Расчеты с поставщиками

Договор может быть заключен на поставки как товара, который имеется в наличии у продавца в момент заключения договора, так и товара, который будет создан или приобретен продавцом в будущем, если иное не установлено законом или не вытекает из характера самого товара.

Существенным условием договора поставки является условие о предмете. Условие договора поставки о предмете считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара.

Количество товара предусматривается в договоре в соответствующих единицах измерения или в денежном выражении, либо в договоре устанавливается порядок определения количества товара. Если договор не позволяет определить количество подлежащего передаче товара, договор считается незаключенным.

Остальные условия договора поставки, относящиеся к предмету (качество, ассортимент, комплектность, тара и упаковка) - также могут быть согласованы в договоре. Если эти условия не предусмотрены договором, правила их определения устанавливаются ГК РФ, Отсутствие специальных указаний в конкретном договоре на эти условия не может служить основанием для признания его незаключенным.

На основании договора у поставщиков производится выписка и отгрузка товара. Чаще всего отгрузка товаров производится на основании накладной, товарной накладной.

В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчётов (условия платежей).

Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ.

Условия внутри российских поставок формируются в соответствие с принятыми в стране условиями (франко-завод изготовитель, франко-станция отправления, франко-вагон, франко-станция назначения и др.), определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

Условия экспортно-импортных поставок формируются на основе международных торговых условий «Инкотермс», установленных Международной торговой палатой. В соответствие с этими условиями чётко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несёт риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче товара. Приобретение материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами.

При первом варианте для приобретения материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счёт договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется само вывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика.

При втором варианте (отдаленность поставщика от покупателя, и / или постоянство поставок) поставки осуществляет посредник - транспортное предприятие.

Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдаётся доверенность. Все доверенности в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.

Поступление сырья, материалов, оборудования на предприятие по второму варианту может осуществляться железнодорожным, автомобильным, морским и другими видами транспорта. Поставка через посредника может осуществляться только при наличии договора - контракта о поставке. Оплата за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными либо на бартерной основе до момента получения материальных ценностей либо после. Это зависит от условий договора (контракта).

По предъявлении доверенности и квитанции, поступившей от отправителя груза, экспедитор может получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона, выгрузку и приём груза).

Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли на таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной (приложение 5). Если при приёмке груза возникнут сомнения в его сохранности (например, будут обнаружены повреждения вагонов, контейнеров, упаковки, отсутствие пломб и т.п.) экспедитор должен потребовать проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем (весовщиком) транспортной организации.

При обнаружении недостачи сырья и материалов, боя, повреждённой тары, составляется коммерческий акт в двух экземплярах (один забирает экспедитор), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. В её адрес направляется претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция и другие) и предложением возместить сумму убытка. Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортные организации в течение трёх месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своём решении. Если отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двухмесячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки для ответа на претензионное письмо.

По договорённости (после согласования способа оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счёт-фактура).

Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия.

При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.

Вместе с поступившим грузом в адрес покупателя поступают сопроводительные документы. При отсутствии таковых (или в случае поступления груза с нарушением договорных условий, или не по назначению) груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счёт №002, с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты.

На этом счёте материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.

Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определённым требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика (приложение 6). В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.

Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета - фактуры), так и факт сдачи их на склад (приёмная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование). Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально - ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учёта, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счёт, норма запаса и другие данные.

К основным обязанностям поставщика относят: поставку продукции на условиях договора (приложение 8), обеспечение сертификатами качества на поставленный товар, производить замену товара ненадлежащего качества, кроме случаев, когда недостатки товара возникли после передачи его покупателю, вследствие нарушения покупателем правил пользования товаром или его хранения, либо действия третьих лиц, либо непреодолимой силы.

К основным обязанностям покупателя относят: получить товар на склад, осуществить проверку при приеме товара по количеству, качеству и ассортименту, в присутствии представителя продавца, составить доверенность на получение товара, подписать накладные, счет-фактуру. Продавец вправе изменять ассортимент и комплектность товара при поставке следующих партий товара при получении согласия покупателя. Покупатель предварительно дает заявку на следующую партию товара, определяет ассортимент и количество продукции.

