Бухгалтерский учет и аудит товарно-материальных запасов в АО "Алматы канты"

Непрерывное улучшение материального снабжения предприятия;

Снижение себестоимости материалов, рациональное и экономное их использование;

Соответствие складских запасов нормативам;

Соблюдение норм производственного потребления.

Достижение поставленных целей зависит от правильной организации учета и контроля, а также достоверности информации первичного учета и объективности, данных анализа фактического расходования материальных запасов. Отсюда вытекают следующие задачи учета материальных запасов: правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по производству, заготовлению, приобретению и отпуску материальных ценностей, контроль за их сохранностью в местах хранения и на всех этапах движения, контроль за соблюдением установленных норм запаса, систематический контроль за их использованием в производстве согласно норм расходования, своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации, правильное исчисление фактической себестоимости приобретенных материалов, принятие мер по недопущению хищений и порчи материальных ценностей, контроль за своевременным и правильным ведением складского учета.

Для успешного решения поставленных задач необходимо обеспечить следующие условия организации учета материальных запасов:

- соблюдать установленный порядок документации и учета операций с материальными запасами;

- учет материалов вести по их наименованиям, типам, сортам, размерам, а также по местам хранения и материально ответственным лицам;

- периодически проверять соответствие фактического наличия материальных запасов;

- выявлять материалы, которые не могут быть использованы в данном производстве;

- осуществлять контроль за правильным и экономным расходованием материальных запасов.

Многообразие форм собственности в период рыночной экономики, расширение прав предприятий в управлении экономикой, отраслевые особенности производства требуют альтернативных, а подчас и многовариантных подходов при решении конкретных вопросов методики и техники ведения учета материальных запасов.

У предприятий теперь появилась возможность выбора различных способов: организации учета заготовления и приобретения материалов; отражения стоимости материалов, оставшихся в конце месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков; выявления отклонений фактической себестоимости материальных ценностей от учетных цен и их последующего распределения между израсходованными в производстве материалами и их остатками на складах.

Материальные запасы (сырье, материалы, топливо и т.д.) являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готовой продукции. В отличие от средств труда, сохраняющих в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла.

В условиях рыночной экономики, важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования материальных запасов. Для обеспечения сохранности материальных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информации для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

На предприятии применяется большое количество разнообразных товарно-материальных ценностей. Они используются в производстве по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе, другие - изменяют только свою форму, третьи - входят в изделия без каких-либо изменений, четвертые - только способствуют изготовлению изделий и не включаются в их массу или химический состав. Важной предпосылкой правильной организации учета материальных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам.

В Типовом план счетов бухгалтерского учета предусмотрено несколько синтетических счетов, предназначенных для учета и контроля движения материальных запасов. Одна синтетическая позиция - укрупненный подраздел активных счетов 20 «Материалы» - отведен для обобщения информации о наличии, поступлении и расходовании всех видов материальных ресурсов, признанных собственностью предприятия в соответствии с действующим законодательством. Отражаемые на этом счете материальные запасы в зависимости от их функциональной роли в производственном процессе и образовании продукта сгруппированы в синтетические счета: 201. Сырье и материалы; 202. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали; 203. Топливо; 204. Тара и тарные материалы; 205. Запасные части; 206. Прочие материалы; 207. Материалы, переданные в переработку на сторону; 208. Строительные материалы.

Исходя из неуклонного соблюдения принципа имущественной обособленности любого предприятия, независимо от формы собственности, раздельно (за балансом) учитываются материальные ценности, которые согласно законодательству не являются собственностью предприятия, но временно находятся в его распоряжении. Для учета и контроля движения таких ценностей в Типовом плане счетов бухгалтерского учета выделены за балансовые счета: «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и «Материалы, принятые на переработку». На последнем отражаются давальческое сырье и материалы, не оплаченные предприятием изготовителем.

Наряду с приведенной выше укрупненной классификацией материальных ценностей важное значение имеет их детализированная группировка, на каждом предприятии исходя из номенклатуры используемых материалов, степени кооперирования и специализации и других факторов.

В условиях рыночных отношений важное значение приобретает процесс выбора форм оценки используемого имущества. Организации в своей практической деятельности применяют различные формы оценки: по первоначальной стоимости, фактической себестоимости, рыночной стоимости, остаточной стоимости, ликвидационной стоимости, чистой стоимости реализации, потребительской стоимости и др.

В последнее время в международной практике бухгалтерского учета преобладает тенденция отражения имущества не по стоимости приобретения, являющейся основной формой оценки, а по его текущей (рыночной) стоимости.

Особое место в составе имущества организации по объему участия в производственном процессе, а также в учете по используемым формам оценки занимают товарно-материальные ценности.

Товарно-материальные ценности - это часть оборотных средств организации, в виде ее реального материального имущества. Товарно-материальные ценности производятся и приобретаются организацией для продажи или использования в производственном процессе (как правило, в течение одного года или в течение обычного операционного цикла), либо на иные хозяйственные нужды.

Оценка товарно-материальных ценностей, учитывая разнообразие их видов и характера использования, наиболее сложная и важная реальность активов баланса и финансовый результат деятельности организации.

