Организация документооборота на предприятии

Проведем анализ источников средств ООО «Х».

Для их предварительной оценки по данным пассива баланса составим таблицу 1.

Таблица 1 Анализ источников средств ООО «Х» за 2009 г.

Данные таблицы 1 показывают, что общий прирост источников в 2009 году составил 1,09 %. Этот прирост получен за счет роста собственного капитала на 4,08%, при уменьшении заемных источников на 14,07%. В структуре источников значительных изменений за год не наблюдалось.

К числу основных показателей, характеризующих структуру источников средств, относятся коэффициент независимости, коэффициент финансовой устойчивости, коэффициент финансирования.

На ООО «Х» коэффициент независимости равен:

-на начало 2009 года: 83,52%;

-на конец 2009 года: 85,99%.

Данные бухгалтерского баланса анализируемого предприятия свидетельствуют о высоком значении коэффициента независимости (более 60%) и тенденции к его увеличению. Увеличение коэффициента означает, что предприятие является экономически самостоятельным и не зависимым от своих кредиторов. Долги предприятия обеспечены собственными средствами.

Проведем анализ собственных источников средств.

Для анализа собственных источников предприятия по данным бухгалтерского баланса составим таблицу 2.

Таблица 2 Анализ собственных источников ООО «Х»

По данным таблицы 2 можно сказать, что в 2009 году произошло значительное изменение структуры собственных источников предприятия в сторону увеличения удельного веса целевого финансирования (на 8,79%), а также нераспределенной прибыли отчетного года. При этом произошло уменьшение фонда социальной сферы (на 7,62%) вследствие передачи ее части на баланс города.

Особое внимание при оценке структуры источников имущества предприятия должно быть уделено способу их размещения в активе. Считается оптимальным, если за счет собственных источников (собственного капитала) сформированы основные средства и часть оборотных.

С этой целью рассчитывается показатель инвестирования -- отношение собственного капитала к основному. В нашем случае на начало 2009 года показатель инвестирования равен 1,22 (117723:96345); на конец 2009 года 1,15 (122531:106156). Такое положение считается идеальным, так как собственные средства покрывают весь основной капитал и небольшую часть оборотных средств.

Анализ коэффициента обеспеченности (0,67 -- на начало 2008 года; 0,64 - на конец 2009 года) говорит о том, что предприятие вполне укладывается в установленный норматив, равный 0,1.

Проведем анализ заемных источников.

Для анализа целесообразно объединить заемные средства в родственные группы, приведенные в таблицу 3.

Таблица 3 Анализ заемных источников

Данные таблицы 3 свидетельствуют, что в 2009 году у филиала произошло увеличение кредиторской задолженности на 78,85 % , которое наблюдалось по всем группам, кроме задолженности по социальному страхованию.

Наибольший удельный вес в кредиторской задолженности предприятия занимает задолженность перед другими предприятиями. Ее рост оценивается положительно, так как сопровождается ростом запасов и ростом объема оказываемых услуг. Отрицательно оценивается рост задолженности перед бюджетом, так как этот вид задолженности является платным с первого дня просрочки. Рост задолженности по оплате труда нежелателен, но этот источник является бесплатным, поэтому незначительное его увеличение можно расценить положительно.

Проведем анализ размещения средств предприятия

Анализ активов по данной группировке проведем в таблице 4.

Таблица 4 Анализ активов по направлениям использования

Анализируя данные таблицы 4 можно отметить следующее: общая сумма средств предприятия увеличилась на 3,00%, наибольшее влияние на этот рост оказала группа средств, используемых внутри предприятия. Следует отметить, что отвлечение средств не приносит предприятию прибыли, так как наибольший удельный вес в данной группе средств принадлежит дебиторской задолженности. Проведем анализ о степени ликвидности активов.

Анализ активов по степени ликвидности сведем в таблицу 5.

Таблица 5 Анализ активов по степени ликвидности

Данные таблицы 5 показывают, что наибольший удельный вес в структуре активов занимает группа А4 - труднореализуемые активы (75,25% на начало года и 80,49% на конец года), наименьший А1 - наиболее ликвидные активы (6,66% и 2,02%), то есть большинство средств предприятия невозможно превратить в денежные средства за короткий период времени.

По длительности оборота активы бывают: долгосрочные и текущие. Их анализ произведем в таблице 6.

