Автоматизация управления документооборотом и придание юридической силы документам на машинном носителе

Автоматизация управления документооборотом

и придание юридической силы документам

на машинном носителе

Программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии, можно разделить по степени охвата на три основные группы: "коробочный" продукт, программный комплекс и интегрированный программный комплекс. К первой группе относятся стандартные программные продукты, не требующие затрат на внедрение, - они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя. Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учета, а также предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия. Наконец, интегрированный программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности предприятия, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. Стоит ли говорить, что стоимостные характеристики этих программных продуктов прямо пропорциональны их сложности и радиусу охвата учетных задач. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности.

Несколько сложнее обстоит дело с автоматизацией первичного документооборота. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике, благодаря применению автоматизированных систем управления документами можно сэкономить до 30 - 40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

Потребность в отдельном механизме для работы с электронными документами возникла в результате широкого использования компьютерной техники при решении прикладных организационно-управленческих и учетных задач. Согласно аналитическим данным в настоящее время основными сферами применения компьютеров считаются систематизированное хранение, автоматическая обработка и вывод данных различного вида по требованию пользователя. Однако если использовать только средства операционной системы, невозможно решить задачи, касающиеся работы с информацией. Например, в организации потребовалось уточнить подробности договора, который существует в электронном виде на диске офисного компьютера. Если название файла с договором неизвестно, избежать утомительного перебора всех файлов можно лишь с помощью системы управления документооборотом.

Трудность работы в этом случае заключается в том, что в описании файлов отсутствуют сведения о содержании хранимых текстов. Кроме названия документов, должны иметься реквизиты, по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Полезно также иметь возможность контекстного поиска, когда документы ищутся по слову или словосочетанию, взятому из просматриваемого текста. Поиск документов по реквизитам и контекстный поиск должны быть предусмотрены системой автоматизированного управления документооборотом.

При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы:

- преобразования бумажного документа в электронный;

- хранения и поиска электронных документов (электронный архив);

- автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление).

Для преобразования бумажных документов в электронные необходимы устройство, называемое сканером, и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Сканер создает файл - графический образ документа, а система распознавания преобразует изображение в текст, с которым можно работать в текстовом редакторе. Большинство современных документов содержит сложносоставной текст (с графическими элементами и т.д.), то есть путем простого набора с клавиатуры исходную структуру восстановить сложно или невозможно. Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Процесс преобразования документов в электронную форму средствами OCR-системы необходимо интегрировать с их регистрацией средствами системы управления документами. В этом случае можно избежать ручной обработки поступающих документов на стыке двух систем. Таким образом, бумажный документ можно преобразовать в электронный внутри системы управления документами, не прибегая к вызову внешних приложений.

Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).

Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая регистрация электронных документов предприятия - система создает базу данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема используется практически всеми системами управления документооборотом.

Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы при этом могут находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом скорость поиска в системе не уменьшается.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета/Интранета, контроля за исполнением документов.

Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели.

Пересылка документов может проводиться как по локальным (внутри организации), так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете/Интранете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Одним из основных требований, предъявляемых к современной автоматизированной системе управления документооборотом, является обеспечение логично организованного информационного пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.

Интерфейс системы управления документооборотом на компьютере весьма важен как с практической, так и с психологической точки зрения. Если исполнитель комфортно чувствует себя, работая с программой, имеет возможность наглядно представить себе ее структуру и потенциал, его работоспособность растет, а вероятность ошибки или неисполнения задачи снижается. Существуют определенные стандарты, тесно связанные с развитием интерфейса современных программ и средств управления документооборотом. Наиболее удобный стандарт - виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п.

Полное соответствие между объектами системы автоматизации и операционной системы необязательно и, более того, не всегда удобно. При использовании системы управления документооборотом возможности представления документов значительно расширены. Например, один документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие информации. В составной документ могут входить текст, графика и видеофайлы, представленные в различных форматах.

Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности.

Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск). Существенно улучшает характеристики системы возможность поиска по сочетаниям слов в названии или тексте документа, по его статусу (действует, не действует, утратил силу, действует применительно к определенному периоду времени). Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

С внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован. Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение.

Полноценная система управления документооборотом предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической полнотекстовой индексацией (регистрацией) каждого. Ввод документов в систему может производиться из различных источников: с диска, со сканера, из Интернета, с клавиатуры.

Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). При этом существенно повысить ценность системы автоматизации документооборота может удобный и доступный пользователю блок редактирования шаблонов документов. Документы могут также создаваться автоматически с заполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.

Для системы управления документооборотом необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTR. Нужно иметь возможность прямого импорта и экспорта документов из/в клиентские программы, работающие с этими ресурсами. Так, использование программ электронной почты системами управления документооборотом стало фактически стандартом.

В число интегрируемых сред должны также входить текстовый редактор (как правило, MS Word), программа оптического распознавания текстов (одна из самых распространенных - CuneiForm), различные сервисные программы типа архиваторов. Необходимо иметь возможность отправки документов на печать непосредственно из среды системы без промежуточного экспорта в текстовый или графический редактор.

В организации с большим количеством компьютеризованных рабочих мест следует вести делопроизводство с передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по принципу "клиент-сервер". Следовательно, в системе должны быть предусмотрены защита данных, разграничение и ранжирование доступа к документам с разных рабочих станций, централизованное управление электронным архивом.

Если система в дополнение к режиму "клиент-сервер" реализует персональный режим работы, это только расширяет возможности ее использования.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации и т.д.

Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения требований, предъявляемых к его оформлению, которые перечислены ниже и соответствуют ГОСТ 6.10.4-84.

Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74, а информация закодирована согласно общесоюзным классификаторам технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

Документ на машинном носителе или машинограмма должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

- наименование документа;

- дату изготовления документа;

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями Стандарта.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

Важно помнить, что согласно ГОСТ Р 6.30-97 идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

Литература

1. Бухгалтерский учет - под ред. Мочерный В.Г. - М. 2008.

2. Финансовая отчетность предприятий- под ред. проф. Хатнюк В.С. М - 2004 г.

3. Сборник систематизированного законодательства.

4. Автоматизация бухгалтерского учета - Пичугин . К - 2006.