В соответствии со стандартом бухгалтерского учета № 7 «Учет товарно-материальных запасов» и международным стандартом финансовой отчетности № 2 «Запасы» материальные ценности отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости. Порядок дальнейшего изменения фактической себестоимости зависит от видов ценностей, порядка их поступления в организацию, методов оценки ценностей при выбытии и других причин.

Каждый вид ценностей оценивается в стоимостном выражении на определенных этапах их движения в организации и отражается в бухгалтерском учете индивидуально. Допускается свободная (групповая) оценка и учет однородных по своим свойствам ценностей.

Материальные ценности подлежат оценке по их конкретным видам на следующих этапах движения ценностей:

принятие на учет;

использование материалов на производство продукции, работ и услуг;

продажа товаров и готовой продукции;

прочее выбытие ценностей;

определение стоимости остатков ценностей на конец отчетного периода;

отражение в бухгалтерской отчетности.

Оценка материалов при их использовании в производственном процессе является производной от оценки остатков материалов на конец отчетного периода.

Оценка материальных запасов является одной из наиболее обсуждаемых проблем бухгалтерского учета. Ошибка в оценке материальных запасов на конец текущего года может иметь нежелательные последствия на величину чистого дохода, как в текущем, так и в последующем годах. Подоходный налог с юридических лиц взимается с дохода предприятия. Таким образом, оценка материальных запасов непосредственно влияет на размер уплачиваемого подоходного налога с юридических лиц.

2.2 Документальное оформление движения товарно-материальных запасов

Документальное оформление операций, связанных с движе-нием материалов, в АО «Алматы Канты» производится с использованием следующих типовых форм первичной учетной документации:

1) доверенность (ф. №М-2);

2) доверенность (ф. №М-2а);

3) приходный ордер (ф. № М-4);

4) акт о приеме материалов (ф. №М-7);

5) требование-накладная (ф. №М-11);

6) накладная на отпуск материалов на сторону (ф. №М-15);

7) карточка учета материалов (ф. №М-17);

8) акт об оприходовании материальных ценностей, полу-ченных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. №М-36).

9) лимитно-заборная карта.

Приемку на склад поступивших товарно-материальных запасов на АО «Алматы Канты» производят по счету-фактуре, в котором указывается поставщиком наименование материалов, количество и стоимость. На отгруженные АО «Алматы Канты» материалы, для получения прибывших грузов со станции железной дороги товарно-транспортные документы передают экспедитору, а также доверенность, которая удостоверяет его право выступать в качестве доверенного лица при получении грузов от поставщиков или транспортных организаций. Доверенность выдают под расписку в Журнале учета выдачи доверенностей в одном экземпляре. Полученные ценности экспедитор доставляет на АО «Алматы Канты» и сдает на склад. Кроме того, в бухгалтерию он представляет счет, к которому прилагаются документы, подтверждающие оприходование полученных по доверенности ценностей на склады. На основании отчета в бухгалтерии делается отметка в Журнале о выполнении поручения по доверенности. Поступивший груз от транспортных организаций принимает экспедитор, который проверяет наличие пломб, целостность упаковки, тары. В случае недостачи груза, установленной в момент приемки, по требованию экспедитора составляется коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.

Если материалы поступили без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки), прием груза проводит комиссия и составляет Акт о приемке материалов, один экземпляр которого направляют поставщику, второй служит основанием для оприходования поступивших материалов.

Для отпуска материалов со склада на АО «Алматы Канты» используются Лимитно-заборная карта на получение товарно-материальных ценностей для отпуска строительных материалов, горюче-смазочных материалов и других; лимитно-заборная карта на получение товарно-материальных ценностей (для запасных частей). Заборная карта выписывается в 2-х экземплярах с указанием лимита отпуска, рассчитанная на ежедневный отпуск в течение месяца.

Выпущенная из производства готовая продукция АО «Алматы Канты», как правило, поступает на склад готовой продукции в подотчет матери-ально ответственному лицу. Со склада она отгружается для сбы-та. Обычно объем выпуска продукции из производства не сов-падает с объемом реализации.

Продажа готовой продукции АО «Алматы Канты» производится по договору поставки, по договору купли-продажи либо путем свободной продажи через розничную торговлю. По договору поставки поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в установленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в других целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным использованием.

Договор поставки содержит следующие реквизиты:

- определение сторон, предмет договора;

- наименование, количество, ассортимент, комплект-ность, условия к качеству товара, требования к таре и упаковке;

- цена товара и общая сумма контракта;

- вид и сроки поставки товара, место передачи товара;

- условия оплаты и форма расчетов;

- момент перехода права владения, пользования и распо-ряжения продукцией и риска ее случайной гибели во время перемещения от поставщика покупателю;

- непреодолимые обстоятельства;

- гарантии исполнения договорных обязательств, порядок возмещения убытков, арбитраж, страхование и др.

