Классификация и хранение документации

_____________________________________________________________

(наименование предприятия)

_____________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ № ____

В данную опись внесено ______ дел с № _____ по № _____ , в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: ___________________

пропущенные номера: ________________________

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

Передал _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника

архива предприятияподпись Расшифровка подписи

Дата

Образец описи дел структурного подразделения для передачи в архив

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреж-дения.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органи-зации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного под-разделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организа-ции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работ-ники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

2.2 Формы использования документов из архивного фонда организации

Действующим нормативным правовым актом, устанавливающим правовые аспекты хранения документов в Российской Федерации и прав собственности на них, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федера-ции». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Данный закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от того, где они образовались.

Это положение обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в их архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Любое юридическое лицо или граждане, занимающиеся коммерческой деятель-ностью, обязаны предоставить заявителю архивные справки или копии архивных доку-ментов, подтверждающих их место работы, стаж, заработную плату и иные сведения, связанные с социальной защитой граждан, без взимания какой-либо оплаты за предоставленную информацию (ч. 3 ст. 26).

По Российскому законодательству правильно и полностью оформдленные архивные справки и их содержание , копии, хранящиеся в ведомственных и государственных архивах можно оспорить только в судебном порядке.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, №№ листов).

Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтитель-но общих), с обозначением названия «Архивная справка». Архивные справки составляю-тся только на основе подлинников или заверенных копий документов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организа-ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на рснове имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руко-водителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При состав-лении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причину отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо, со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты, может быть также заверено печатью организации.

Образец архивной справки

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные выписки и копии. В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии части его содержательной части (текста). Архивные выписи делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе и только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверен-ным лицам на руки и под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны преъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружаться сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки: например: о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Государственной архивной службе получении шых справок, копий и выписок специальным штампом - АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

Апомстиль (фр. Apostille) - специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официаль-ных документов.

Апостиль удостоверяет подписи, качество, в котором выступало лицо, подписав-шее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляю-щих документ.

Согласно Гаагской конвенции 1961г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

· Наименование государства, выдавшего апостиль.

· Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ.

· Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

· Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем.

· Название города, в котором проставлен апостиль.

· Дата проставления апостиля.

· Название органа, проставившего апостиль.

· Номер апостиля.

· Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль.

· Подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном). Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

В Российской Федерации апостиль имеет чаще всего форму штампа, проставляе-мого на документ.

Типовой апостиль на русском языке

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда низаций является непосредственное предоставление докумен-тов для их изучения, т.е. выдача из хранилищ архивных дел на руки.

В зависимосьти от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или выдаются во временное пользование. Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении доку-ментов , могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

ь 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

ь 3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока работы с документами должно быть проведено соответствую-щее переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Передача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть прове-рено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали.

Результаты проверки фиксируются в листе-заверителе единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Размещено на Allbest.ru