2) Накладная

В соответствии с п. 3 Указаний по применению…, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 №71а накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в 2-х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Накладная содержит подписи ответственных лиц: коммерческого директора, начальника ОАО «Оршанский молочный комбинат», главного бухгалтера предприятия, работника, получающего ценности.

При приобретении материалов у торговых фирм, как правило, отпуск материальных ценностей производится на основании товарных накладных.

3) Счет-фактура

В гл. 21 Налогового кодекса РФ установлены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в счете-фактуре (п. 5 ст. 169). Их всего 14. Нужно отметить, что все они и приведены в типовой форме счета-фактуры. Перечислим их в том порядке, как они приведены в Налоговом кодексе:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер грузовой таможенной декларации.

В то же время отметим, что налогоплательщик вправе вносить дополнительные реквизиты в счет-фактуру (Письмо МНС России от 8 апреля 2002 г. №03-1-09/918/14-Н443).

Документ оформляется по унифицированной форме КС-3 и является двухсторонним документом, т.е. обе стороны согласовывают документ и оставляют себе по экземпляру.

1.5 Порядок расчетов с поставщиками на основе действующего законодательства

Осуществлять предпринимательскую деятельность, не вступая в договорные взаимоотношения по поставке товаров, выполнению работ и оказанию услуг, а также по финансовым расчетам по этим операциям, не представляется возможным. Контрагентами в соответствии с ГК РФ выступают поставщики, подрядчики, покупатели и заказчики.

Расчеты с поставщиками относятся к одному из видов расчетов в зависимости от субъектов - участников отношений, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности. Учет расчетов с поставщиками направлен на сбор и обобщение информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком, выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через кредитную организацию.

Поставщиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы и др.). Расчетный документ - это оформленное распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств (изыскателем).

Другой стороной договора выступают покупатели материалов (товаров) и заказчики на строительство (приобретение объектов основных средств, выполнение проектных работ, проведение научных исследований и т.д.). В процессе инвестирования финансовых ресурсов во внеоборотные активы возможно совмещение функций заказчика и подрядчика в одном юридическом лице.

В ГК РФ существует понятие обязательства как отношения, в силу которого должник обязан совершить в пользу кредитора соответствующее действие, оплатить товар, работы, услуги, а кредитор вправе требовать от должника исполнения его обязанности. Исходя из этого в бухгалтерском учете Российской Федерации, как и в мировой практике, под обязательствами понимают кредиторскую задолженность юридического лица, игнорируя то обстоятельство, что данная организация может иметь и дебиторскую задолженность, которую она обязана погасить в сроки, установленные договором или законом. Так что, строго говоря, дебиторская задолженность - это тоже обязательство. Однако будем пользоваться устоявшимся правилом: кредиторская задолженность - это обязательство, дебиторская - долги.

Обязательства перед другими юридическими лицами возможны и связи с приобретением материалов, товаров, приемкой выполненных работ и оказанных услуг, оплата которых еще не произошли. Иными словами, активы организации увеличиваются одновременно с возрастанием пассивов в балансе. Так, если поступление материалов, оборудования предшествует его оплате, то принятие на учет МПЗ, вложений во внеоборотные активы должно отражаться одновременно с увеличением задолженности поставщикам или подрядчикам.

Общие основания прекращения обязательств с точки зрения государственного законодательства следующие:

ь надлежащее исполнение (ст. 408 ГК РФ);

ь зачет (ст. 410 ГК РФ);

ь новация (ст. 414 ГК РФ);

ь прощение долга (ст. 415 ГК РФ);

ь ликвидация организации, являющейся должником или кредитором в обязательстве, кроме случаев, когда правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо (ст. 419 ГК РФ).

Для бухгалтерского учета расчетов с поставщиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором отражаются следующие сведения:

· о полученных товарно-материальные ценностях, принятых, выполненных работах и потребленных услугах, расчетные документы на которые акцептованы;

· о товарно-материальных ценностях, работах и услугах, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);

· об излишках товарно-материальных ценностей, выявленных при их приемке

· о выданных поставщикам и подрядчикам авансах;

· о курсовых и суммовых разницах [20, с. 432].

