Организация документооборота и состав документации

На практике даже при централизованной обработке корреспонденции выделяют часть, обрабатываемую на рабочих местах: в бухгалтерии, библиотеке, секретарем руководителя и т.д. Путь движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно так же от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документа при согласовании и подписании Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ. // Секретарское дело 2003. № 3..

Одним из важнейших факторов, определяющих форму организации делопроизводства и систему управления всей службой ДОУ, является объем документооборота.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 1999-01-01. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. Пункт 60..

Учет объема документооборота необходим для выполнения целого ряда производственных операций:

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

· определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. С. 132..

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.

Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов несовершенна Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. С. 132..

Таким образом, резюмируя приведенные аргументы, необходимо отметить, что документооборот, с одной стороны, зависит от формы организации системы управления и службы ДОУ, но, с другой стороны, именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть и определяет наиболее адекватную форму.

1.3 Характеристика основных направлений документопотоков в документообороте организаций

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток (поток документальной информации) -- это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее об-разование». -- Ростов н/Д: Феникс, 2004. .

Документопотоки различают:

1). По направлению;

2). По отношению к управленческому процессу.

По направлению документопотоки делятся на следующие виды:

1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:

3. Восходящие потоки -- это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

4. Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту они подразделяются на:

· Входящий документопоток.

· Исходящий документопоток.

· Внутренний документопоток Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее об-разование». -- Ростов н/Д: Феникс, 2004. С. 88..

Соотношение этих компонентов документопотока представлено на схеме 2.

Схема 2.Документооборот предприятия и его основные компоненты

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004.-- 219 с : ил. С. 6 - 16..

Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

1. доставку и прием документов;

2. первичную обработку документов;

3. предварительное рассмотрение документов;

4. рассмотрение документов руководством предприятия;

5. передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

6. осуществление контроля за исполнением документов;

7. прием исполненного документа, его помещение в дело;

8. последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001. С.21 - 25..

Алгоритм работы с входящими документами представлен на схеме 3.



Схема 3.Блок-схема работы с входящими документами Делопроизводство на компьютере. Мастер-самоучитель. /Alex SOFT^TM CO. Ltd. Copyright 1997 - 2003/ [CD-ROM].

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

· составление проекта документа;

· согласование проекта;

· проверка правильности оформления документа, печать;

· подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска

печати);

· регистрация;

· тиражирование;

· отправка первого экземпляра документа адресату;

· подшивка второго экземпляра в дело Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т.В. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. с. 54..

Порядок обработки исходящих документов представлен на схеме 4.

Схема 4.Порядок обработки исходящих документов

Данный алгоритм более подробно рассмотрен в последних исследованиях, посвященных электронному документообороту Делопроизводство на компьютере. Мастер-самоучитель. /Alex SOFT^тм CO. Ltd. Copyright 1997 - 2003/ [CD-ROM].

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы. Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Алгоритм обработки внутренних документов представлен на схеме 5.

Схема 5.Порядок перемещения внутренних документов организации Делопроизводство на компьютере. Мастер-самоучитель. /Alex SOFT^тм CO. Ltd. Copyright 1997 - 2003/ [CD-ROM]

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· содержанием или функциональной принадлежностью;

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 152-178. .

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Решающими при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003. (Серия "Высшее образование"). С. 152 - 178..

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Таким образом, документопотоки различны по составу, количеству и направлению движения. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации должен быть разработан маршрут прохождения и составлена схема работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

1.4 Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1. Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.1.) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1.Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.1.. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

· получена доплатная корреспонденция;

· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с..

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. С. 132..

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. С. 132.. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса Делопроизводство: Учебник для вузов / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под общ, ред. проф. Кузнецовой Т.В. - М.: МЦФЭР, 2004. С. 50-59..

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

· если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

· если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

· если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";

· если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;

· если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.1..

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. ;

2.Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.1..

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения Там же. Раздел 3.1.1..

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей Там же. Раздел 3.1.1..

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· перечня должностных лиц и их обязанностей;

· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с..

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. Там же..

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с..

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время⁵³ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.1. ;

3.Регистрация документов.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения⁵⁴ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 66..

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.⁵⁵ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - С. 308..

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочную работу по документам Там же..

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.2.1..

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

· печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

· информационные материалы, присланные в копии для сведения;

· поздравительные письма и телеграммы;

· прейскуранты;

· пригласительные билеты;

· программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе Там же. - Раздел 3.2.1..

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется Там же. - Раздел 3.2.1..

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.2.1..

