Текстовое документирование

4.9 Влияние типа носителя информации на долговечность документа

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью, так как они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и так далее.

Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл. К примеру, законы вавилонского царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе. В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далёкого прошлого.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству, однако является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях.

По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот - трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.).

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Использование в России “пиратских” перезаряженных картриджей и тонеров только усугубляет ситуацию.

Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения.

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет.

Для магнитных носителей (лент, дисков, карт и др.) характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое “осыпание”). Магнитная лента со временем растягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация.

По сравнению с магнитными носителями оптические диски более долговечны, поскольку срок их службы определяется не механическим износом, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. Оптические диски нуждаются в хранении также в условиях стабильных комнатных температур и с относительной влажностью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, загрязнённый воздух. Разумеется, оптические диски следует оберегать и от механических повреждений. При этом надо иметь в виду, что наиболее уязвимой является “нерабочая” окрашенная сторона диска.

Техническое и логическое старение приводит к тому, что значительная масса информации на электронных носителях безвозвратно утрачивается. Чтобы не допустить этого, в Библиотеке Конгресса США, в частности, образовано специальное подразделение, где в рабочем состоянии содержатся все устройства для чтения информации с устаревших электронных носителей.

В настоящее время продолжается интенсивный поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей. Известно, к примеру, об экспериментальной технологии Лос-Аламосской лаборатории (США), которая позволяет записывать ионным пучком кодированную информацию в 2 Гбайт (1 млн. машинописных страниц) на отрезке проволоки длиной всего лишь 2,5 см. При этом прогнозируемая долговечность носителя оценивается в 5 тыс. лет при очень высокой износостойкости. Для сравнения: чтобы записать информацию со всех бумажных носителей Архивного фонда Российской Федерации, потребовалось бы только 50 тыс. таких булавок, т.е. 1 ящик Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. 1998. № 1. С.120-122.. На одной из научных конференций, состоявшейся также в США, был продемонстрирован изготовленный из никеля “вечный диск” Rosetta. Он позволяет сохранять в аналоговом виде до 350 тыс. страниц текста и рисунков в течение нескольких тысяч лет.

5. Текст документа

5.1 Текст делового документа

Текст - главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится к восприятию темы. В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы). В заключении формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет действие адресата, цель пассивного - проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и тому подобное.

Текст документа, состоящий из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы - сложным.

В зависимости от содержания документа используется прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При обратном порядке - сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе отсутствует.

По способу изложения материала документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов - процесс создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. То есть трафаретные тексты - дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.

По способу изложения документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в хронологической последовательности (автобиография, пояснительная записка, протокол).

В описании характеризуются явления (предмет, люди, события) с перечнем признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида доказательств - дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и индуктивный, в которых мысль направлена от отдельных фактов к общему.

Текст делового документа отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения иди выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

5.2 Современные требования к тексту документов

Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного лица настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»)

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а так же содержащих описание, выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Заключение

Как было сказано выше, документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Соответственно, в работе достаточно полно дан обзор, как и намечалось, самого текстового документирования, а так же средств документирования, материальных носителей документированной информации, современных требований, предъявляемых к тексту деловых документов. Уделено внимание не только истории развития данных аспектов, но и их состоянию на современном этапе.

Хочется заметить, что письмо в своем развитии прошло грандиозный, длинный путь от папируса до лазерного диска длиной около 10 тысяч лет. Но как в древности, так и в наши дни выполняется одна и та же главная функция документа - хранение и передача социальной информации. Как видно из работы, текстовое документирование играет огромнейшую роль в жизни общества.

Список используемой литературы

1. Нормативно-правовые акты

1) ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М: «Издательство стандартов», 2003 с. 5

2) ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998.

3)Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», ст. 5

2. Специальная литература

1) Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - Минск, 2003.

2) Ларьков Н.С. Документоведение. - М., 2006.

3) Кушнаренко Н.М. Документоведение. - Киев, 2005

4) Киселева Л. И. Письмо и книга в Западной Европе в средние века. - С.-Петербург, 2003.

5) Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. 1998. № 1.

6) Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Оргтехника в делопроизводстве // Делопроизводство. 1998. № 2.

Размещено на Allbest.ru