В табл. 1.1 приведены основные факты расчетов с поставщиками и обусловленные ими корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

Таблица 1.1. Записи на счетах бухгалтерского учета расчетов с поставщиками

№ п/п	Хозяйственная операция	Документ-основание	Дебет	Кредит
1	Перечислен аванс поставщику товарно-материальных ценностей	Выписка банка	60	51, 52
2	Произведена оплата за поставленные товарно-материальные ценности	Выписка банка	60	51, 52
3	Отражен НДС по приобретенным ценностям	Счет-фактура	19/3	60
4	Зачтена задолженность поставщику товарно-материальных ценностей в счет поставки в его адрес продукции, товаров, работ, услуг	Акт взаимозачета, счета поставщиков, счета-фактуры	60	62
5	Начислены курсовые разницы, возникающие при расчетах в иностранной валюте: положительные отрицательные	Бухгалтерская справка, выписка банка	60 91/2	91/1 60
6	Начислены суммовые разницы в расчетах между российскими организациями за материальные ценности: положительные отрицательные	Счет поставщика, выписка банка	10 10	60 60 (красное сторно)
7	Приняты к зачету НДС по оприходованным и оплаченным товарно-материальным ценностям	Выписка банка, расчет НДС, приходный ордер (форма №М-4)	68	19/3

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей либо соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей, переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, расходов на производство и продажу и др.

На суммы НДС, подлежащие оплате поставщикам или подрядчикам, в бухгалтерском учете производится запись по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам (МПЗ)» в корреспонденции с кредитом счета 60, если в соответствии с законодательством НДС подлежит вычету.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков, по кредиту счета 60 отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных договором. Если цена не указана и не может быть установлена исходя из условий договора, то для определения величины кредиторской задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет цену в отношении аналогичных ценностей.

Счет 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями, заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списывают на убытки организации.

В аналитическом учете по счету 60 ведется учет по каждому поставщику и подрядчику по отдельным договорам поставки с целью группировки и обобщения информации в разрезе:

§ акцептованных расчетных документов, срок оплаты которых не
наступил;

§ неоплаченных в срок расчетных документов;

§ неотфактурованных поставок;

§ авансов выданных;

§ выданных векселей, срок оплаты которых не наступил;

§ просроченных оплатой векселей;

§ полученных коммерческих кредитов;

§ других признаков [29, с. 453].

Статьей 410 ГК РФ предусмотрено, что обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил или он не указан либо определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.

Взаимозачет возможен лишь при соблюдении трех условий, предусмотренных ст. 410 ГК РФ:

наличие встречных задолженностей, признаваемых сторонами;

однородность встречных требований, которыми считаются их сопоставимость, приведенная к единому эквиваленту. При этом денежные обязательства признаются однородными независимо от оснований их возникновения;

срок обязательства наступил или он не указан либо определен моментом востребования.

Прекращение обязательства, учтенного на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» зачетом, фиксируется в бухгалтерском учете по дебету счета 60 с кредитованием счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При новации обязательство прекращается соглашением сторон о замене первоначального обязательства, существующего между ними, другим обязательством между теми же лицами, предусматривающим иной предмет или способ исполнения (ст. 414 ГК РФ).

Основная особенность новации, позволяющая отличить ее от уступки требования и перевода долга, состоит в замене обязательства: вместо прекратившего существование обязательства возникает новое. Однако в первоначальном и вновь возникающем обязательстве выступают тот же кредитор и тот же должник. Имея в виду данное обстоятельство, а также то, что сумма нового обязательства но сравнению со старым остается неизменной, записи в синтетическом учете предприятия-должника не производятся: делают отметки лишь в аналитических показателях.

ГК РФ предусматривает также такую форму прекращения обязательства, как прощение долга. Согласно ст. 415 ГК РФ обязательство прекращается освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора. В связи с тем, что прощение долга превращается в один из видов дарения, оно должно подчиняться запретам и ограничениям, предусмотренным ст. 575 и 576 ГК РФ.

Прощение предприятию долга, возникающего при приобретении товаров (работ, услуг), по правилам бухгалтерского учета отражается как внереализационный доход корреспонденцией:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Такая же запись производится по балансу должника в случае прекращения обязательств по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) вследствие ликвидации юридического лица-кредитора.

Сумму кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек (как правило, 3 года), следует списывать по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и распоряжения руководителя предприятия. Они увеличивают финансовые результаты должника.

