791

92

751,00

З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження. Необхідно звернути увагу, що згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.

3.2 Постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» №663 від 23.04.1999р

Відповідно до підпункту 5.4.8 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Установити для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів) такі граничні норми добових витрат:

- у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України - 30 гривень, для відряджень за кордон - 280 гривень;

- у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються: одноразове харчування, для відряджень у межах України - 24 гривні, для відряджень за кордон - 224 гривні; дворазове харчування, для відряджень у межах України - 18 гривень, для відряджень за кордон - 154 гривні; триразове харчування, для відряджень у межах України - 12 гривень, для відряджень за кордон - 98 гривень.

2. Установити норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, згідно з додатком.

У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

Витрати на наймання житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються у разі надання оригіналів підтвердних документів.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї постанови для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

3. Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) у разі відрядження за межі України переглядаються за поданням Міністерства фінансів після прийняття закону про Державний бюджет України на наступний рік, якщо прогнозний середньорічний курс гривні до долара США відповідно до Основних напрямів грошово-кредитної політики України на новий бюджетний рік відрізняється від встановленого на попередній рік курсу більш як на 10 відсотків.

Норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у разі відрядження за межі України переглядаються, якщо виникла така потреба, за поданням Міністерства фінансів на підставі обґрунтованих пропозицій Міністерства закордонних справ.

4. Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження в межах України та за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон - у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті) як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Працівникам, які направляються у відрядження за кордон підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

Залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видала (у разі відрядження за кордон - у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.

5. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів, за винятком випадків, установлених Кабінетом Міністрів України.

Термін відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.

Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують створення належних соціально-побутових умов, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для здійснення робіт, зазначених в абзаці третьому цього пункту.

Термін відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, та за рішенням Віце-прем'єр-міністра України відповідно до функціонального розподілу обов'язків - 18 місяців.

Термін відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців.

Термін відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

6. Установити, що державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності оригіналів підтвердних документів відшкодовуються витрати:

- на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

- на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у додатку до цієї постанови, за всі дні проживання;

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

- на користування постільними речами в поїздах;

- на комісійні у разі обміну валюти.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

7. Державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження за кордон на термін до 60 календарних днів підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

- надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

- переміщення страхувальника на територію України для надання медичної допомоги;

- відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов'язані з цим витрати.

У разі коли правилами в'їзду та перебування у країні, до якої відряджається страхувальник, встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому термін дії договору страхування повинен відповідати терміну відрядження.

Якщо в країні, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

8. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1 - 4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

Витрати, відшкодовані згідно з абзацом першим цього пункту, не є надміру витраченими коштами.

9. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

10. У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

11. Міністерству фінансів внести зміни до інструкції про порядок відряджень за кордон і в межах України.

12. Особливості направлення у відрядження військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу, які проходять службу в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації, органах і підрозділах цивільного захисту, визначаються за погодженням з Міністерством фінансів відповідно Міністерством оборони, Міністерством внутрішніх справ, Службою безпеки, Службою зовнішньої розвідки, Державним комітетом у справах охорони державного кордону, Головним управлінням командуючого Національною гвардією, Управлінням державної охорони, Міністерством з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, Адміністрацією Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, а військовослужбовців Державної фельд'єгерської служби при Державному комітеті зв'язку та інформатизації - також Державним комітетом зв'язку, та інформатизації.

12. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. N 977.

Працівникам, які направляються у відрядження за кордон для здійснення робіт, зазначених в абзаці третьому та шостому пункту 5 цієї постанови, у разі їх перебування у відрядженні понад 60 календарних днів добові витрати починаючи з 61 дня виплачуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених пунктами 1 і 2 цієї постанови для працівників відповідних підприємств, установ та організацій.

13. Затвердити розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників, що додаються.

14. Визнати такими, що втратили чинність:

постанову Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (Офіційний вісник України, 1998 р., N 1, ст. 20);

постанову Кабінету Міністрів України від 10 липня 1998 р. N 1046 "Про внесення змін і доповнень до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10" (Офіційний вісник України, 1998 р., N 28, ст. 1039).

3.3 Первинна документація з обліку розрахунків з підзвітними особами

Службові відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника.