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

· внутренняя переадресация документов по исполнителям;

· код по тематическому классификатору;

· ключевые слова;

· количество листов документа;

· наличие приложений;

· должностное лицо, поставившее документ на контроль;

· промежуточные сроки исполнения;

· перенос сроков исполнения;

· срок хранения документа;

· статус документа (проект, версия);

· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . - М., 2006. - Пункт 4.1.8. .

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией;

4.Организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов).

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.1.3., которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. С. 192..

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С. 125..

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение Там же..

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами в программном продукте "ДЕЛО-Предприятие" используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

С полным описанием функциональных возможностей системы "ДЕЛО-Предприятие" можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта;

5.Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Раздел 3.1.2.

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Там же. Раздел 3.1.2.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку Там же. Раздел 3.1.2..

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки Там же. Раздел 3.1.2..

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня Там же. Раздел 3.1.2..

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 192..

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . М., 2006. Пункт 3.4. .

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Например, для автоматизации вышеуказанных этапов документооборота можно использовать программный продукт "ДЕЛО-Предприятие", поддерживающий полный жизненный цикл документа в организации и входящий в семейство программных продуктов "ДЕЛО".

Также, говоря о документообороте и его этапах, необходимо отметить, что для изучения данного вопроса можно воспользоваться учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей".

Таким образом, исследуя движение документации предприятия нами выделено несколько основных, последовательных этапов документооборота. А именно:

1. Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка); поступающих в организацию документов;

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3. Регистрация документов;

4. Организация движения документов внутри организации;

5. Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

При соблюдении службой ДОУ всех этапов документооборота обеспечивается более рациональное использование рабочего времени, сохранность всех документов, поступивших или созданных на предприятии, а так же их исполнение.

В заключении теоретической части данного исследования мы констатируем, что для обеспечения высокоэффективной работы службы делопроизводства необходимо четко определить характер, структуру и основные принципы документооборота конкретного предприятия. На основании характеристик документооборота и его объемов появляется возможность создания адекватной формы организации службы ДОУ. Вместе с этим, четкая структуризация основных направлений документопотоков в документообороте организации и исполнение главных принципов движения документов обеспечивает своевременное принятие управленческих решений и, как следствие, повышение эффективности и конкурентоспособности всего предприятия.

Глава II. Анализ основных характеристик документооборота в ООО "Уралдомнаремонт" в контексте поиска путей его оптимизации

2.1 Характеристика структуры и функций сектора делопроизводства ООО «Уралдомнаремонт» как экспериментальной базы исследования

Объектом исследования настоящей работы является документооборот строительной организации ООО "Уралдомнаремонт". Как и все другие предприятия, представленное нами имеет свой устав. Ниже приведены основные пункты устава ООО "Уралдомнаремонт".

1 . Общие положения

1.1.Общество с Ограниченной Ответственностью "Уралдомнаремонт" (далее -- Предприятие) создано 19 августа 2002г и является самостоятельным субъектом хозяйственной деятельности. Сокращенное наименование: ООО "УДР". Место нахождения Предприятия: Свердловская обл. г. Нижний Тагил ул.Металлургов 1.

Предприятие в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства Российской Федерации, законодательством субъекта Федерации, уставом Предприятия.

Предприятие является юридическим лицом, имеет текущий счет, расходы по которому определяются по смете доходов и расходов. Предприятие имеет необходимые для осуществления своей деятельности круглую печать, штампы и бланки, содержащие его наименование и соответствующие реквизиты.

Общее руководство и контроль над деятельностью Предприятия осуществляет его руководитель в лице директора.

2.Цель и виды деятельности предприятия

2.1. Основной целью Предприятия является осуществление деятельности по строительству, ремонту и обслуживанию металлургического оборудования.

3. Имущество и финансы Предприятия

3.1. Имущество Предприятия формируется в установленном законодательством РФ порядке.

Предприятие использует имущество в соответствии с целями и функциями, определенными настоящим Положением, и в порядке, установленном законодательством РФ.

Финансирование деятельности Предприятия осуществляется за счет средств, полученных в виде оплаты деятельности, указанной в (п.2.1).

Полученные Предприятием средства используются исключительно для достижения целей его деятельности (выполнения возложенных на него функций), в том числе на расходы по содержанию аппарата управления, материально-техническое обеспечение, формирование информационного банка данных.

4. Права и обязанности Предприятия

4.1. В целях осуществления своей деятельности Предприятие имеет право:

4.1.1. Запрашивать и получать в установленном законодательством РФ порядке от органов государственной власти и местного самоуправления, юридических и физических лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления своей деятельности.