Выпуск из производства и оприходование готовой продук-ции АО «Алматы Канты», на складах оформляется спецификациями, приемными ак-тами и другими документами. Отпуск готовой продукции со склада представителю покупателя производится на основании выписанной накладной на отпуск материалов на сторону, при предъявлении доверенности на получение ценностей. При отгрузке иногороднему покупателю железнодорожным, водным, воздушным и автомобильным транспортом выписываются то-варно-транспортные документы: железнодорожная накладная, накладная на перевозку груза в универсальном контейнере, то-варно-транспортная накладная.

Кроме этого, исследуемый объект по учету товарно-материальных запасов применяют следующие документы:

Акт о недостачах и потерях товарно-материальных запасов в процессе заготовления, хранения в производстве - применяется в случае выявления потерь товарно-материальных запасов находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов и возмещение их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приеме материалов. Заполняется в 2-х экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй остается в пределах подразделения АО «Алматы Канты».

Акт о потерях материалов в пределах норм её естественной убыли - применяется для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на АО «Алматы Канты» от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Составляется и подписывается комиссией в 2-х экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственного лица потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт - требование на замену материала - применяется для учета отпуска запасов сверх установленного лимита или при их замене: является основанием для списания запасов со склада. Выписывается в 2-х экземплярах: один экземпляр для получателя (цеха), второй - для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах Акта дату и количество отпущенных запасов, после чего выводят остаток. В акте получателя (цеха) расписывается заведующий складом, в акте склада - представитель получателя (цеха). Сдача актов требований в бухгалтерию или на обработку средствами компьютерной техники производятся после выдачи всего количества требуемых запасов.

Накладная - требование на отпуск (внутренне перемещение) материалов - применяется для учета движения запасов внутри АО «Алматы Канты». Выписывается в 2-х экземплярах. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй принимающему складу - для оприходования ценностей.

Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений. Применяется для оформления прихода товарно-материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт обычно составляется в 3-х экземплярах.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов. Общие требования, определяющие юридическую ответственность законность и достоверность оформления документов, следующие:

Документы должны быть оформлены без помарок и исправлений;

Номер и дату выписки, наименование сторон;

Наименование и номер прилагаемых сопроводительных документов;

Основную информацию по ТМЦ, на которые оформляется данный вид документа;

Подписи ответственных лиц с расшифровкой;

Оттиск печати, штамп или отметку о принятии данного документа.

Учёт и контроль за движением товарно-материальных запасов - одно из важных задач бухгалтерского учёта. Все первичные документы по движению материалов сдаются в бухгалтерию организации. Получив со склада материальные документы, бухгалтер проверяет соответствие их формальным требованиям (наличие необходимых реквизитов, правильность итогов) и по существу (законность операции). Именно на этой стадии учётного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществить действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операций по движению материалов. Проверенные и принятые документы подвергаются таксировке (умножению количества материалов на учётную цену), и определяются суммы прихода и расхода материалов. Таксировка проводится по каждой строке документа, а в лимитно-заборных картах таксируется итог по каждому номенклатурному номеру материалов.

Поступившие со складов при реестрах приемки-передачи документы на таксировку, предварительно комплектуются в пачки и снабжаются сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры до-кументов используют для учетной обработки, а вторые - оста-ются в местах хранения материалов, расположенные по группам ценностей и по номенклатурным номерам. Они используются для справочных целей и выверки данных на складе и в бухгалтерии.

После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам в Накопитель-ной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по синтетическим счетам подраздела 20 «Материалы» и группам материалов.

В конце месяца данные об остатках в Накопительной ведомости синтетического учета материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в Книге остатков материалов. В бухгалтерии на основании Накопительной ведомости синтетического учета материалов или от-четов материально ответственных лиц об остатках и движении материальных ценностей составляется ведомость «Движение материалов в денежном выражении». В этой ведомости показываются остатки и движение материальных ценностей по складам или материально ответственным лицам, а также производится расчет среднего процента транспортно-заготовительных расхо-дов по данным об остатках и приходе материалов за месяц по фактической себестоимости и учетным ценам.

Учёт материалов в бухгалтерии, как известно, ведётся не только в денежном, но и в количественном выражении, т. е. на основании первичных документов (отчётов) составляются сразу оборотные ведомости или ведомости учета движения материалов по складам. В АО «Алматы канты» эти ведомости носят количественно-суммовой характер. Форма ведомости движения материалов разработана на предприятии. В ней материалы приводятся по синтетическим счетам, субсчетам в учётных ценах. Остаток материалов по каждому складу, подсчитанный в оборотной ведомости сопоставляется с остатками производственных запасов у материально-ответственных лиц. В конце месяца или в начале следующего бухгалтер даёт копию оборотной ведомости заведующему складом для сверки. До 10-го числа следующего месяца материально-ответственное лицо должно отчитаться в бухгалтерию о результатах сверки. Остатки должны совпадать. Своей подписью материально-ответственное лицо подтверждает результаты сверки. При наличии расхождений выясняются ошибки в учёте. Записи в ведомости движения материалов производится отдельной строчкой по каждому приходному и расходному документу. Ведомость открывается на месяц и ведётся в бухгалтерии в разрезе всех видов ценностей, независимо от того имелось ли по ним движение за отчётный месяц. Стоимость материалов отражается в ведомости по ценам приобретения, включая транспортно-заготовительные расходы, надбавки, указанные в расчётных документах поставщиков. На основании ведомостей по движению материалов по каждому материально-ответственному лицу в бухгалтерии ведут сводную ведомость движения материалов в целом по АО «Алматы канты».