Місцями виконання доручення - можуть бути як населений пункт (пункти так і окремі об'єкти заповідник, будівельний майданчик, географічний об'єкт, військова частина тощо).

Термін відрядження встановлює керівник.

Цей термі у межах України може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників для виконання монтажних налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

У службові відрядження скеровуються працівник підприємства, які перебувають у трудових відносинах з підприємство, а також фізичні особи, які належать до керівного складу підприємства.

Первинні документи для службового відрядження.

Керування працівника у відрядження супроводжуються оформленнями таких первинних документів:

- завдання на відрядження;

- наказу розпорядження керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;

- попереднього кошторису витрат на відрядження;

- посвідчення про відрядження і запису в Журналі документів про зв'язок відрядження з діяльність підприємства.

Приватний підприємець також повинне видавати наказ і за необхідності, завдання на скерування в службове, відрядження найманих працівників і себе.

Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж як і для підприємств та організацій. За дотримання всіх вимог витрат на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємства.

Завдання на відрядження Постановою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання)_ підписує керівник структурного підрозділу, начальник цеху, служби відділу тощо). Від якого співробітник іде у відрядження.

На середніх і малих підприємствах обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступника або керівники служб товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін. (Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об'єднанні в одному документі).

На початку року, при визнанні облікової політики підприємства розробляється і затверджується керівником підприємства список можливих авансотримачів підзвітних осіб, який, на підставі наказів керівника протягом року, можна коригувати. Видача грошових коштів та звіт працівникам, які входять до списку авансотримачів дозволяється лише після погашення заборгованості за раніше отриманими сумами.

Відрядження належить до службових обов'язків працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:

Жінки, які мають дітей до 3-х років або вагітні. Скерування їх у відрядження забороняється ст. 176 КзПП;

Жінки, які мають дітей від 3 до 14 років скерування їх у відрядження можливе лише за їх згодою;

На час відрядження за працівником зберігається місце його роботи й середня зарплата у тому числі й за час перебування в дорозі.

Заповнення авансового звіту підзвітною особою

Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі (їй грошових коштів (на господарські потреби, на купівлю сільськогосподарської продукції, при скеруванні в службове відрядження в межах України або за кордон зобов'язана заповнити авансовий звіт - про витрачені грошові кошти. Порядок складання цього документа підзвітною особою і працівником бухгалтерії в загальному вигляді.

Працівники підприємства, які отримали готівкові грошові кошти на службове відрядження під звіт як і такі що не отримали їх зобов'язані подати (до бухгалтерії звіт про витрачені суми з додатком відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.

Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові пошти на витрати на відрядження й на виробничі потреби повна протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження зобов'язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти:

Один - про кошти на відрядження. Другий - про витрачені кошти, господарські потреби.

До складу витрат на проїзд до місця відрядження і назад включають витрати на попереднє замовлення квитків їх вартість, оренду постелі в поїздах, оплату зборів і аеропорту, провезення багажу.

При використання службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж.

Під час такої від відшкодовують й інші витрати, викликані технічним обслуговуванням стоянкою, паркуванням зборами за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Витрати на стоянку, придбання пально-мастильних матеріалів для легкового автотранспорту не враховуються в складі витрат на зарубіжне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, у вагові витрати включаються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.

До інших витрат на відрядження належать:

- оплата телефонних рахунків;

- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд;

- комісійні на придбання іноземної валюти;

- витрати на обов'язкове страхування;

- інші витрати, пов'язані при дотримання правил в'їзду, перебування в місці відрядження.

Усі нормативно допустимі витрати на відрядження за кордон необхідно класифікувати за двома групами:

- оплачувані безпосередньо підприємством, не відшкодовуються підзвітній особі;

- які відшкодовуються підзвітній особі.

Всі записи в посвідчені на відрядження повинна бути завірені печаткою, що посвідчує підпис особи, до обов'язків якої належить йог реєстрація. При відрядженні в країни з якими встановлений повний прикордонний контроль до авансового звіту додається також завірена відділом кадрів ксерокопія відміток пропускних пунктів прикордонних відміток у закордонному паспорті. Якщо їх нема добові не нараховуються відрядження вважається таким, що не відбулося. Якщо дати вказані в посвідченні на відрядження не зберігаються з датами перетину кордонів у закордонному паспорті добову за час проїзду по території України або за час транзитних зупинок нараховують у розмірі передбаченому для відряджень у межах України 18 грн. за добову.