При документальном оформлении и учете операций, рассматриваемых в данной главе, кроме общих нормативных документов, перечисленных ранее, следует руководствоваться:

главой 25 НК РФ;

Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. №2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации»;

Приказом МНС России, ГТК №961, Минфина России №80н от 1 октября 2001 г. №БГ-3-10/373 «О заполнении отдельных полей расчетных документов».

В соответствии с Положением Банка России №2-П для осуществления безналичных расчетов следует использовать только стандартные формы документов, утвержденные этим ведомством. Формы документов зависят от способа безналичных расчетов, которым предусматривается договором между контрагентами за исключением расчетов, носящих принудительный характер (на основании постановления арбитражного суда, налоговых органов).

При использовании в организации журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками отражаются в журнале-ордере №3 по предъявленным счетам (приложение 9). Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости №5. В конце месяца данные этой ведомости общими итогами по корреспондирующим счетам включают в журнал-ордер №6 [19, с. 167].

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность и комплектность ее поступления.

Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными, и краткосрочными.

Прямые представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиями-изготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.

Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки продукции потребителю могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников.

Как прямые, так и опосредованные связи могут носить длительный и краткосрочный характер. Длительные хозяйственные связи - прогрессивная форма материально-технического снабжения. В этом случае предприятия имеют возможность развивать на долгосрочной основе сотрудничество по совершенствованию выпускаемой продукции, снижению ее материалоемкости, доведению до мировых стандартов.

Хозяйственные связи - это необходимое условие деятельности предприятия, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ, оказания услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками. По определению Кондракова М.П. [24], к поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды и др.) и выполняющие различные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

Порядок расчетов между предприятием поставщиками по внутри - российским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ. Условия внутри - российских поставок формируют в соответствии с принятыми в стране условиями (франко - завод, франко - станция отправления, франко - вагон и др.), определяющими права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в ж/о №6, где синтетический расчет учетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом.

При автоматизации учета на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками. Эти машинограммы служат основанием для разработки оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным, на основании которых делаются записи в Главную книгу.

В условиях рыночной экономики для уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов. Предварительная оплата связана с неэтичным использованием средств покупателя в обороте поставщика до момента перехода товара в собственность плательщика. Аккредитивная форма расчетов также ведет к отвлечению денежных средств покупателя из оборота. Наиболее гибкой, оперативной и одновременно обеспечивающей укрепление платежной дисциплины является вексельная форма расчетов. Согласно Гражданского Кодекса РФ (2, ст. 815) [14], вексель является формой договора займа. С момента выдачи векселя отношения сторон регулируются нормами вексельного права.

Различают простые и переводные векселя. Простой вексель - это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороны (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или указанные услуги.

Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию универсального кредитно - расчетного документа.

Выделение расчетов с использованием векселей осуществляется в аналитическом учете. Выданные векселя под приобретение ТМЦ отражают по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Векселя выданные». По мере погашения задолженности по векселям она списывается в дебет счета 60 субсчет «Векселя выданные» с кредита счетов по учету денежных средств (50, 51,52 и др.).

Порядок проведения взаимозачета установлен Гражданским Кодексом РФ (2, ст. 410), согласно которого обязательства одного из участников договора прекращаются (полностью или частично) зачетом встречного однородного требования другого участника договора, срок исполнения которого наступил или определен моментом востребования. Необходимым условием осуществления взаимозачетов является то, что он производится только между организациями, имеющими однородные договорные обязательства друг перед другом без участия третьей стороны. При этом каждый из участников зачета по одному договору выступает кредитором, а по другому должником (дебитором).

Для проведения взаимозачета достаточно заявления одной из сторон договора при условии отсутствия разногласий по предмету взаимозачета. Для этого необходимо оформить акт сверки расчетов, в котором указать документы, по которым возникли задолженности и суммы задолженности с выделением НДС, оформить письменное заявление одной из сторон о проведении зачета за подписью руководителя и главного бухгалтера.

Бартерная операция является договором мены, действие которого регулируется Гражданским Кодексом РФ (2, гл. 31).

В соответствии с действующим законодательством товарообменные сделки рассматриваются как сделки, осуществляемые в рамках договора мены. По договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороне один товар в обмен на другой.

