Организация работы с документами

По строке «Наименование организации» в нашем случае заполняется - ОАО «Электросвязь». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

В нашем случае в ОАО «Электросвязь», служащего принимают на работу сроком на один год, о чем делается запись в графе «Дата».

Вновь принятый работник будет работать в отделе маркетинга на должности «Специалист по маркетинговым исследованиям», о чем делается запись в соответствующих строках приказа.

Работник принимается с испытательным сроком три месяца, о чем также делается запись по строке «с испытанием на срок».

Также в приказе указывается должностной оклад (7600 руб.), а в графе «надбавкой» проставляется прочерк, так как принятой на предприятии формой оплаты труда не предусмотрено выплата надбавок.

Для данного документа обязательным является подпись работника, которая удостоверяет факт его ознакомления с приказом и с условиями приема на работу оговоренными в данном документе.

Рассмотрим документы, применяемые для оформления и учета отпусков.

Для оформления приказа на отпуск на предприятии применяется типовая унифицированная форма приказа № Т-6. Документ составляется инспектором отдела кадров. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику».

По строке «Наименование организации» в данном случае заполняется - ОАО «Электросвязь». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

Оформляя приказ на очередной отпуск, инспектор отдела кадров в строке «За период работы», делает запись с 31 июля 2013 года по 31 мая 2014 года.

В данном рассматриваемом случае ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на 28 календарных дней, о чем в строке «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» делается запись, а также проставляется дата ухода в отпуск (01 июня 2014 года) и дата последнего дня отпуска (28 июня 2014 года). В нашем случае Мазалова Оксана Сергеевна должна выйти на работу 29 июня 2014 года.

Для этого документа обязательным является подпись руководителя предприятия и подпись работника, уходящего в очередной отпуск.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ОАО «Электросвязь» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);

п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 2Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.

В ОАО «Электросвязь» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ОАО «Электросвязь», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.

Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.

20 сентября 2013 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2013 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.

Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).

В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

В ОАО «Электросвязь» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.

В ОАО «Электросвязь» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ОАО «Электросвязь».

Рассмотрим непроизводительные затраты рабочего времени сотрудника (табл. 8).

Таблица 8. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ОАО «Электросвязь»

Наименование показателя	Время (в мин.)	Число сотрудников	Кол-во операций в месяц	Сумма затрат
Регистрация входящего документа	3	4	3000	75
Регистрация внутреннего документа	3	2	500	6
Регистрация исходящего документа	3	3	2000	38
Размножение документа по резолюции	5	1	3000	31
Подготовка типовых отчетов	120	5	60	729
Поиск документов с известными атрибутами	7	50	1000	113
Поиск документа с неизвестными атрибутами	180	10	30	113
Подготовка типового отчета	240	300	10	1500
Согласование типового документа	60	60	60	60
Организация и подготовка совещаний	60	100	80	1000
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	10	2	300	13
Передача документа на исполнение или ознакомление	5	5	1200	63
итого	4392			3741

Таким образом, видим, что в организации ОАО «Электросвязь» системы документооборота работает неэффективно. Непроизводственные затраты рабочего времени составляют 4392 мин. (или 72 часа / 3 дня). При этом сумма затрат составляет 3741 руб.

Выяснили, что система документооборота на предприятии работает неэффективно, необходимо совершенствование документооборота с целью экономии времени сотрудников и затрат производства.

3. Мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия

3.1 Совершенствование документооборота распорядительной документации

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 “О первичных учетных документах” на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

3.2 Совершенствование документооборота бухгалтерии

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру ОАО «Электросвязь» приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

В организации ОАО «Электросвязь» значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток.

Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки.

Кроме этого, в организации ОАО «Электросвязь» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ОАО «Электросвязь», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

Новый документооборота, позволяет более четко структурировать входящую и исходящую информацию. За каждым участком документооборота закреплены должностные лица. Всю поступающую и исходящую информацию можно разделить на три группы: Корреспонденция директора, корреспонденция руководящих лиц, корреспонденция структурных подразделений.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников ОАО «Электросвязь» необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Однако, составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно. Как правило, достаточно просто напомнить работнику о его долгах.

Например, за несоблюдение графика можно установить материальную ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Однако администрация ОАО «Электросвязь» вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ОАО «Электросвязь».

3.3 Внедрение информационной поддержки документооборота

Для такой организации как ОАО «Электросвязь» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. Это позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Электросвязь». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ОАО «Электросвязь» были выявлены недостатки (большая доля затрат рабочего времени сотрудников на непроизводственную работу, повышенные непроизводственные затраты, несоблюдение графика документооборота, отсутствие четких обязанностей сотрудников за входящей и исходящей информацией), которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Рассмотрим эффект от совершенствование системы документооборота на предприятии ОАО «Электросвязь».

3.4 Расчет эффекта от совершенствования системы документооборота

Произведем расчет эффективности от совершенствования системы документооборота.

Таблица 9. Оценка показателей эффективности применения СЭД по фактору «Экономия стоимости ресурсов и материалов»

Показатель	Числовое выражение показателя
Сокращение затрат на копирование документов	Минимум 10 раз
Степень использования бумажных носителей информации сокращается на	40 %
Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов	До 3-х раз
Снижение затрат на хранение бумажных документов, за счет освобождения мест в шкафах для бумаг, сокращение покупок папок для бумаг, копировальной бумаги и т.д.	На 80%

Для ОАО «Электросвязь» с развитым документооборотом при переводе существенной части документооборота в электронный вид, происходит действительное и ощутимое сокращение затрат на поддержание документооборота.

Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации.