Розмір добових може бути зменшений, якщо в рахунки готельних господарстві включені витрати на харчування або їх погашає приймаюча сторона. Постанова № 663 п 161:

- при одноразовому харчуванні - 20,16 грн. за добу;

- при дворазовому харчуванні - 138,66 грн. за добу;

- при триразовому харчуванні - 88,20 грн. за добу.

Підзвітні особи - це працівники підприємства, яким видані грошові кошти, під звіт.

Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку пд. Звіт затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні господарські витрати, пов'язані з відрядженням на визначений термін, мету.

Підприємство, яке направляє працівника у відрядження повинна зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження такому працівникові у спеціальному журналі.

Значення бездоганного заповнення первинних документів для розрахунків з підзвітними особами. Враховуючи, що в обліку дрібниць нема, підкреслимо велике значення саме цієї першої операції. Здійснювані при її проведенні процедури - видання наказів, розпоряджень, встановлення мети залучення підзвітної особи, укладення договору про матеріальну відповідальність в необхідних випадках, складання посадових інструкцій, формулювання службових обов'язків працівника, встановлення термінів залучення працівника, розрахунки сум грошових коштів, заповнення посвідчень, реєстрів, журналів, відомостей і т.п. - передбачають дотримання відомих правил оформлення документів.

Під час перевірок контролюючими органами первинні документи, які на стадії їх складання не відносяться безпосередньо до ведення бухгалтерського обліку, також є об'єктом ревізії. Від послідовного і ретельного заповнення всіх реквізитів у первинних документах і реєстрах залежить проведення облікових процедур. Помилки і неточності, допущені при цих операціях, в наступних операціях виправити неможливо.

3.4 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися такі субрахунки, наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки. Синтетичний облік ведеться в Журналі - ордері № 7 ( додаток 6 ).На кожну підзвітну особу використовують окремий рядок, у якому зазначають вступний залишок (якщо він був), видачу авансу, використання підзвітних сум відповідно до затвердженого авансового звіту, поверненя невикористаного авансу або відшкодування сум перевитрати.

Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України; для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт він визначається за останнім днем завершення будівництва.

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження. Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім'я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Форма посвідчення затверджена наказом ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

Фактичні витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і фіскальними чеками магазинів, квитанціями відділень зв'язку, актами купівлі-продажу -- на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо -- на підтвердження витрат на відрядження. Зведеним документом витрат, оплачених підзвітними особами, є авансовий звіт, який складається не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження і на наступну добу після одержання авансу на господарські потреби.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:

а) на відрядження:

Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» -- за відрядження цехового персоналу,

Д-т 92 «Адміністративні витратами» -- за відрядження загальногосподарського персоналу.

б) на господарські витрати:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» -- на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання

Д-т 15 «Капітальні інвестиції» -- при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

Д-т 30 «Каса»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси", входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану, в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи на оплату службових відряджень і на придбання ТМЦ відповідно до п. 7 стандарту 16 "Витрати " відображаються у складі витрат того періоду, в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти -- авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

В комп'ютерному світі на даний момент активно розвивається Windows-технологія, яка активно проникає в область автоматизації бухгалтерського обліку, тому в даному розділі я розгляну комп'ютерну форму бухгалтерського обліку, орієнтовану на технологію Windows. В основі подачі матеріалу стала популярна комп'ютерна програма "1С: Бухгалтерія", яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма.

Розрахунки з підзвітними особами - фізичними особами ведеться, як правило, в готівковій формі через касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із працівниками організації в готівковій формі.

Операція 1.

15 червня 2007 р. в ТОВ СОП «Щасливе», Левицькою О.В. знято з Р/р 115 грн. для закупки розхідних матеріалів. Для виконання даної операції передбачено в режимі "Документы и расчеты" документ КАСА: прихідний касовий ордер".

Малюнок 1.