Особенностью товарообменных операций является оценка приобретенного имущества. С 1 января 2002 года выручка определяется в соответствии с п. 6.3 ПБУ 9/99. С этого времени выручку по договорам, предусматривающим оплату в натуральной форме, определяют по стоимости товаров (ценностей), полученных или подлежащих получению организацией. Стоимость этих товаров устанавливают исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей (т.е. исходя из рыночной цены).

Если невозможно установить рыночную стоимость полученных ценностей, выручку определяют по стоимости своей продукции (товаров), подлежащих передаче другой организации. Стоимость своей продукции устанавливают исходя из обычной отпускной цены на свою такую же аналогичную продукцию.

Официальным документом, определяющим порядок учета товарообменных операций, является письмо Минфина РФ от 30.10.92 г. №16-05/4 «О порядке отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций, или операций осуществляемых на бартерной основе».

В соответствии с данным письмом учет по договору мены зависит в основном от выбранного варианта учета продажи продукции для целей налогообложения.

Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без платежного документа. На складе их приходуют, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам и обычно по окончании месяца, когда вероятность получения документа от поставщика исключается, показатели акта регистрируются в журнале-ордере №6: в графе «Номер счета» проставляется буква «Н» (не отфактуровано), наименование поставщика, номер приемного акта и учетная стоимость поступивших материалов на склад на группу и по графе «Акцепт». Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так основанием для оплаты банком являются документы, по которым она может быть произведена, отсутствуют. При открытии журнала-ордера №6 на следующий месяц эта поставка будет зарегистрирована как сальдо на начало месяца - кредитовое. По мере поступления товаросопроводительных документов и документов на оплату по этой поставке в следующем месяце они акцептуются организацией, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере №6 в свободной строке по группе материалов и в графе «Акцепт» в сумме платежа, а по строкам: сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется, то же по группе в графе «Акцепт». Расчеты с поставщиком, таким образом, по этой поставке будут закончены.

Материалами в пути считаются поставки, по которым организация акцептовала (приняла к оплате) документы поставщика. При этом право собственности на материально-производственные запасы перешло к покупателю, но они на склад еще не поступили. К учету принимаются акцептованные товаросопроводительные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере №6 указанные платежные документы регистрируются в течение месяца в графе «За неприбывший груз» и в графе «Акцепт». По окончании месяца ниже показателя «Итого поступило» фиксируется сумма стоимости материалов по соответствующим группам, оставшихся в пути на конец месяца, т.е. материалы приходуются условно без записи на склад. Указанная запись позволяет включить эти материалы в балансовые показатели.

По мере поступления этих ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления расчетных документов) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера №6 по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам организации или по договорным (отпускным ценам), а затем учитываются в журнале-ордере №6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензии к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при этом распределяется пропорционально массе груза, а суммы наценок, скидок - пропорционально стоимости груза.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации.

Кредиторской называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Согласно Гражданского Кодекса РФ (2, ст. 196), срок исковой давности по расчетам между юридическими лицами установлен в 3 года.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов.

Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В соответствии с Положением о составе затрат (5, п. 14) суммы списанной кредиторской задолженности включаются в состав внереализованных доходов, участвующих в формировании финансовых результатов, которые учитываются при налогообложении прибыли.

Установленный в Указе Президента порядок расчета между дебиторами и кредиторами уточнен Постановлением Правительства РФ от 18 августа 1995 г. №817. в соответствии с пунктом 2 данного Постановления не востребованная организацией - кредитором дебиторская задолженность, по которой истек установленный предельный срок исполнения обязательств по расчетам, по истечении 4 месяцев со дня фактического получения организацией - должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) в обязательном порядке списывается на убытки и относится на финансовые результаты организации - кредитора. При этом сумма списанной задолженности не уменьшает прибыли, учитываемую при налогообложении.

Квалифицированный экономист, финансист, бухгалтер, аудитор должен хорошо владеть современными методами экономических исследований, методикой системного, комплексного экономического анализа, мастерством точного, своевременного, всестороннего анализа результатов хозяйственной деятельности.