Всю работу сотрудников организации ОАО «Электросвязь» с документами можно разделить на две части:

Творческая, производительная часть;

Рутинная, непроизводительная часть работы.

По статистике: 7,5% всех документов теряются 3,0% оставшихся - создаются ошибочно. Специалисты тратят 5-15 % своего времени на чтение информации и до 50% на ее поиск.

Исходные данные для расчета возврата инвестиций по модели «Поиск документов»:

- «Средний» сотрудник ОАО «Электросвязь» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов.

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

- В 10 % случаев сотрудник не находит нужный документ.

В случае, если документ не был найден сразу на его повторные поиски тратится еще 2 минуты.

- Если документ все-таки найден, сотрудник переключается на иную работы.

Средняя годовая заработная плата 168000 руб. в год (14000 руб. в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100 %

Пример расчета:

(10 раз/день*2 мин..+10 раз/день*10%*2 мин.)*1/(8 час.+60 мин.) *33600 р.

Итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15400 р.

Таблица 10. Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»

Показатель	Числовое выражение показателя
Время регистрации одного документа	Не более 1 мин.
Исключение случаев множественной перерегистрации документов в подразделениях организации	100 %
Исключение случаев множественного ввода и дублирования документов в подразделениях организации	100 %
Время поиска документов по известным атрибутам	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %
Время поиска документа с неизвестными атрибутами	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %
Время выполнения контрольных операций по документам и поручениям	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %

Таким образом, вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации.

Чем больше сотрудников ОАО «Электросвязь» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.



1. регистрация и учет бумажных документов

2. смешанный документооборот

3. электронный документооборот

4. корпоративный электронный документооборот.

Рисунок 3. Эффективность системы электронного документооборота

От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит:

- насколько она мобильна и динамична;

- с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются;

- насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.

Скорость обработки информации влияет на эффективность принятия решений и определяет конкурентоспособность организации.

Внедрение систем электронного документооборота в ОАО «Электросвязь» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ОАО «Электросвязь».

Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации ОАО «Электросвязь» должно автоматически последовать сокращение штатов. Силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ - растет интенсификация труда.

Таблица 11. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ОАО «Электросвязь»

Наименование показателя	Время (в мин.) ДО	Время (в мин.) ПОСЛЕ	Число сотрудников	Кол-во операций в месяц	Сумма затрат ДО	Сумма затрат ПОСЛЕ
Регистрация входящего документа	3	1	4	3000	75	25
Регистрация внутреннего документа	3	1	2	500	6	2
Регистрация исходящего документа	3	1	3	2000	38	13
Размножение документа по резолюции	5	0	1	3000	31	0
Подготовка типовых отчетов	120	1	5	60	729	104
Поиск документов с известными атрибутами	7	1	50	1000	113	1
Поиск документа с неизвестными атрибутами	180	1	10	30	113	1
Подготовка типового отчета	240	180	300	10	1500	1125
Согласование типового документа	60	60	60	60	60	60
Организация и подготовка совещаний	60	45	100	80	1000	750
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	10	0	2	300	13	0
Передача документа на исполнение или ознакомление	5	0	5	1200	63	0
итого	4392					2414

Таким образом, проект внедрения в организацию ОАО «Электросвязь» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Заключение

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Телекоммуникационная компания ОАО «Электросвязь» создана в 1996 году. Компания ОАО «Электросвязь» является оператором связи и предоставляет корпоративным и частным пользователям широкий спектр телекоммуникационных услуг: подключение к интернету, телефония, передача данных, организация виртуальных частных сетей, защита бизнес-приложений, виртуальный, физический хостинг и регистрация доменных имен. Число клиентов компании превышает 12000.

Деятельность компании осуществляется на основании лицензий, выданных Федеральной Службой по надзору в сфере связи и Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству.

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ОАО «Электросвязь».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ОАО «Электросвязь». Применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В ОАО «Электросвязь» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. В ОАО «Электросвязь» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. В ОАО «Электросвязь» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ОАО «Электросвязь».

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Для совершенствования документооборота бухгалтерии ОАО «Электросвязь» необходимо:

- Составить отдельные памятки для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т. д.). В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

- Кроме этого, в организации ОАО «Электросвязь» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ОАО «Электросвязь», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

- Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников ОАО «Электросвязь», в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ОАО «Электросвязь».

Для такой организации как ОАО «Электросвязь» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Проведя расчет эффективности внедрения СЭД выяснили, что:

- более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации; итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15400 р.

- чем больше сотрудников ОАО «Электросвязь» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

- внедрение систем электронного документооборота в ОАО «Электросвязь» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени.

Таким образом, проект внедрения в организацию ОАО «Электросвязь» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ.

2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. № 2.

4. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2009. № 1. с. 79-83.

5. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2009. № 1. С. 34-39.

6. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. №2. С. 45-49.

7. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2010. - 271 с.

8. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2011. № 3. С. 31-34.

9. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2012. № 3. С. 23-26.

10. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2010. № 3. С. 24-29.

11. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2013. № 4. С. 23-28.

12. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2011. № 3, С. 42-45.

13. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2012. № 1. С. 35-39.

14. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2010. № 3. С. 13-19.

15. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2009 - 232 с.

16. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2013. № 3. С. 23-29.

17. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 2013. № 4. С. 24-29.

18. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2010. № 1. С. 41-46.

19. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2010. № 4. С. 23-28.

20. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2009. № 2. С. 27-32.

21. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2009. № 3. С. 33-39.

22. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2010 - 137 с.

23. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2009. № 4. С. 56-59.

24. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009 - 413 с.

Размещено на Allbest.ru