Заповнивши форму діалогу зображеного в малюнку 1 в натиснувши клавішу Enter ми тримаємо наступні записи в журналі операцій:

Операція 2

Левицькому В.М. видано з каси 115 грн. для закупки розхідних матеріалів. Для виконання даної операції передбачено в режимі "Документы и расчеты" документ КАСА: Видатковий касовий ордер".

"Видатковий касовий ордер " Малюнок 2

Заповнивши форму діалогу зображеного на малюнку 1 і натиснувши клавішу Enter ми маємо видатковий касовий ордер.

В журналі операцій зроблено наступні проведення:

Дт 372 субконто Працівники/ Левицький В.М. Кт 301 на суму 115грн. при чому компютер видає аналітику по конкретному субконто, що дає можливість в будь-який момент побачити сальдо по розрахунках з даним працівником.

"Записи в журналі операцій по авансовому звіту " Малюнок З

Аналогічним чином програма дає можливість вводити авансові звіти (в журналі операцій такі проведення відображаються як показано на малюнку 3, акти прийомки-передачі цінностей заповнивши форму діалогового вікна, після чого робить, налагоджені проведення, результати яких може видавати в різних формах, таких наприклад як: "Оборотна сальдова відомість", "Оборотна сальдова відомість по рахунку", "Аналіз рахунку по датам", «Головна книга», велика кількість довільних звітів, може легко наладити сам користувач та багато інших необхідних в роботі довідок, реєстрів та звітів.

Отже вищезгадана програма дає можливість бухгалтеру швидко опрацювати необхідну інформацію, особливо важливою у вищезгаданій програмі є можливість індивідуального налагодження операцій, форм документів, рахунків і проведень для кожної організації, а керівнику прийняти єдине вірне рішення на основі отриманої інформації.

Висновки

В даній курсовій роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Операції з підзвітними особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб підприємство часто купує сировину, матеріали та інші необхідні для роботи підприємства речі, бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах потрібних для життєдіяльності підприємства, так як всі ці операції вимагають затрат і правильна їх оцінка відображається на вартості продукції, облік має вестись дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними аналітичними розгалуженнями. Загально відомо, що бухгалтерський облік повинен відповідати не лише вимогам Податкових Інспекцій та інших контролюючих державних установ, а й обов'язково вимогам керівника, інвестора, акціонера та інших зацікавлених інформацією людей, тому в сучасних умовах основними критеріями ефективного обліку є точність, доступність, складна аналітика, та оперативність. Для виконання всіх вищезгаданих завдань необхідне виконання багатьох операцій кожного дня, що дуже важко, навіть неможливо виконати вручну такою кількістю людей яку може найняти підприємство (особливо мале таке як ТОВ СОП «Щасливе» не понісши надто великих адміністративних витрат для діяльності підприємства. Тому в наш час бухгалтерський облік стає комп'ютерним обліком.

Досить доцільно для удосконалення аналітики по виданих і використаних коштах використовувати розбиття рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами " на субрахунки третього порядку: 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 " Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки, для того щоб чітко бачити по сальдо та оборотах по даних субрахунках мету використання коштів їх форму та інші корисні дані які необхідні підприємству відповідно до специфіки його діяльності. Для прийняття необхідного ефективного рішення керівнику постійно потрібна детальна, точна, і що неменше важливо оперативна інформація, для чого потрібно своєчасно обробити багато різноманітної інформації. Таку велику кількість інформації своєчасно опрацювати одна людина самостійно не в змозі, таким чином для коректної роботи підприємства керівник змушений найняти велику кількість бухгалтерів, що неминуче призвело б до занадто великих витрат на оплату їх праці, тому я вважаю що в сучасних умовах використання комп'ютера стає необхідністю, оскільки використання відповідної бухгалтерської програми дозволяє своєчасно і швидко опрацювати величезну кількість різноманітної інформації без застосування надто великої кількості трудових ресурсів.

Список використаної літератури

1. Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 р.

2. Закон України ”Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999р. №996-XIV

3. Закон України від 22.05.97 р. №283 "Про оподаткування прибутку підприємств".

4. Постанова КМУ від 23.04.99р. №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"

5. Інструкція від 20.06.95 р. №4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України". Затверджена постановою Правління НБУ від 20.06.95 р. №149.

6. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (в редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 р. №146), зареєстрована в Міністерстві юстиції України 29.06.99 р. за №418/37111.

7. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ. Затверджена Наказом Держказначейства України від 08.12.2000р. №125.

8. Зразки документів, необхідні для створення ВАТ та їх функціонування в післяприватизаційний період. Затверджені рішенням ФДМ України від 5.05.96 р. №71-р.

9. Кодекс законів про працю України, затверджений Законом України №322-VIII від 10.12.71 р.

10. "Бізнес" додаток "Бухгалтерія" 13 листопада 2000р.//Назарбаева P. "Розрахунки з підзвітними особами

11. Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, затверджений постановою Правління Національного банку України від 02.02.95 р. №21 із змінами та доповненнями.

12. В.Ю.Бугай, О.С.Кириченко, О.Б.Мелень, Р.Я.Оріховський “Комп”ютерні основи”- ВПТ “Вік”, Коломия 2001.

13. Бухгалтерський фінансовий облік: Підруч. для студ. спеціальності «Облік і аудит» вищих навч. закл./За ред.Ф.Ф.Бутинця. - 4-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 688с.

14. Ф.Ф. Бутинець “Бухгалтерський фінансовий облік”- Житомир, ЖІТІ 2000

15. С.Ф. Голов “Бухгалтерський облік і фінансова звітність в Україні” - ТОВ “Баланс-клуб” Дніпропетровськ 2000

16. Є.Є. Лендел, В.З. Гінзелевич, С.С. Монолатій “Табличний процесор Excel: основи роботи” - ПП “ЛГМ”, Ужгород 2003.

17. Т. Г. Макаревич «Бухгалтерський облік на с/г підприємствах» - Київ, 2005

18. М.В. Кужельний, В.Г. Лінник “Теорія бухгалтерського обліку” - КНЕУ, Київ 2001

19. В.В. Сопко “Бухгалтерський облік” - КНЕУ, Київ 2000

20. H.M. Ткаченко ''Бухгалтерський фінансовий облікна підприємствах України"5-те видання, доповнене йперероблене)Київ "АСК"2000..

21. Н.В. Чебанова, Ю.А.Василенко “Бухгалтерський фінансовий облік” - Видавничий центр “Академія” , Київ 2002.

Додаток

Прем'єр-міністр України

В. Пустовойтенко

Додаток

до постанови Кабінету Міністрів України

від 23 квітня 1999 р. N 663

(у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. N 977)

Норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів

(доларів США)