Предварительная оценка финансового положения предприятия осуществляется на основании данных бухгалтерской отчетности. При этом отчетность предприятия рассматривается в двух основных аспектах: с точки зрения установления рациональности структуры имущества и его источников, обеспечивающей текущую платежеспособность, и с точки зрения выявления финансового результата. Первую задачу позволяет выполнить бухгалтерский баланс (ф. №1), вторую - отчет о прибылях и убытках (ф. №2).

В процессе анализа составления расчетов нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования задолженности; для анализа дебиторской задолженности используются данные II раздела актива баланса, а кредиторской - V раздела пассива баланса и данные первичного и аналитического бухгалтерского учета.

На втором этапе анализа определяются средний период инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде, а так же оборачиваемость кредиторской задолженности предприятия, выявляется ее роль в формировании финансового цикла. На третьем этапе анализа оценивается состав дебиторской задолженности по отдельным ее «возрастным группам», т.е. по предусмотренным срокам ее инкассации, а также изучается состав кредиторской задолженности по отдельным ее видам; выявляется динамика удельного веса отдельных ее видов в общей сумме кредиторской задолженности. На четвертом этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной дебиторской задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, и изучается зависимость изменения отдельных видов кредиторской от изменения объема реализации продукции - по каждому виду этой задолженности рассчитывается коэффициент ее эластичности от объема реализации продукции.

На пятом этапе анализа определяют сумму эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность. В этих целях сумму дополнительной прибыли, полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита, сопоставляют с суммой дополнительных затрат по оформлению кредита и инкассации долга, а так же прямых финансовых потерь от не возврата долга покупателями.

Качество задолженности оценивается по следующим показателям:

- доля сомнительной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности;

- доля просроченной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности;

- доля просроченной кредиторской задолженности в общей сумме кредиторской задолженности;

Оценку состава и структуры задолженности необходимо производить по конкретным поставщикам и подрядчикам. При этом рекомендуется изучать, какой процент не возврата кредиторской задолженности приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение предприятия. Оценку состава и структуры задолженности, желательно производить по срокам образования задолженностей или срокам их возможного погашения.

Пути улучшения состояния расчетов:

- следить за соотношением кредиторской и дебиторской задолженности: значительное преобладание кредиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать состояние расчетов с покупателями по отсроченной (просроченной) задолженности;

- по возможности ориентироваться на большее число покупателей, чтобы не уменьшить риск неуплаты одним или нескольким крупным покупателям;

- предоставить скидки при досрочной оплате.

1.6 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками

Обобщенная информация по состоянию расчетов по приобретению оборотных средств и вложений во внеоборотные активы у покупателей и инвесторов (застройщиков) формируется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (пассивный). По его кредиту отражают возникновение обязательств по оплате принимаемых на бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей, выполненных подрядчиком капитальных работ, потребленных плательщиком услуг и др. Одновременно дебетуют счета учета МПЗ (либо счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»), вложений во внеоборотные активы, соответствующих затрат или расходов на продажу, а также счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (если они в соответствии с ГК РФ подлежат возмещению из бюджета).

Если в расчетных документах суммы указаны в условных единицах (далее - у. е.), возникает так называемая суммовая разница. Ее образование обусловлено тем, что:

официальный курс рубля, установленный ЦБ РФ, не совпадает с курсом иностранной валюты, принятым поставщиком (подрядчиком) при исчислении у. е.;

официальный курс рубля на дату оплаты расчетных документов этого поставщика (подрядчика) отклоняется от курса валюты, лежащего в основе установления у. е.

Следовательно, суммовые разницы при использовании у. е. формируются при принятии на учет активов, а также при оплате обязательств в случае, когда официальный курс рубля изменился.

В отличие от суммовых разниц курсовые разницы образуются также (при изменении официального курса рубля) при составлении бухгалтерской отчетности на отчетную дату по сравнению с показателями отчетности за ближайший предыдущий отчетный период.

Напомним, что исчисление как суммовых, так и курсовых разниц требует ведения аналитического учета в двух оценках: в у.д.е. и по официальному курсу валюты; в рублях и иностранной валюте, исчисленной по курсу Центробанка России.

Ниже приведены наиболее распространенные операции, вызывающие возникновение и возрастание обязательств (см. Таблицу 1.2).

