Порядок оформления докладных, объяснительных и служебных записок
Особенности оформления информационно-справочных документов, основные требования, предъявляемые к ним. Докладная и объяснительная записка. Порядок, формат и основные цели подготовки служебных записок. Состав реквизитов и правильность их оформления.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.10.2011 |
| Размер файла | 51,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное государственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
"Пермский государственный автотранспортный колледж"
"Документационное обеспечение управления и архивоведение"
Курсовая работа
Порядок оформления докладных, объяснительных и служебных записок
Студентка гр.
Руководитель
Пермь, 2010
Содержание
- Введение
- Глава I. Докладная и объяснительная записка
- Служебная записка
- Подготовка служебной записки
- Основные цели подготовки служебных записок
- Формат служебной записки
- Глава II. Анализ записок
- Докладная записка
- Объяснительная записка
- Служебная записка
- Заключение
- Список источников и литературы
Введение
Докладные и объяснительные, служебные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.
Целью нашей курсовой работы является изучение особенностей оформления информационно-справочных документов.
При этом стоят следующие задачи:
· Изучить докладные, объяснительные и служебные записки.
· Рассмотреть, какие требования предъявляются к информационно-справочному документу.
· Проанализировать состав реквизитов и правильность их оформления.
· Изучить особенности подготовки информационно-справочных документов и получить практические навыки их составления в соответствии с действующими стандартами.
Информацию для создания курсовой работы возьмем из учебных пособий. Особенности текстов записок подробно изложены в учебнике Басакова М.И. "Делопроизводство", Янковской В.Ф. "Делопроизводство", Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство" Порядок оформления реквизитов представлен в государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Требования к оформлению документов.
Глава I. Докладная и объяснительная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. . Кудряев В.А и др. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. -- М.: ИНФРА-М, 1999, с.127 .
Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: "Вносится на ваше рассмотрение", "Докладывается для принятия решения" и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: "Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.) …", "Предлагаю…", "Прошу…" и т.п.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:
· Инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений)
· Отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
· Внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
· Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Согласно ГОСТу текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).
Текст докладной записки не следует начинать словами: "Довожу до вашего сведения". Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: "По вашему поручению проведена…", "Во исполнение приказа…", "В соответствии с планом…" и т.п.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, пришествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Там же, с.125.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.
Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.
Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.
Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности.
Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.
В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:
докладная объяснительная служебная записка
· наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
· наименование вида документа (докладная записка, объяснительная);
· дата:
· регистрационный номер,
· адресат;
· место составления:
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется цифровым способом (23.06.97) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (№ 09-14/25).
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.
Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:
|
Префектура Юго-Восточного административного округа г. Москвы Центр делового сотрудничества |
Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения господину, госпоже:
|
Председателю Московской лицензионной палаты г-ну Лямину А.Е. |
Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:
|
Комитет по культуре Правительства Москвы (именительный падеж) Начальнику отдела театров и концертной деятельности Можаевой Л. А. (дательный падеж) |
Заголовок к тексту записок оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?" начинается отглагольным существительным с предлогом "o" и обычно не превышает 3 - 5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (флаговым способом). Заголовок к тексту докладной или служебной записки составляется не всегда. Если текст небольшого объема (4 - 5 строк), заголовок можно не составлять.
Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели создания. Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей:
В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот: Довожу (Доводим) до Вашего сведения в этой части текста не употребляется.
В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы предлагаю (-ем), считаю (-ем) необходимым, прошу (просим). Две части выделяются при необходимости и в тексте объяснительной записки.
В одной - кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий.
В другой - объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.
Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.
Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.
Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.
Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции. Подпись оформляется через 3 интервала ниже текста от границ левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит отметка о наличии приложений, которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документы-приложения не названы в тексте; то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляру. Например:
Приложение:
1. Договор о разработке научно-технической продукции 20.05.97 на 2л. в 1 экз.
2. Акт сдачи-приемки научно-технической продукции по договору от 20.06.97
№ 2 на 1л. в 3-х экз.
Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.
Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
· наименование структурного подразделения - автора;
· наименование вида документа;
· дата;
· регистрационный номер (только в случае необходимости);
· заголовок к тексту;
· адресат;
· текст;
· подпись. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
Наименование структурного подразделения - автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля,
Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.05.2000).
Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя. Например:
|
Начальнику транспортного отдела Трофимову О.Ф. |
При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:
|
Ректору ВАВТ Шорину А.Б. |
Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.
Внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.
В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора. В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Янковая В.Ф. Делопроизводство. "Секретарь-референт" №6 2003 с. 14 Например:
23 мая 1997г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией Университет с 8.30 до 8.50.
Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.
Подпись оформляется через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности … предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1989)
Служебная записка
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Янковая В.Ф. Делопроизводство. "Секретарь-референт" №6 2003 с. 15
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как "Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять "Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.
Из определений следует, что служебная записка - документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.
Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.
Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст состоит из двух частей:
· В первой части фактические сведения.
· Во второй просьбы, выводы, предложения.
Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.
Так как служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то может показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:
Служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.
Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными "шпаргалками".
Служебные записки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.
Подготовка служебной записки
Независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.
Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.
Основные цели подготовки служебных записок
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:
· Запрос информации;
· Выдачу инструкций;
· Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
· Объявления (извещения).
Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:
· Обозначьте основную мысль - запрос.
· Изложите необходимые детали.
· Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.
Эффективность записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.
При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать "пережевывания" и повторения очевидного.
Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.
Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.
Формат служебной записки
Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:
Кому:
От:
Дата:
Тема:
Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.
Глава II. Анализ записок
Анализ документов проводился в Муниципальном Образовательном Учреждении Средней Общеобразовательной Школе № 123 города Перми.
Документы в учреждении создаются систематически.
Мы рассматриваем докладные, объяснительные и служебные записки.
Докладная записка
Приложение 1
Выявлены следующие ошибки:
1. Неверно оформлен адресат: наименование должности от фамилии должно отделяться интервалом.
2. В наименовании вида документа отсутствует слово записка.
3. Текст сформулирован неправильно. Неверно: "Довожу до вашего сведения, что я социальный педагог…". Верно: Довожу до вашего сведения, что комиссия в составе: Социальный педагог Соломина Е.А. совместно с инспектором ОДН Снегиревой М.А. и врачом психологом ГДБ № 20 Ивановой Л.В. выезжали по адресу…и. т.д.,
4. Реквизит подпись оформлена неверно: повторяется наименование учреждения. Подпись должна располагаться одна под другой через 3 интервала.
Приложение 2
Выявлены следующие ошибки:
1. В адресате наименование должности стоит в именительном падеже, а должна быть в дательном.
2. В наименовании вида документа отсутствует слово записка, которая должна оформляться прописными буквами.
3. В документе отсутствует реквизит подпись.
Приложение 3
Выявлены следующие ошибки:
1. Наименование вида документа должно оформляться прописными буквами.
2. Бланк документа оформлен неверно. Для времени должна быть трафаретная строка. Данная докладная записка разработана в форме трафарета, хотя случай единичный. Данный документ необходимо оформить по всем требованиям для бланка.
Приложение 4
Выявлены следующие ошибки:
1. В наименовании вида документа отсутствует слово записка.
2. В школе № 123 разработана форма докладной записки, но просьбы выводы, предложения должны, указаны в конце.
3. Докладная записка должна начинаться со слов: Довожу до вашего сведения…
Мы разработали свой вариант бланка докладной записки. (Приложение 21)
Приложение 5
Так же нами изучены докладные записки учеников и выявила ошибки:
1. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово записка.
2. Неверно поставлена дата. Дата должна оформляться слева.
3. Текст сформулирован неверно. неверно: произошел инцидент.
4. Так же в тексте отсутствуют пунктуационные знаки.
Приложение 6
Выявлены следующие ошибки:
1. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово записка.
2. Резолюция должна оформляться под адресатом.
Объяснительная записка
Приложение 7
Выявлены следующие ошибки:
1. Неверно оформлен адресат. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться интервалом.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. Интервал от текста до подписи должен быть 3 интервала.
5. В реквизите подпись повторяется наименование учреждения.
Приложение 8
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться одним интервалом. В адресате предлог "в" не указывается.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. От наименования вида документа до текста должно быть 3 интервала.
5. Отсутствует дата.
6. В реквизите подпись писать слово подпись ненужно.
Приложение 9
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться одним интервалом.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
Приложение 10
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться одним интервалом
3. . В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
Приложение 11
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться интервалом.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
Приложение 12
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформляться через полуторный интервал.
2. Наименование должности от фамилии должно отделяться интервалом.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
4. Подпись оформляется от границ левого поля
5. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
Приложение 13
Выявлены следующие ошибки:
1. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
2. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
3. Нумерованные абзацы должны оформляться с красной строки.
4. . Подпись оформляется от границ левого поля.
Приложение 14
Выявлены следующие ошибки:
1. Наименование должности от фамилии должно отделяться одним интервалом.
2. Наименование вида документа должно оформляться прописными буквами.
3. Реквизит подпись должна оформляться от 0 п. т.
4. В подписи повторяется наименование учреждения.
