На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

2.4 Регистрационные формы и их заполнение

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

· справочные

· контрольно-справочные

· по географии поступающих документов

· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

· тематические (приказы, решения) и др

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

2.5 Обработка исходящих и входящих документов

Работа с входящими документами

· Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

· Регистрация

информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал -- журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте -- как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

единый порядок регистрации документов;

оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 -- порядковый номер записи, 5 -- номер журнала.

· Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

--разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;

--укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, Из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

· Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после

его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале -- журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах исполнения документов:

1.Обращение с документом осуществляется на основании допуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника).

2.Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии со сложностью задачи по подготовке документа.

Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным материалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение,

а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

Работа с исходящими и внутренними документами

· Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с документами организации ведет к устранению спешки и резкому снижению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе выполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего дальнейшего использования, являются либо внутренними, либо исходящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри организации. Это означает, что исполненный документ в дальнейшем поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возникнет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего до оформления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрацию документа.

5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело,

последующую работу с ним.

7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

· Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа работы по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

-- необходимое на подготовку документа время, включая резерв (исчисляемый в объеме 10--15% от минимально необходимого времени);

меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);

технические исполнители документа;

должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).

· Получение документов на исполнение

o Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

--лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

на основании имеющихся резолюций и справочных данных документах изучает круг лиц, которым адресованы документы ни исполнения;

связывается с указанными лицами по телефону или лично, информирования их о необходимости исполнения тех или иных документов;

лично передает указанные документы ответственным исполнителям;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов. 1хли документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать Цопни леем исполнителям (в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой служим организации. Копии документа учитываются наряду с поступающим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацией исполнения документа или связанного с ним поручения.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2--3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

подготовку проекта документа (так называемого черновика);

набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);

корректировку содержания документа по результатам согласования;

оформление окончательного варианта документа.

o Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. В последнем случае соисполнители передают результаты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или отдельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабатываются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и до оформления ответственный исполнитель передает первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

· Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласовываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и с какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3--5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, которые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме и довести соответствующую информацию до должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением документа (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласованный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.

· Корректировка содержания по результатам согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвергается верификации (проверке на предмет выявления и устранения технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.

· Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на подпись во исполнение поручений, принято также прилагать материал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однозначно (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминаемых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр передается техническим исполнителем ответственному исполнителю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.

· Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководи геля (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Коли необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количе-11 но цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

Нес экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем мерный экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, записываемого в дело):

- выдаются в работу (должностным лицам организации); высылаются за пределы организации установленным правилам.

- поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

· Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер -- как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

2.6 Контроль и исполнение документов и поручений

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год

2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц

3. Заданий, поручений текущего месяца каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;

· Посещать приложения вместе с основными документами;

· Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3. Организация оперативного хранения документов

3.1 Номенклатура дела и порядок работы с ней

Номенклатура дел это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

· В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

3.2 Формирование и хранение дел

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Заключение

Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

В своей контрольной работе я дала полное описание организационных документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов, документов по личному составу. В приложении приведены образцы в соответствии с ГОСТ Р-6.30 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 2003.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ).

2. Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон 13.06.96 № 63-ФЗ).

3. ГОСТ P 6. 30 - 2003Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. М., 2004.

4. Типовые инструкции по делопроизводству в федеральный органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00 № 68.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Госархива 06.10.00.

Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. Пособие. - М.: «Издательство РАГС», 2003. 372с.

6. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. М.: «Издательство ПРИОР», 2004 (изд. 7-е).

7. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: «Издательство ПРИОР», 2004. - 128с.

8. Андреев В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. изд. 3-е, испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. - 224с.

9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

Размещено на Allbest.ru