженных платежных документах (кнопка Отчет) (рисунок 13).

Рисунок 13. Отчет

С помощью соответствующих ссылок вы можете быстро сформировать следующие отчеты:

- "Карточка счета 51 по дням”;

- "ОСВ по счету 51";

- "Анализ счета 51".

Показан пример отчета "Карточка счета 51 по дням" (рисунок 14).

Рисунок 14. Карточка счета 51 по дням

Показан отчет "ОСВ по счету 51" (рисунок 15).

Рисунок 15. ОСВ по счету 51

По умолчанию в настройках всех отчетов заполнены параметры Счет и Организация, поэтому останется лишь указать период формирования отчета (при необходимости организацию можно перевыбрать в раскрывающемся списке).

С помощью отчета Анализ счета можно сформировать регистр, который будет содержать информацию об оборотах счета учета безналичных денежных средств с другими бухгалтерскими счетами за указанный период, а также остатках на начало и конец этого периода.

Для составления такого регистра в форме отчета (меню Отчеты --> Анализ счета) следует указать период составления регистра, бухгалтерский счет учета безналичных денежных средств, для которого необходимо выполнить анализ, организацию, к которой относятся данные, и нажать на кнопку<Сформировать>. По умолчанию данные в отчете приводятся без детализации данных по корреспондирующим субсчетам, значениям субконто и т.д.

Отчет «Отчет по проводкам (бухгалтерский учет)»

Отчет предназначен для получения списка проводок по заданным критериям.

Настройка отчета

Отчет может быть построен по выбранным критериям для выбранной организации.

По кнопке «Сформировать» выполняется построение отчета в соответствии с текущей настройкой.

Кнопка «Заголовок» позволяет получить более компактный вид отчета, скрывая его заголовок.

Кнопки сохранения и восстановления значений позволяют сохранять пользовательские настройки отчета, чтобы использовать их в дальнейшем (рисунок 16).

Рисунок 16. Отчет по проводкам



Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

1С: Бухгалтерия - популярная программа для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" и позволяет реализовать любую схему учета. 1С:Бухгалтерия может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятия". Программа «1С: Бухгалтерия 8.0» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности»: комиссионную торговлю, оптовую и розничную торговлю, оказание услуг и т.д.

Все, что относиться к учету операций по расчетным и специальным счетам в программе1С:Бухгалтерия 8находится в меню Банк. Здесь и справочники и документы.

В «1С:Бухгалтерия 8» автоматизируются следующие функции:

- оформление и печать банковских документов (платежных поручений и платежных требований);

- регистрация прихода и расхода денежных средств на банковских счетах.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности.



Список использованных источников

Автоматизированные информационные технологии в банковской деятельности / Под ред. Титоренко Г.А., М.: Финстатинформ, 2014. - 417 с.

Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2011. - 258 с.

Бухгалтерский учёт: Пособие для переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров / Под ред. Климова Г.А.-М.:Бератор-Пресс,2013. - 321 с.

Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии // Бухгалтерский учет. - №5. - 2014. - С. 14-18

Викторова Н.А. Электронный документ вместо бумажного //Бюджетный учет. - №7. - 2015. - С. 58-59

Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 357 с.

Жукова Т.И. С чего начать? Выбор и установка информационной системы в компании//Бухгалтер и компьютер. - №5. - 2013. - С. 47-49

Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. - М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2012. - 451 с.

Методические рекомендации по применению АРМ для ведения журнал_ордеров по банковским и кассовым операциям. - М., 2014. - 574 с.

Основы бухгалтерского учёта / Под редакцией Печерской Г.А.-М.:Приор-издат,2015. - 257 с.

Першин А.Ю. Банковские системы: анализ компьютерных платформ. Технология электронных коммуникаций: сборник, вып.3, т.38, М., 2015. - 147 с.

Скребкова Ж.Р.Автоматизированная система бухгалтерского учета в информационной системе предприятия // Все для бухгалтера. - № 22. - 2014. - С. 57-59

Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2015. - 654 с.

Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере // Бухгалтер и компьютер. - №2. - 2014. - 421 с.

Яковицкий Э.Ф. Автоматизированные системы обработки информации. - М., 2015. - 357 с.

Размещено на Allbest.ru