Назва країни	Норма добових витрат	Гранична норма відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу (не більш як)
Австралія	35	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Австрія	45	105
Азербайджан	25	69
Албанія	33	100
Алжир	37	195
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Ангола	44	195
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Андорра	36	66
Антигуа і Барбуда	45	89
Аргентина	42	110
Афганістан	38	63
Багамські Острови	36	53
Бангладеш	33	63
Барбадос	37	53
Бахрейн	36	79
Беліз	34	53
Бельгія	50	200
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Бенін	37	60
Бермудські Острови	34	55
Білорусь	25	69
Болгарія	34	80
Болівія	34	63
Боснія і Герцеговина	36	90
Ботсвана	32	74
Бразилія	38	132
Бруней	29	130
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 818 від 29.06.2004 р.]
Буркіна-Фасо	40	56
Бурунді	37	63
Вануату	35	51
Великобританія	50	240
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Венесуела	35	63
В'єтнам	32	90
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Вірменія	25	69
Габон	40	90
Гаїті	35	63
Гайана	36	90
Гамбія	37	63
Гана	35	69
Гватемала	33	63
Гвінея	36	84
Гвінея-Бісау	44	50
Гібралтар	33	40
Гондурас	36	40
Гонконг	34	121
Гренада	44	63
Греція	44	133
Грузія	25	79
Данія	44	170
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Джибуті	40	55
Домініканська Республіка	34	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 818 від 29.06.2004 р.]
Еквадор	30	110
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Екваторіальна Гвінея	38	35
Еритрея	36	40
Естонія	34	74
Ефіопія	40	63
Єгипет	36	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Ємен	36	150
Замбія	34	78
Заморські території Франції	37	93
Зімбабве	35	63
Ізраїль	43	121
Індія	38	145
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Індонезія	39	115
Ірак	39	80
Іран	32	105
Ірландія	37	160
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Ісландія	39	160
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Іспанія	39	135
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Італія	50	200
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Йорданія	34	95
Кабо-Верде	31	55
Казахстан	25	100
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Кайманові Острови	36	90
Камбоджа	36	63
Камерун	39	60
Канада	45	130
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Катар	34	111
Кенія	34	84
Киргизстан	25	69
Китай	50	140
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Кіпр	38	140
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Кірибаті	43	40
КНДР	35	111
Колумбія	34	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Коморські Острови	37	55
Конго	40	100
Демократична Республіка Конго (Заїр)	37	67
Коста-Ріка	33	63
Кот-д'Івуар	40	84
Куба	40	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Кувейт	36	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Лаос	36	63
Латвія	34	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Лесото	33	40
Литва	34	100
Ліберія	36	40
Ліван	39	90
Лівія	39	200
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Ліхтенштейн	39	63
Люксембург	44	83
Маврикій	30	69
Мавританія	38	60
Мадагаскар	37	69
Макао	31	65
Македонія	36	95
Малаві	35	63
Малайзія	33	115
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Малі	40	90
Мальдіви	32	63
Мальта	33	63
Марокко	37	63
Мексика	33	130
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Мозамбік	38	69
Молдова	25	95
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Монако	36	120
Монголія	39	79
М'янма	33	75
Намібія	33	100
Науру	31	40
Непал	29	63
Нігер	37	90
Нігерія	42	250
Нідерланди	41	130
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Нікарагуа	36	74
Німеччина	50	121
Нова Зеландія	26	80
Норвегія	46	160
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Об'єднані Арабські Емірати	38	140
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Оман	36	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Пакистан	37	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Палау	29	50
Панама	34	63
Папуа-Нова Гвінея	39	120
Парагвай	31	40
Перу	34	130
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Південно-Африканська Республіка	36	140
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Польща	38	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Португалія	40	90
Пуерто-Ріко	32	63
Республіка Корея	44	190
Росія	37	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Руанда	39	63
Румунія	37	110
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Сальвадор	30	37
Самоа	27	36
Сан-Марино	29	74
Сан-Томе і Принсіпі	34	63
Саудівська Аравія	39	110
Свазіленд	31	63
Сейшельські Острови	40	130
Сенегал	40	70
Сент-Люсія	42	79
Сербія	37	125
[Додаток доповнено позицією згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 514 від 21.03.2007 р.]
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Сінгапур	35	150
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 818 від 29.06.2004 р.]
Сирія	39	131
Словаччина	34	95
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Словенія	36	110
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Соломонові Острови	33	60
Сомалі	33	35
Співдружність Домініки	40	63
Судан	42	137
Суринам	39	69
США	50	240
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Сьєрра-Леоне	37	63
Таджикистан	25	69
Таїланд	37	110
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Тайвань	34	74
Танзанія	34	63
Того	38	63
Тонга	30	35
Трінідад і Тобаго	37	79
Туніс	36	80
Туреччина	39	120
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Туркменістан	25	69
Уганда	38	69
Угорщина	34	88
Узбекистан	25	69
Україна	30 гривень	250 гривень
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Уругвай	32	75
Фіджі	29	40
Філіппіни	36	121
Фінляндія	41	170
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Франція	50	170
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Хорватія	37	90
Центральноафриканська Республіка	43	80
Чад	45	80
Чехія	34	135
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]
Чилі	33	100
Чорногорія	37	100
[Додаток доповнено позицією згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 514 від 21.03.2007 р.]
Швейцарія	44	105
Швеція	44	101
Шрі-Ланка	34	63
[Позицію виключено згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 514 від 21.03.2007 р.]
Ямайка	38	90
Японія	50	250
[Позицію викладено у новій редакції згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]

Примітки. 1. Граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу встановлені з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні переговори), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги, які відшкодовуються у розмірі, встановленому пунктом 6 постанови, та витрат на оплату податку на додану вартість).

[У пункт 1 примітки внесено зміни згідно з Постановою Кабінету Міністрів України N 209 від 19.03.2008 р.]

2. Забезпечення працівників коштами у разі відрядження за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкодування витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Размещено на Allbest.ru