Служебная записка
Приложение 15
Выявлены следующие ошибки:
1. Отсутствуют справочные данные об наименовании об организации.
2. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
3. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
Приложение 16
Выявлены следующие ошибки:
1. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
2. В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
3. В подписи повторно указывается наименование учреждения.
Приложение 17
Выявлены следующие ошибки:
1. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
2. Между текстом и подписью слишком большой интервал. Подпись оформляется через 3 интервала ниже текста.
3. В реквизите подпись повторяется наименование организации.
Приложение 18
Выявлены следующие ошибки:
1. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
2. В реквизите подпись повторяется наименование организации.
Приложение 19
Выявлены следующие ошибки:
1. Адресат должен оформлен через полуторный интервал. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
2. Наименование вида документа должно оформляться прописными буквами. Допущены пунктуационные ошибки в тексте.
3. В реквизите подпись повторяется наименование организации.
Приложение 20
Выявлены следующие ошибки:
1. Отсутствуют справочные данные об наименовании об организации.
2. В адресате между наименованием должности и фамилией должен быть интервал.
3. Наименование вида документа должно оформляться прописными буквами.
4. В реквизите подпись повторяется наименование организации.
Проанализировав все информационно-справочные документы мы встретили типичные ошибки:
· В наименовании вида документа, которое должно оформляться прописными буквами, отсутствует слово "записка".
· В реквизите подпись повторяется наименование организации.
· В адресате между наименованием должности и фамилией отсутствуют интервалы
· Слишком большой интервал от текста до подписи.
Заключение
Докладные и объяснительные, служебные записки играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат для передачи информации с одного уровня управления, но являются основаниями для издания распорядительных документов. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.
Целью курсовой работы являлись изучение и закрепление знаний оформления информационно-справочных документов.
Основными задачами курсовой работы являлись:
· Изучить докладные, объяснительные и служебные записки.
· Рассмотреть, какие требования предъявляются к информационно-справочному документу.
· Проанализировать состав реквизитов и правильность их оформления.
· Изучить особенности подготовки информационно-справочных документов и получить практические навыки их составления в соответствии с действующими стандартами.
В первой части работы "Теоретические основы" были изучены понятия докладных, объяснительных и служебных записок. Исследованы основные правила составления и оформления документов.
Во второй части работы "Анализ документов" были исследованы докладные, объяснительные и служебные записки. В этой части мы подробно изучили и проанализировали докладные, объяснительные и служебные записки. Мы узнали как следует не составлять записки, и какие нарушения допускаются при их составлении в Муниципальном Образовательном Учреждении Средней Общеобразовательной Школе № 123.
Поставленная нами цель была успешно достигнута.
Список источников и литературы
1. Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие.2-е издание перераб. и доп. - Ростов н/Д: изд-во "Феникс", 2003.
2. Янковая В.Ф. "Делопроизводство "Секретарь-референт" №6 2003 с.15
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (документационное обеспечение управления). - М.: Инфра-М, 2006 - 364 с.
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) Учебное пособие - М.: Инфра-М, 2004. - 256 с.
5. Кузнецова Т.В. "Делопроизводство" 5-е, испр. И дополн. - м.: М.: журнал управление персоналом. 2007. - 528 с
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Виды и функции информационно-справочных документов. Порядок ведения протокола во время заседания, его обязательные реквизиты. Правила оформления объяснительных записок и предъявляемые к ним требования. Классификация актов, составные части их текста.
реферат [16,7 K], добавлен 13.02.2012Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009Порядок оформления документов при приеме на работу. Виды и порядок учета кадров. Образцы оформления документов: резюме, приказ о приеме на работу, автобиография, служебное письмо, докладная записка, акт о проверке сохранности документов в комитете.
контрольная работа [27,5 K], добавлен 20.07.2011Классификация и основные виды служебных документов, разрабатываемых в воинских частях. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах: общие положения, адресат и заголовок.
курсовая работа [32,1 K], добавлен 27.04.2010Значение организации документооборота для успешного функционирования предприятия. Особенности оформления протокола. Сравнительный анализ составления и оформления служебных писем в России и за рубежом. Учет и порядок регистрации входящих документов.
реферат [26,5 K], добавлен 24.12.2013Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов.
контрольная работа [27,7 K], добавлен 07.06.2010Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.
контрольная работа [22,7 K], добавлен 13.02.2013Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011Изучение делопроизводства как правильного и удобного ведения дел в организации. Основные правила оформления реквизитов служебных документов. Осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Реквизиты акта и протокола.
курсовая работа [35,9 K], добавлен 22.01.2016Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.
контрольная работа [20,3 K], добавлен 26.10.2010