Заключать с юридическими и физическими лицами договоры, необходимые для реализации задач своей деятельности, выступать от своего имени истцом и ответчиком в судах и органах арбитража.

Использовать закрепленное за Предприятием имущество по целевому назначению в соответствии с законодательством РФ и настоящим Положением.

4.2. Предприятие обязано:

Представлять в органы ведомственного (территориального) управления сведения и материалы по вопросам, отнесенным к их ведению.

Вести бухгалтерский учет и статистическую и бухгалтерскую отчетность в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Обеспечивать сохранность и целевое использование имущества и создаваемых в процессе деятельности информационных ресурсов Предприятия.

Вести кадровый учет в установленном законодательством РФ порядке.

5. Управление Предприятием

Предприятие возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности общим собранием учредителей.

Директор Предприятия по должности является прямым начальником для всего персонала Предприятия.

Директор Предприятия действует от имени и в интересах Предприятия.

Полномочия директора Предприятия определены заключенным с ним трудовым договором, настоящим положением и положением о единоличном органе управления.

В своей деятельности директор Предприятия руководствуетсязаконодательством РФ, постановлениями, решениями и приказами органа ведомственного (территориального) управления и настоящим положением.

Директор Предприятия в пределах своих полномочий издает приказы, дает указания и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками Предприятия.

5.7.Директор Предприятия несет персональную ответственность за невыполнение (ненадлежащее выполнение) Предприятием установленных показателей деятельности (возложенных на него функций).

Организацией документационного обеспечения предприятия ООО «Уралдомнаремонт» занимается специально созданное структурное подразделение - административный отдел, в котором выделены 2 подотдела:

1. сектор делопроизводства

2. организационный сектор.

Непосредственно вся деятельность по документированию управленческих процессов находится в ведении сектора делопроизводства, который имеет собственную организационную структуру, представленную на схеме № 6.

Организация документационного обеспечения управления, требования по созданию и оформлению документов регламентируется определенными законодательными и нормативно-методическими актами. Они используются в качестве справочного материала для организации и ведения документационного обеспечения управления предприятия.

1.Законодательные акты:

· Конституция РФ Конституция Российской Федерации. [http: // garant.park.ru].;

· Трудовой кодекс Трудовой кодекс Российской Федерации. [http: // garant.park.ru].;

· Федеральный закон «О техническом регулировании»;

· Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» Федеральный закон от 8 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». [http: // garant.park.ru].;

· Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [http: // garant.park.ru].;

· Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г [http://www.internet-law.ru/intlaw/laws/ecp.htm]4

· Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.) Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.) [http://allru.org/BPravo/DocumShow.asp?DocumID=96645].;

· Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) [http://www.vcom.ru/cgi-bin/db/zakdoc?_reg_number=%D09100971].4

· Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.) Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.) [http://www.garant.ru/law/12029354-000.htm]..

2. Нормативно-методическая документация и подзаконные акты

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году Государственная система документационного обес-печения управления. Основные положения. Общие тре-бования к документам и службам документационно-го обеспечения управления [http://www.termika.ru/dou/docs/na33.html];

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 27 ноября 2000 г. № 68 Типовая инструкция по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти, утвержденная При-казом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 но-ября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. № 68 [http://www.termika.ru/dou/docs/na68.html].;

· Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др Государственная система стандартизации Россий-ской Федерации [http://www.gvozdik.ru/documents/501.html].;

· ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система органи-зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml].;

· ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [http://www.termika.ru/dou/docs/gost51141.html].;

· Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 января 1993 г Общероссийский классификатор управленческой докумен-тации (ОКУД) № 299 от 30 декабря 1993 г [http://doc.unicor.ru/classifiers/classifiers-OKUD.htm].. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Основным нормативным документом, регламентирующим непосредственно работу персонала сектора делопроизводства, является его Положение:

1. Цели и задачи сектора делопроизводства предприятия

1.1. Основной целью сектора делопроизводства являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, сектор делопроизводства решает следующие задачи:

1.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

1.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организацииработы с документами, информационно-поисковых систем, контроляисполнения и подготовки документов к передаче в ведомственныйархив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующиминормативами.

1.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2. Функции сектора делопроизводства

2.1. В соответствии с возложенными задачами сектор делопроизводства осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

Разработка (совместно с соответствующими структурнымиподразделениями организации) мероприятий по совершенствованиюформ и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.