На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).

Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

3.8 Формирование дел

В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Рис 15. Окно «Опись дел»

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.

Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

3.9 Информационно-справочная работа

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Рис 16. Окно поискового запроса

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

Рис.17 Окно «Отчетные формы»

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

· Сведения о документообороте.

· Сводка об исполнении.

· Справка-напоминание об исполнении поручений.

· Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

· Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

3.10 Удаленный доступ к данным и функциям

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

Рис.18 Окно «Дело-Web»

· регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );

· регистрация связанных документов;

· прикрепление файлов к РК;

· заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

· вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

· ввод отчетов об исполнении поручений;

· работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

· согласование (визирование) и подписание проектов документов;

· поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

· полнотекстовый поиск документов;

· использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

· разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу

4 глава. Влияние электронного документооборота на деятельность организации

4.1 Эффект от внедрениея СЭД

По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

· Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

· Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

· 20 % - поиск и ожидание поступления документов;

· 20 % - согласование и утверждение документов;

· 10% - передача документов между подразделениями;

· 10% - подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД - более 60%.

Из таблицы следует, что при использовании СЭД экономится 72,5 % времени.

4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»

· Уменьшаются затраты.

· Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

· Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

· Увеличивается скорость реагирования на запрос.

· Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

· Обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

· Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

· Изменение корпоративной культуры - внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

· Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

· Более быстрое и качественное принятие решений.

· Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

· Повышение привлекательности для инвестиций.

· Облегчение внедрения системы управления качеством.

· и многое другое.

Эффективность внедрения системы «ДЕЛО» для различных категорий пользователей организации:

· Руководителей. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

· Должностных лиц (исполнителей). Система электронного документооборота «ДЕЛО» предоставляет «виртуальное рабочее место», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

· Служб документационного обеспечения. Система электронного документооборота «ДЕЛО» является профессиональным решением для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

· Помощников руководителей и секретарей-референтов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет поддерживать качественное информационное и документационное обеспечение руководства.

· ИТ-специалистов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» имеет гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

При использовании СЭД «ДЕЛО» получаем:

· Экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды.

· Ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.

· Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.

· Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.

· Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

· Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами - СЭД «ДЕЛО» обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации.

Список использованной литературы

1. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. 432с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2007. - 384 с.

3. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

4. http://cognitive.ru/products/euph-doc/

5. http://www.optima-workflow.ru/

6. http://www.lanit.ru/search/index.php?q=LanDocs&s=

7. http://www.boss-referent.ru/about/

8. http://www.directum.ru/315412.aspx

9. http://www.naudoc.ru/

10. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

Размещено на Allbest.ru