В заключении хотелось бы отметить для того, чтобы удобно было контролировать движение материалов и сверять данные бухгалтерии с данными складского учёта, для каждого наименования (номенклатурного номера) производственных запасов следует предусмотреть в данной ведомости необходимое место. Например, ввести дополнительную графу «Остаток по карточкам склада».

2.3 Учет товарно-материальных запасов на складах

Складское хозяйство в хозяйствующих субъектах организуют в составе центрального склада, кладовых и структурных подразделений. При отдаленности субъекта от железнодорожной станции могут создаваться экспедиторские склады. В центральных складах сосредоточивают основные запасы сырья и материалов, запасных частей, минеральных удобрений, строительных и других материалов, заготовленных или поступивших от поставщиков. Через центральные склады эти запасы распределяют между структурными подразделениями. В складах структурных подразделений обычно хранят небольшие запасы товарно-материальных ценностей. Материалы могут завозиться в подразделения непосредственно от поставщиков с обязательным оформлением через центральный склад.

Склады (кладовые) или специальные площадки (для продукции и материалов открытого хранения) должны быть соответствующим образом оборудованы. Кроме того, следует проводить надлежащую их специализацию.

Материалы размещают по секциям, а внутри них - по отдельным группам и типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах, на полках и секциях. При этом секции отделяют герметической перегородкой, исключающей возможность смешивания продукции различных видов, сортов, репродукций и т.п.

Складские помещения (склады, кладовые, тока, нефтесклады) оснащают весами нужных типов, мерной тарой и другими измерительными приборами и оборудованием, средствами погрузочно-разгрузочных работ, а также инструментами для вскрытия тары. Необходимо обеспечить периодическое переосвидетельствование и клеймение весоизмерительных приборов.

Продукцию и материалы открытого хранения содержат на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п. гарантирующих количественную и качественную их сохранность.

Для надлежащей организации учета, сохранности продукции и материалов и нормальной деятельности складов, кроме этого, необходимо обеспечить:

хранение продукции и материалов в закрытых помещениях, гарантирующих количественную и качественную сохранность продукции и материалов;

оснащение складских помещений и мест открытого постоянного и временного хранения продукции и материалов инвентарем и оборудованием в соответствии с Правилами пожарного надзора и техники безопасности.

Для нормальной работы складов (хранилищ) и сохранности продукции и материалов необходимы:

Четкий распорядок дня работы складов (хранилищ) (выдача материалов; приемка и укладка прибывших материалов; наведение порядка на стеллажах, полках и т.д.; оформление документации и отражение в карточках складского учета операций текущего дня);

Порядок коллективной выдачи спецодежды и спецобуви по заявкам (спискам) подразделений, участков и т.д. на фактический, наличный состав работающих.

Запрещается выдача спецодежды и спецобуви сверх фактической потребности, не допускается в кладовых подразделений наличия остатков спецодежды и спецобуви;

Установление круга лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск материалов (зав. складами, кладовщики, экспедиторы и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материалов;

Заключение письменных договоров об индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей, переданных им для хранения и других целей.

Если материалы и тара находятся на ответственности одного и того же лица, то в договоре о материальной ответственности должна быть обусловлена ответственность и за тару.

При отпуске материалов необходимо соблюдение следующих условий:

Устанавливается перечень должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на затребование продукции и материалов, их получение, а также на выдачу разрешения (пропуска) на вывоз или вынос их с территории складов хозяйствующих субъектов;

Контрольно-пропускные службы и бухгалтерия обеспечиваются образцами подписей лиц ответственных за отпуск материалов.

Инвентаризация материалов проводится в порядке и сроки, установленные Указаниями о порядке проведения инвентаризации основных средств и расчетов в хозяйствующих субъектах.

Систематическое наблюдение за соответствием фактического наличия каждого вида материала норме запаса лежит на ответственности службы снабжения хозяйствующих субъектов. Нормы запасов отдельных видов материалов на складах разрабатывают служба снабжения совместно с производственно-техническими службами (в соответствии с общими нормативами, установленными вышестоящей организацией). Их указывают как специальный реквизит в карточках складского учета материалов и в материальном ярлыке в графах «Норма запаса». Обо всех случаях отклонения фактических запасов от нормы запаса, а также о материалах, лежащих без движения, заведующий складом (кладовщик) сообщает службе снабжения и бухгалтерии.

Службы снабжения обязаны своевременно (в установленные сроки) сдавать предварительно отремонтированную возвратную и залоговую тару поставщикам, тарособирающим и тароремонтным предприятиям, а также всю другую тару из-под материалов.