Таблица 6 Анализ структуры активов по длительности оборота ООО «Х»

Данные таблицы 6 показывают, что распределение средств между долгосрочными и текущими активами на начало года составило 75,25 и 24,75% соответственно. На конец года существенных изменений не произошло. Прирост долгосрочных активов составил 10,18%, а текущие активы уменьшились на 18,81%. Уменьшение удельного веса текущих активов расценивается отрицательно, так как уменьшается мобильность активов, замедляется оборачиваемость, то есть снижается их отдача, а, следовательно, и прибыль.

Для определения ликвидности баланса следует сопоставить итоги групп по активу и пассиву баланса. Анализ ликвидности баланса сведем в таблицу 7.

Таблица 7 Анализ ликвидности баланса

Из данных таблицы 7 можно видеть, что в перспективе предприятие вполне платежеспособно. Платежеспособность предприятия можно определить и методике, использующей финансовые коэффициенты, отражающие соотношение различных статей актива и пассива баланса. Критерии для оценки платежеспособности предприятий приведены в таблице 8.

Таблица 8 Критерии для оценки платежеспособности предприятий

Кал, Кпл, Кп относятся к группе коэффициентов покрытия. Их экономический смысл заключается в том, что они показывают кратность покрытия краткосрочных пассивов предприятия разными группами его активов (денежными средствами, средствами в расчетах, всеми оборотными активами). Чем выше коэффициенты покрытия, тем в большей степени долги предприятия могут быть покрыты его активами.

На начало года Кал =0,36 ; на конец года Кал =0,13.

Предприятие к концу году сможет покрыть денежными средствами 13% своих краткосрочных обязательств.

На начало года Кпл = 0,75; на конец года Кпл = 0,54.

Коэффициент показывает, какую часть краткосрочных обязательств фирма может погасить при условии, что дебиторы вовремя рассчитаются с ними.

На начало года Кп = 1,36; на конец года Кп = 1,28.

Согласно рассчитанным коэффициентам на конец года предприятие принадлежит ко второму классу, и является не вполне платежеспособным.

2.3 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты, документооборот при учете

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009 - 413 с..

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 “О первичных учетных документах” на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2009. №2. С. 18-23..

3.2 Совершенствование документооборота бухгалтерии

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру ООО «Х» приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

В организации ООО «Х» значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток.

Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки.

Кроме этого, в организации ООО «Х» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Х», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

На рисунке 3 представлен новый график документооборота предприятия ООО «Х».

72

Рисунок 3 - Новый график документооборота ООО «Х»

Новый документооборота, представленный на рисунке 4, позволяет более четко структурировать входящую и исходящую информацию. За каждым участком документооборота закреплены должностные лица. Всю поступающую и исходящую информацию можно разделить на три группы: Корреспонденция директора, корреспонденция руководящих лиц, корреспонденция структурных подразделений.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников ООО «Х» необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Однако, составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно. Как правило, достаточно просто напомнить работнику о его долгах.

Например, за несоблюдение графика можно установить материальную ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Однако администрация ООО «Х» вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ООО «Х».

3.3 Внедрение информационной поддержки документооборота

Для ООО «Х» с развитым документооборотом при переводе существенной части документооборота в электронный вид, происходит действительное и ощутимое сокращение затрат на поддержание документооборота.

Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации.

Всю работу сотрудников организации ООО «Х» с документами можно разделить на две части:

- Творческая, производительная часть;

- Рутинная, непроизводительная часть работы.

По статистике: 7,5% всех документов теряются 3,0% оставшихся - создаются ошибочно. Специалисты тратят 5-15 % своего времени на чтение информации и до 50% на ее поиск.

Исходные данные для расчета возврата инвестиций по модели «Поиск документов»:

- «Средний» сотрудник ООО «Х» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов.

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

- В 10 % случаев сотрудник не находит нужный документ.

В случае, если документ не был найден сразу на его повторные поиски тратится еще 2 минуты.

- Если документ все-таки найден, сотрудник переключается на иную работы.

Средняя годовая заработная плата 168 000 руб. в год (14 000 руб. в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100 %

Пример расчета:

(10 раз/день*2 мин..+10 раз/день*10%*2 мин.)*1/(8 час.+60 мин.) *336 00 р.

Итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15 400 р.

Таблица 11 Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»

Таким образом, вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации.

Чем больше сотрудников ООО «Х» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

1. - регистрация и учет бумажных документов

2. смешанный документооборот

3. электронный документооборот

4. корпоративный электронный документооборот.