Таблица 1.2. Отражение в бухгалтерском учете возникновения обязательств

№ п/п	Наименование хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Отражается задолженность за поступившие МПЗ, товары, оборудование к установке, объекты, принимаемые в качестве основных средств	10 (41, 07,08)	60
2	Принимается на учет стоимость оставшихся на конец месяца в пути неотфактурированной поставки по МПЗ или МПЗ	10	60
3	Фиксируется оприходование НДС	19	60
4	Принимаются к оплате расчетные документы поставщиков за коммунальные услуги, оказанные основным вспомогательным цехам, подсобному хозяйству, управлению структурными подразделениями и предприятием в целом, а также организации торговли	20 (23, 25, 26, 29, 44)	60
5	Списаны потери в пределах норм	94	60
6	Предъявлены претензии поставщикам или транспортной организации с целью возмещения ущерба от недостачи МПЗ по их вине	76	60
7	Принимаются на учет расчетные документы на оплату работ (услуг), относящиеся к будущим расчетным периодам	97	60
8	Отражаются отрицательные суммовые разницы при использовании в расчетах у. д. е.	91	60
9	Отражаются отрицательные курсовые разницы при расчетах за импортные поставки в иностранной валюте	91	60

Обязательства должны погашаться своевременно. Этого требует сохранение репутации надежного партнера в договорных отношениях. Кроме того, задержка в оплате расчетных документов поставщиков и подрядчиков грозит предъявлением санкций, прекращением поставок МПЗ или «замораживанием» строительства.

Оплата расчетных документов поставщиков (подрядчиков) и другие способы погашения обязательств перед ними должны находить отражение в бухгалтерском учете (См. Таблицу 1.3).

Таблица 1.3. Записи на счетах бухгалтерского учета погашения задолженности перед поставщиками

№ п/п	Наименование хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Оплата - наличными - векселями третьих лиц, ранее полученными по индоссаменту	60 60	50 50/1
2	Погашение обязательств - отечественной валютой - ранее выданными векселями - иностранной валютой - векселями в валюте	60 60 60 60	51 51 52 52
3	Отражение возникших курсовых разниц: - положительных (курс рубля возрос) - отрицательных	60 91	91 60
4	Погашен долг по договору мены (бартера)	60	62
5	Зачет ранее выданных поставщику (подрядчику) авансов	60	60/2
6	Произведена оплата за счет ссуд банков или займов	60	66 (67)
7	Списана кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек	60	91

50/1 - Субсчет «Денежные документы».

60/2 - Субсчет «Расчеты по авансам выданным».

Аналитический учет по счету 60 ведут по каждому поставщику и подрядчику в разрезе расчетных документов. Бухгалтерская служба должна организовать учет таким образом, чтобы обеспечить «встречу» документов, поступивших от материально-ответственных лиц, оприходовавших МПЗ, и приложенных к выписке кредитной организации по счетам 51 и 52.

Рекомендуемая методика позволит контролировать полноту и своевременность оприходования ценностей, а также их оплату.

Если в учетных регистрах по счету 60 будет содержаться аналитическая позиция по дебету при отсутствии записи по кредиту, то это означает наличие МПЗ, находящихся в пути или на складе поставщика и еще не вывезенных.

Подобные «светлые пятна» в учетных регистрах - сигнал для менеджера взять на контроль соблюдение сроков доставки грузов и вывоза ценностей с таможенных терминалов или складов поставщика.

Возможен и другой вариант: есть запись в аналитическом учете по кредиту счета 60 и нет по дебету. Следовательно, имеется неоплаченная задолженность поставщику. Тоже сигнал - разобраться в причинах неисполнения обязательств. Итоги аналитических позиций по счету 60 должны соответствовать показателям синтетического учета. Кроме того, состояние расчетов с каждым поставщиком (подрядчиком) следует периодически (при их банкротстве и составлении годового бухгалтерского отчета - в обязательном порядке) сверяться с оформлением двухстороннего акта (справки) [28, с. 340].

1.7 Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

Возможны следующие ошибки и нарушения, свойственные первичному учету расчетов с поставщиками:

§ арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т.п.);

§ несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

§ регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);

§ отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

§ нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

§ отсутствие графиков документооборота;

§ ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

§ несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);

§ нарушения сроков хранения документации в архиве;

§ уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

§ нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов) [21, с. 51].

Выдача денег поставщикам и подрядчикам производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир, производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.