Отпускать продукцию и материалы со складов и принимать их на склады имеют право только лица, материально ответственные за их сохранность. Вскрытие склада в отсутствие материально ответственного лица допускается в исключительных случаях по распоряжению руководителя предприятия или его заместителя в установленном порядке. При вскрытии склада должны присутствовать представители администрации и охраны склада, которые составляют специальный акт. В акте делают ссылку на распоряжение, указывают причины вскрытия, наименование и количество отпущенной продукции и материалов в течение текущего дня.

При сдаче склада другому лицу (перемещение или увольнение материально ответственного лица или уход его по другим причинам) при индивидуальной материальной ответственности производят переучет продукции и материалов и составляют акт инвентаризации.

Аналитический учет продукции и материалов на складах (кладовых) осуществляют по сортам в соответствии с порядком их хранения, вызываемым как условиями производственного потребления, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движения продукции и материалов ведут непосредственно материально ответственные лица (заведующие складами, кладовщики и др.).

Учет на складе (кладовой) осуществляют на карточках складского учета материалов, которые выдают материально ответственные лица под расписку в реестре выдачи карточек.

На складе карточки хранят в специальных картотеках по учетным группам, а внутри группы - в порядке возрастания номенклатурных номеров. Группы и подгруппы отделяют в картотеке разделителями с проставленными на них номерами.

На каждый номер номенклатурный номер материалов открывают отдельные карточки. Карточки складского учета выдает материально ответственному лицу бухгалтерия с указанием в них точного наименования предметов, присвоенного номенклатурного номера, единицы измерения и цены. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.).

На складах (в кладовых) с небольшой номенклатурой продукции и материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах складского учета. При этом предусматривают реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

Если учет продукции и материалов на складе ведут в книге складского учета, то до передачи её на склад все страницы книги должны быть пронумерованы, о чем на последней странице книги главный бухгалтер делает соответствующую запись.

В местах хранения каждого вида продукции и материалов прикрепляют специальные ярлыки с указанием названия хранимого продукта или материала, его характеристики, а в необходимых случаях и назначения. Бланк ярлыка на каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняет заведующий складом (кладовщик) при поступлении ценностей на склад. Он может быть следующей формы.

Материальный ярлык.

Номенклатурный номер - 080113.

Наименование материалов - автомобильные шины (повышенной проходимости).

Марка - ГАЗ - 51. Размер - 7,50х20. Сорт - 1.

Единица измерения - шт. Норма запаса - 20.

На каждый вид (сорт) продукции и материалов заводят карточку или открывают отдельный счет в книге. Для каждого счета в книге складского учета отводят несколько страниц в зависимости от количества операций по данному виду материальных ценностей. В открытии книги (карточек) складского учета обязательно участвует бухгалтер материального учета. При этом необходимо строго соблюдать установленную классификацию ценностей. Остатки продукции и материалов, записанные в книгу (карточку) на начало года (месяца) заверяет подписью бухгалтер.

В карточке (книге) складского учета открывают отдельные карточки (страницы) на каждый вид продукции, переходящую с прошлого года, произведенную в отчетном году и покупную. В лимитно-заборных картах, накладных и других расходных документах указывают, какой вид продукции и по какой оценке выдают (сумму подсчитывают в бухгалтерии). Также обособленно ведут учет биопрепаратов, медикаментов и химикатов, приобретаемых за счет собственных средств и бюджетных ассигнований.

В месячных отчетах о движении материальных ценностей для продукции с разной оценкой отводят отдельные графы с тем, чтобы по ним контролировать движение продукции, имеющей одинаковую оценку.

Ежедневно на основании оформленных в установленном порядке приходных и расходных документов заведующий складом записывает в книге (карточках) все операции по приходу и расходу материалов и готовой продукции и выводит остатки. Запись в книге (карточках) складского учета производится по каждому документу (объединение нескольких документов в одну запись не допускается).

Запись в книге (карточках) складского учета данных лимитно -заборных карт и других документов производится по мере их закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца.

При этом порядке записей лимитные карты хранят вместе с соответствующими карточками складского учета.

При разноске операций в книге (карточках) и на документе проставляют порядковый номер записи с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

Ошибочные записи в книге (карточках) исправляют путем зачеркивания неправильной цифры или слова (так, чтобы их можно было прочесть) и надписи над ними правильных данных. Все исправления заверяют подписью заведующего складом, а правильность исправлений проверяют и заверяют подписью работника бухгалтерии.

Если фактический остаток материальных ценностей в книге (карточке) складского учета окажется значительно выше или ниже нормы запаса, а также при наличии материальных ценностей, находящихся долгое время без движения, заведующий складом (кладовщик) обязан поставить об этом в известность администрацию хозяйствующего субъекта.

Работники бухгалтерии систематически, но не реже 1 раза в неделю (декаду) осуществляют непосредственно на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках (книге) складского учета, произведенных материально ответственными лицами.

Проверку записей операций и выведенных остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки (книги) складского учета. Материально ответственные лица обязаны по требованию работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.

О выявленных серьезных дефектах и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен докладывать главному бухгалтеру.