Рисунок 4 - Эффективность системы электронного документооборота.

От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит:

- насколько она мобильна и динамична;

- с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются;

- насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.

Скорость обработки информации влияет на эффективность принятия решений и определяет конкурентоспособность организации.

Внедрение систем электронного документооборота в ООО «Х» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ООО «Х».

Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации ООО «Х» должно автоматически последовать сокращение штатов. Силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ - растет интенсификация труда.

Таблица 12 Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ООО «Х»

Таким образом, проект внедрения в организацию ООО «Х» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Заключение

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Телекоммуникационная компания ООО «Х» создана в 1996 году. Компания ООО «Х» является оператором связи и предоставляет корпоративным и частным пользователям широкий спектр телекоммуникационных услуг: подключение к интернету, телефония, передача данных, организация виртуальных частных сетей, защита бизнес-приложений, виртуальный, физический хостинг и регистрация доменных имен. Число клиентов компании превышает 12 000.

Деятельность компании осуществляется на основании лицензий, выданных Федеральной Службой по надзору в сфере связи и Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству.

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ООО «Х».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Х» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В ООО «Х» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. В ООО «Х» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. В ООО «Х» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Х».

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Для совершенствования документооборота бухгалтерии ООО «Х» необходимо:

- Составить отдельные памятки для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т. д.). В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

- Кроме этого, в организации ООО «Х» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Х», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

- Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников ООО «Х», в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ООО «Х».

Для такой организации как ООО «Х» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Проведя расчет эффективности внедрения СЭД выяснили, что:

- более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации; итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15 400 р.

- чем больше сотрудников ООО «Х» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

- внедрение систем электронного документооборота в ООО «Х» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени.

Таким образом, проект внедрения в организацию ООО «Х» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Список использованной литературы

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

(распоряжение)

о приеме работника на работу

Подобные документы

• Первичные учётные документы

  Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.
  
  курсовая работа [167,9 K], добавлен 29.06.2008
  

• Организация документооборота на предприятии

  Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
  
  реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011
  

• Организация документооборота на предприятии

  Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
  
  курсовая работа [151,6 K], добавлен 26.10.2011
  

• Производственный документооборот как основа управленческого решения (на примере ООО "Лига-М")

  Характеристика документов и документооборота. Нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих предприятиях. Проверка первичных документов, типичные ошибки. Производственный документооборот на предприятии "Лига-М".
  
  курсовая работа [201,2 K], добавлен 13.03.2011
  

• Классификация документов в обороте предприятий

  Организация как управленческая функция, особенности ее реализации. Сущность документов и документооборота, порядок осуществления на современном этапе. Нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих предприятиях.
  
  реферат [36,1 K], добавлен 23.09.2010
  

• Анализ документооборота в ГОУ НПО "Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов"

  Сущность понятия "документооборот". Прием и первичная обработка входящих и исходящих документов. Передача документов внутри организации. Макеты потоков документооборота. Организация рабочего места делопроизводителя. Основные группы условий труда.
  
  контрольная работа [39,3 K], добавлен 02.04.2011
  

• Учет расчетов по оплате труда

  Характеристика основных форм и систем оплаты труда, применяемых на современном предприятии. Основные документы по учету личного состава, труда и его оплаты. Синтетический и аналитический учет оплаты труда, удержаний из заработной платы работников.
  
  контрольная работа [27,5 K], добавлен 28.06.2010
  

• Основы делопроизводства

  Основные принципы организации документооборота. Виды документов, составляющих входящий, исходящий и внутренний документопоток. Правила первичной обработки поступивших документов. Порядок направления на исполнение документа. Учет объема документооборота.
  
  презентация [62,9 K], добавлен 26.11.2010
  

• Этапы составления графика документооборота и графика учетных работ на предприятии

  Общий порядок создания первичных документов, отражение информации в бухгалтерском учете. Первичные документы, требования, предъявляемые к ним. Составление графика учетных работ, график документооборота. Составление плана учетных работ. Учетные регистры.
  
  контрольная работа [22,1 K], добавлен 22.02.2010
  

• Документирование хозяйственных операций в торговле

  Основные правила документооборота в торговых организациях, порядок создания и оформления первичных документов, внесение исправлений. Учетные регистры и сроки хранения первичных учетных документов. Внешние и внутренние документы, график документооборота.
  
  реферат [14,6 K], добавлен 30.03.2010
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам