Документооборот предприятия

15.09.2015

Генеральный директор

29.08.2015

подписбь

Дело №06/52

Этап 4 Оформите письмо-ответ, обработав исходящий документ.

Работа над ошибками

От Начальника отдела кадров Сворцова Е.И. О переводе на должность бухгалтера , номер документа 11254. Исполнитель :инспектор по кадрам -Тимофеев

Исполнение документа - это операция обработки Документа на завершающем этапе обработки; при Исполнении происходит Использование соответствующих Бюджетных лимитов (для ЛВЗ и Документа перераспределения) и изменение статуса Документа

Оформите отметку, содержащую справку об исполнении:

2 Документы, создаваемые организацией (исходящие и внутренние)

Перечислите документы, относящиеся к исходящим: приказы, распоряжения, договоры, докладные записки

Перечислите основные правила работы с исходящими документами: При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

дата документа (регистрации);

краткое содержание;

подразделение, подготовившее документ;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении (ход исполнения);

номер дела, куда подшит документ.

Перечислите документы, относящиеся к внутренним

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.



11. Хранение документации номенклатура дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

1 Номенклатура дел это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Этапы составления номенклатуры дел:

-визируется ответственным за архив организации,

-подписывается руководителем службы делопроизводства,

-согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

-направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения - не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),

-утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

2 Для закрепления навыков составления номенклатуры дел:



Должностные инструкции работников службы
Номенклатура дел
Переписка по вопросам сотрудничества
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Приказы по основной деятельности. Копии
Журнал регистрации входящей корреспонденции
Журнал телефонограмм
Журнал регистрации обращений граждан
Положение о службе
Переписка по вопросам сотрудничества
Журнал телефонограмм

4 Установите верные сроки хранения дел, используя Перечень

Заголовок дела	Срок хранения	Верный ответ, номер статьи по Перечню
Переписка о распределении кадров	15 лет	5лет
Переписка о замещении вакантных должностей	10 лет	3 года
Личные дела руководителя организации	75 лет	75 лет
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей	72 года	75лет
Графики предоставления отпусков	3 года	1 год
Журнал учёта работников, направленных в командировки	6 лет	72 года
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет	5лет

5 Решение производственных задач.

Задача № 1

Секретарь Иванова Мария Сергеевна, устроилась в Кадровое агентство 12 января 2011 г. Изучая организационные документы, она обнаружила, что в агентстве не составляется номенклатура дел с 2005 года. Руководитель поручил Марии навести порядок в организационных документах и в первую очередь составить номенклатуру дел. Секретарь приступила к выполнению поручения:

Изучила номенклатуру дел за 2005 год и составила на её основе новую, перечисляя все дела (законченные делопроизводством и находящиеся в работе) с 2006 года

Оформила на номенклатуре дел гриф утверждения (утверждение приказом директора от 12.12.2011 № 15)

При определении сроков хранения использовала всю ту же номенклатуру дел за 2005 год.

>Определи ошибки, допущенные секретарём на всех этапах составления номенклатуры дел:

при определении сроков хранения не нужно использовать устаревшие данные , в данном случае за 2005 год

Сформулируй правила составления номенклатуры дел, перечисляя все этапы:

. предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Задача № 2

Персональный помощником руководителя Владимирова Ольга Михайловна, работает в ЗАО «Престиж». С 2008 года на Ольгу возложены обязанности составления номенклатуры дел организации и ведения архивных дел. Для специалиста не составило никакого труда исполнять новые обязанности, она успешно формировала архив и составила номенклатуру дел на 2009 год. Но, так как Ольга Михайловна была самоучкой, она допустила некоторые грубейшие ошибки при составлении номенклатуры дел.

>Определи ошибки, допущенные помощником руководителя:



ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЁННЫХ ДЕЛ

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного	25	15	10
Временного (свыше 10 лет)	10	10	-
Временного (до 10 лет включительно)	10	10	1
Итого:	45	35	11

Помощник руководителя О.М. Владимирова

30.12.2009

>Опиши все найденные ошибки:

Ошибка	Комментарий (верное оформление или пояснение)
Приказы по основной деятельности	(срок хранения - 75 лет ЭПК); - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 5 лет
Переписка разная	Хранится 5 лет
Журнал регистрации входящей корреспонденции	Хранится 5 лет

6 Заполните бланк номенклатуры дел отдела кадров



7 Разгадайте Кроссворд



...дела, определяющий состав документов, хранящихся в этом деле

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в определённом году, с указанием сроков хранения

…типовых управленческих документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения

Совокупность документов, относящихся к одном вопросу или тематике

Срок хранения организационных документов

Номенклатура дел, включающая все документы, заводимые в организации

Образец номенклатуры дел, при составлении примерной номенклатуры дел

Срок хранения личного дела руководителя организации

Итоговая…о категориях и количестве дел, заводимых в определённом году

250 листов в деле

Рекомендуемый месяц составления номенклатуры дел

ТЕСТ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Выберите один из предложенных вариантов и отметьте его в карточке ответов

1. Акты, письма, факсы, докладные записки относятся к …

1) организационным документам;

2) справочно-информационным документам;

3) распорядительным документам;

4) внешним документам.

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы - это …

1) приказ;

2) положение;

3) договор;

4) устав;

5) должностная инструкция.

3. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

1) По порядку с момента создания предприятия, организации, фирмы;

2) в пределах месяца;

3) подряд в пределах финансового года, но отдельно от приказов по личному составу.

4. Какой документ создается и оформляется секретарем в результате проведения производственного совещания у руководителя?

1) полный протокол;

2) краткий протокол;

3) распоряжение;

4) решение.

5. Какой документ содержит информацию с правами, обязанностями и функциями работника?

1) трудовой контракт;

2) трудовой договор;

3) приказ о приеме на работу;

4) должностная инструкция.

6. Какой документ составляется комиссией при выделении документов к уничтожению?

1) акт;

2) справка;

3) докладная записка;

4) объяснительная записка.

7. В каком документе Вы как руководитель структурного подразделения обоснуете свои предложения для руководства фирмы по расширению вашего отдела?

1) в письме;

2) в решении;

3) в докладной записке;

4) в справке.

8. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …

1) подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью;

2) заверено печатью;

3) подписано главным бухгалтером и директором;

4) согласовано с юристом.

9. Из каких двух частей состоит текст протокола?

1) вводной и констатирующей;

2) вводной и основной;

3) основной и распорядительной;

4) констатирующей и распорядительной.

10. В каком документе определяется фонд заработной платы организации, предприятия, фирмы?

1) в штатной численности;

2) в штатном расписании;

3) в уставе;

4) в приказе.

11. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

1) положения о структурных подразделениях;

2) должностные инструкции;

3) штатное расписание;

4) все перечисленные документы.

12. На чье имя адресуется заявление?

1) на имя руководителя организации;

2) на имя начальника отдела кадров;

3) на имя руководителя структурного подразделения;

4) на имя заместителя руководителя организации.

Перечень какого вида документов приведён ниже?

Приказ, распоряжение, указание, инструкция.

организационные документы;

распорядительные документы;

информационно-справочные документы;

нормативные;

инструктивные.

В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия?

бланк писем;

бланк телеграммы;

бланк телефонограммы.

15. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, как следует расположить реквизит «подпись» на документе?



Какие виды документов связаны с передачей информации по каналам связи?

организационные документы;

распорядительные документы;

информационные;

инструктивные.

17. Кем подписываются приказы по основной деятельности предприятия?

главным бухгалтером

директором

главным инженером

инспектором по кадрам

финансовым директором

18. Какие информационно-справочные документы составляются для подтверждения установленных фактов, событий?

телеграммы;

письма;

акты;

справки;

телефонограммы;

объяснительные записки.

19. Когда регистрируются входящие документы?

в день поступления;

в день подписания;

в день отправки ответа;

в день утверждения;

не регистрируются.

20. Выберете из предложенных вариантов определение понятия документооборота:

Документооборот - это фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах

Документооборот - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения , оформленный в установленном порядке

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело

Документооборот - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Заполняет преподаватель

Экран выполнения заданий студентом

Наименование тем (разделов)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	ТЕСТ
	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10	до 10
Знание терминологии, ГОСТа	5	5	5	5	5	5	5	5	5	5
Знание реквизитов	-	-	10	8	4	7	2	5	3	6
Логичность (последовательность) выполнения задания	-	-	3	2	4	8	2	5	6	7
Выполнение практических заданий	-	-	2	7	8	5	2	5	5	5
Использование современных методик оформления документов	-	-	4	7	2	7	8	10	10	10
Общее количество баллов	5	5	24	24	18	27	19	30	29	28
Работа над ошибками



Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ

2. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ

3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.

4. № 125-ФЗ (с изменениями на 13 мая 2008 г.)

5. Трудовой кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РБ. 2001

6. с изменениями 07.01.2011

7. Трудовой кодекс Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 29.04.98 № 152

8. Государственные стандарты

9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

11. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения

12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами

13. Основная литература:

14. Замыцкова О.И. Делопроизводство (ДОУ): учебник. - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д : Феникс, 2006. - 348 с.

15. Корнеев И. К.; Пшенко А. В.; Машурцев В. А. Управление документами: Учебник.- ИНФРА-М, 2010 г.-300с.

16. Соколов В. С. -Документационное обеспечение управления. Форум, Инфра-М Профессиональное образование, 2010.- 176с .

17. Дополнительная литература

18. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов

19. с комментариями. - 6-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2009.- 318 с.

20. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).

21. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии росархива от 06.02.2002)

22. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009

23. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство.- СПб.: Питер, 2006.- 240 с.

24. Архивная служба России (Росархив) [Электронный ресурс] www.rusarhives.ru-Федеральная

25. Банк типовых документов [Электронный ресурс] www.dogovor.desk.ru

26. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] www.vniidad.ru

27. Журнал «Секретарь-референт» сетевая версия [Электронный ресурс] www.prof.by

28. Журнал «Справочник по управлению персоналом и Журнал «Справочник кадровика» [Электронный ресурс] www.kadrovik.ru -

29. Лаборатория новых информационных технологий [Электронный ресурс] www.landocs.ru-Компания

30. www.consultant.ru - «Консультант Плюс»

Размещено на Allbest.ru