Если склады расположены от офиса организации на большом расстоянии, контроль за правильным документированием операций и за ведением материально ответственным лицом складского учета допускается не на складах, а в бухгалтерии.

Заведующий складом в этом случае обязан представлять в бухгалтерию в установленный срок в 2 экземплярах сальдовую ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составляют в количественном выражении только по тем материалам, по которым имелось движение в отчетном месяце. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки 1 экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращают на склад.

Ежемесячно материально ответственные лица на основании первичных документов составляют отчет о движении материальных ценностей и представляют его в 2-х экземплярах вместе с оправдательными приходными и расходными документами в бухгалтерию. После проверки второй экземпляр отчета возвращают материально ответственному лицу.

В отчет о движении материальных ценностей и другие отчеты остатки на начало месяца по каждому номенклатурному номеру переносят из отчетов предыдущего месяца на конец месяца. Поступление и расход материалов в течение месяца отражают на основании первичных документов или записи в книге (карточках) складского учета, после чего определяют остаток на конец отчетного месяца. В отчет включают только продукцию и материалы, по которым было движение за отчетный период. Данные об остатках продукции и материалов и их движении записывает в отчет материально ответственное лицо обычно в количественном выражении и подтверждает его подписью. Таксировку и подсчет итогов в денежном выражении производят в бухгалтерии или на машиносчетной станции.

При составлении отчета большое значение имеет правильная группировка статей прихода и расхода ценностей, связанная с определенными корреспондирующими счетами.

Последовательность статей прихода и расхода устанавливает главный бухгалтер с учетом работы складов структурных подразделений.

Количество содержания статей прихода и расхода в отчете о движении материальных ценностей определяют с учетом характера производственных и хозяйственных операций. Так как детализация некоторых статей расхода имеется в других документах (например, в производственном отчете, в котором расход каждого вида материалов отражают по учетным группам), то в отчете о движении материальных ценностей эти статьи могут быть показаны одной строкой, т.е. по отрасли в целом.

В поступивших отчетах проверяют соответствие данных о движении продукции и материалов сведениям, приведенным в оправдательных документах, приложенных к отчету, после чего производят таксировку отчетов.

После проверки отчет подписывает принимающий его бухгалтер с указанием количества принятых приходных и расходных документов и подтверждением правильности определения остатков на конец отчетного месяца. Исправления в отчете заверяют подписями материально ответственное лицо и бухгалтер.

Приход и расход медикаментов (за исключением ядовитых лекарственных средств) и других лечебно-профилактических средств и материалов материально ответственные лица учитывают по предметам в количественном выражении в книге (карточках) складского учета.

Лекарства, в состав которых входят ядовитые средства, хранящиеся в субъектах подлежат предметно-количественному (кроме бухгалтерского) учету в специальных книгах, пронумерованных, прошнурованных, скрепленных сургучной печатью учреждения (хозяйства) и подписанных главным врачом и главным бухгалтером предприятия.

Книгу учета, приходные и расходные документы на лекарства, содержащие ядовитые средства, хранят в шкафу, сейфе или ящике, в котором находятся лекарства, содержащие ядовитые средства.

Все документы по учету поступления, хранения, отпуска и расходования лекарств, содержащих ядовитые средства, группируют отдельно от документов на другие медикаменты и товары и хранят в условиях, гарантирующих их сохранность в течение установленных сроков.

Ежемесячно медицинский специалист на основании первичных документов (накладных, счетов, актов, рецептов т.п.) составляет отчет о движении биопрепаратов и медикаментов в количественном и денежном выражении и представляет в бухгалтерию.

Бланки строгой отчетности в местах их хранения, а также в местах их реализации и распространения хранят в сейфах, несгораемых или железных шкафах (ящиках), в специальных кладовых на приспособленных (запирающихся) стеллажах и передают под ответственность материально ответственным лицам, на которых возложена обязанность приема, хранения, отпуска и реализации указанных знаков.

Руководители субъектов обязаны обеспечить сохранность всех бланков строгой отчетности в местах их хранения, а также при доставке с баз снабжения и несут в установленном порядке ответственность, когда по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность этих бланков.

Материально ответственные лица количественный учет бланков строгой отчетности в местах их хранения ведут в карточках складского учета по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу указанных выше бланков оформляют аналогично операциям поступления и расходования денежных средств. Данные о движении билетов, талонов, абонентов и других знаков строгой отчетности отражают в отчетах материально ответственных лиц, сальдовых ведомостях, в ведомостях сводного учета движения товарно - материальных ценностей и других аналогичных регистрах или табуляграммах отдельными позициями аналогично их учету в местах хранения.

При подготовке знаков к реализации назначаемая руководителем комиссия с участием материально ответственного лица, в подотчете которого находятся знаки, вскрывает пачки, производит полистный подсчет знаков и результаты проверки оформляет актом. При отсутствии расхождения в акте об этом делаются отметки и к нему прилагают упаковочные этикетки, а при выявлении расхождений в акте фиксируют данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке и в установленном порядке заявляют претензию изготовителям.

В зависимости от ценностей, для которых предназначены складские помещения, склады подразделяются на общие и специализированные. На общих складах находятся материалы, не требующие создания особых условий. Специализированные склады должны быть приспособлены для хранения отдельных видов материалов (зерносклады, картофелехранилище, нефтесклады).

Все склады должны быть соответствующим образом оборудованы:

материалы размещают по секциям;

склады должны быть оснащены весами, мерной тарой, оборудованием;

помещения должны закрываться, гарантируя сохранность материалов;

склады должны быть оснащены противопожарным инвентарем и оборудованием.

Складской учет организуется по месту хранения и осуществляется в Книге складского учета или карточках складского учета.

Карточки складского учета открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материалов, присваивает регистрационный номер материалов и передает на склад.

Карточки хранятся в картотеках по синтетическим счетам, субсчетам, группам и подгруппам ценностей в порядке возрастания номенклатурных номеров. Карточку ведет заведующий складом или кладовщик, записи производят на основании первичных документов по поступлению и расходу.

Вместо карточек может использоваться Книга складского учета, в которой на каждый номенклатурный номер материалов открывается отдельная страница.

Записи в книге и карточках складского учета производятся в количественном выражении.

В конце каждого месяца материально-ответственные лица составляют отчеты о движении материальных ценностей в двух экземплярах в количественном выражении на основании Книги или карточек складского учета. Один из экземпляров с приложенными первичными документами остается в бухгалтерии, второй после сверки с визой бухгалтерии возвращается материально-ответственному лицу.

В отчете показываются остатки на начало месяца, поступление, расход и выводятся остатки на конец месяца.

Данные отчетов о движении материальных ценностей служат основанием для составления соответствующих учетных регистров.

На АО «Алматы Канты» учет, товарно-материальных запасов на складах ведут материально ответственные лица либо учетчики в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер запаса открыва-ется отдельная карточка, которая из бухгалтерии на склад пере-дается в полузаполненном виде.

В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов. Записи в карточ-ки производят на основании документов.

Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и выво-да остатков в карточках. О сверке бухгалтер расписывается в специальной графе карточки.

Приемку документов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер производит путем составления «Реестра приемки-передачи документов» в одном экземпляре.

В конце месяца на склад из бухгалтерии передают книгу учета остатков материалов, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета материалов. После этого книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам материальных запасов. Таким образом, функции заведующего складом по учету материальных запасов сводятся к ведению карточек, участию в составлении реестр сдачи документов и записи остатков в книгу складского учета.

2.4 Синтетический учет движения товарно-материальных запасов

Для синтетического учета ТМЗ в Типовом плане счетов предназначены счета раздела 2 «Товарно-материальные запасы» подраздела 20 «Материалы»:

Счет 201 «Сырьё и материалы»;

Счет 202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

Счет 203 «Топливо»

Счет 204 «Тара и тарные материалы»;

Счет 205 «Запасные части»;

Счет 206 «Прочие материалы»;

Счет 207 «Материалы, переданные в переработку»;

Счет 208 «Строительные материалы и другие».

Все счета активные, основные инвентарные, материальные. На каждом из них учитывают группу однородных ценностей, которые имеют свои особенности. Рассмотрим некоторые из них.

На счете 201 «Сырьё и материалы» учитывается сырьё и материалы, входящие в состав производимой продукции как основная её часть или как компонент для изготовления этой продукции. К счету, субъект может открывать самостоятельно субсчета, необходимые для ведения учета.

На оприходование сырья и материалов составляют следующие бухгалтерские записи:

Поступивших от поставщиков

Дебет 201 «Сырьё и материалы»

Кредит 671 «Счета к оплате»

Поступивших от подотчетных лиц

Дебет 201 «Сырьё и материалы»

Кредит 333 «Задолженность работников и других лиц»

Из собственного производства, предназначенные для собственных нужд

Дебет 201 «Сырьё и материалы»

Кредит 900 «Основное производство» или 910 «Полуфабрикаты собственного производства»



На списание материалов, отпущенных на производство, бухгалтерские записи будут следующими:

Дебет 901 «Материалы. Основное производство»

921 «Материалы. Вспомогательное производство»

931 «Материалы. Накладные расходы»

Кредит счета 201 «Сырьё и материалы»

Недостача или порча сырья и материалов отражается:

Дебет 821 «Общие и административные расходы»

Кредит 201 «Сырьё и материалы»

При списании материалов, утраченных при стихийных бедствиях:

Дебет 862 «Доход (убыток) от стихийных бедствий»

Кредит 201 «Сырьё и материалы»

Счет 202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» предназначен для учета полуфабрикатов, комплектующих изделий. При этом составляются аналогичные счету 201 бухгалтерские записи. А также:

Оприходование изделий, стоимость которых оплачена из кассы, производится записью:

Дебет 202

Кредит 451 «Наличность в кассе в национальной валюте»

Полуфабрикаты, конструкции и детали, полученные безвозмездно оприходуют записью:

Дебет счета 202

Кредит счета 726 «Субсидии исполнительных органов власти» или

727 «Прочие доходы от неосновной деятельности».

Наличие и движение всех видов топлива (угля, дров, бензина, мазута, нефти) ведется на счете 203 «Топливо». К счету хозяйствующие субъекты могут открывать субсчета:

Нефтепродукты на складах;

Нефтепродукты по талонам;

Топливо в баках транспортных средств;

Нефтепродукты отработанные;

Твердое топливо;

Газ в баллонах, резервуарах и по талонам,;

Нефтепродукты для продажи.

Оприходование топлива отражается

По дебету счета 203

Кредиту счетов 671 - при поступлении от поставщиков

333 - приобретенное за счет подотчетных сумм

451 - оплаченное из кассы.

Расход топлива показывается

По кредиту счета 203 и дебету счетов:

901 -на нужды основного производства

921 -на нужды вспомогательного производства

931 - на общепроизводственные расходы

126 - на капитальные вложения.

Для учета тары из картона, древесноволокнистых, синтетических и других материалов и деталей, предназначенные для ремонта и изготовления предназначен счет 204 «Тара и тарные материалы». Тара однократного использования (бумажная, картонная), как правило, входит в отпускную цену продукции и относится на фактическую себестоимость затаренных в неё сырья и материалов. Она не подлежит возврату. Но при возможности использования или реализации её берут на учёт, на счет 204. На сумму стоимости тары, исчисленной по ценам возможной реализации или использования, уменьшают стоимость поступивших товарно-материальных ценностей. Некоторые виды тары подлежат обязательному возврату поставщикам или сдаче тара собирающим организациям. К ней относятся: металлическая (бочки, бидоны), деревянная (ящики, бочки), стеклянная (бутылки, банки), тканевая (мешки, кули), картонная (гофрированные ящики, коробки). Стоимость этой тары поставщик включает в стоимость продукции полностью, частично или её оплачивает покупатель.

Оприходование тары, произведенной собственными обслуживающими производствами, отражается записью:

Дебет счета 204 - Кредит счета 920.

Тара, оплаченная из кассы, отражается записью по Дт счета 204 - Кт счета 451, оплаченная подотчетными лицами - по Дт счета 204 - Кт счета 333.

Списание тары на операции, связанные со сбытом и реализацией продукции за счет самого субъекта Дт счета 811 - Кт счета 204.

Запасные части, предназначенные для ремонта техники, учитываются на счете 205 «Запасные части». Аналитический учет запасных частей ведется по видам запасных частей.

Оприходование отражается по Дт счета 205 и Кт счетов:

671 - при поступлении от поставщиков;

333 - при приобретении через подотчетных лиц;

920 - при оприходовании запасных частей, произведенных собственными вспомогательными производствами;

727 - при оприходовании излишков запасных частей.

Расход запасных частей показывается по КТ счета 205 и ДТ счетов:

901 - при списании на нужды основного производства;

921 - при списании на нужды вспомогательного производства;

931 - при списании запасных частей на нужды отрасли;

126 - при списании на капитальные вложения.

На счете 206 «Прочие материалы» учитывают билеты, талоны и другие знаки, предназначенные для расчетов населения за услуги; отходы производства, неисправимый брак, материалы, полученные от ликвидации основных средств, пригодные для использования на данном предприятии или для реализации.

Счет 206 дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов:

722 - при поступлении материалов от ликвидации основных средств;

900, 910, 920 - при оприходовании материалов собственного производства, предназначенные для внутреннего потребления;

901, 911, 921 - при оприходовании отходов по цене возможного использования.

Счет 206 кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов:

901, 921, 931, 821 - при списании материалов на нужды основного, вспомогательного и других производств;

811 - при списании материалов на операции, связанные со сбытом и реализацией продукции за счет данного предприятия;

821 - при недостаче и порче материалов.

На счете 207 «Материалы, переданные в переработку» учитывают материалы, переданные в переработку на сторону и в последующем включаемые в себестоимость произведенных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним предприятиям, относятся в дебет счетов, на которых учитывают изделия, полученные из переработки.

При передаче материалов в переработку на сторону делается бухгалтерская запись: Дт счета 207 - Кт счетов 201-206. Оприходование изделий, полученных из переработки (тара, строительные материалы), отражается по Дт счетов 204, 208 - Кт счета 207. Отражение затрат по переработке, оплаченных сторонним субъектам (включаются в стоимость изделий, полученных от переработки), осуществляется записью:

Дт счетов 204, 208 - Кт счетов 441, 641-643,671,687.

Счет 208 «Строительные материалы и др.» предназначен для учета всех видов строительных материалов, кроме конструкций и деталей, используемых при производстве строительных деталей, для возведения и отделки конструкций, частей зданий и сооружений: силикатные материалы (алебастр, известь, кирпич, черепица); строительный металл (железо, жесть, сталь); металлоизделия (гвозди, болты, скобы); санитарно-технические материалы (кабель, шнур, провод); химико-москательные материалы (асбест, краска, олифа). При оприходовании строительных материалов дебетуют счет 208 в корреспонденции с Кт других счетов, при расходе кредитуют счет 208 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

Рассмотрим некоторые операции по движению материалов (не рассмотренные выше):