Правила организации учета и международные стандарты

В зависимости от специфики оборота средств, типа хозяйственных операций, действующей на предприятии системы учета и отчетности разрабатываются компьютерные программы, которые можно разделить на функциональные и инструментальные.

Функциональные программы содержат определенный набор учетных функций, которые практически не могут быть изменены или дополнены в процессе эксплуатации, особенно когда требуется но сделать при изменении методологии учета. Этот вид программ Польше ориентирован на конечного пользователя -- бухгалтера.

Инструментальные программы представляют комплекс средств, позволяющих пользователю самостоятельно описывать учетные функции в соответствии с нуждами и потребностями ведения бухгалтерского учета, вносить необходимые изменения. Преимущество этих программ -- универсальность и гибкость.

В чистом виде функциональные и инструментальные программы в настоящее время не действуют. Многие функциональные программы содержат набор инструментальных средств, а многие инструментальные программные продукты, с учетом специфики, -- набор учетных функций, которые жестко заложены в алгоритмы программы.

Широкое распространение получила, в силу своей универсальности, бухгалтерская программа 1С. Новая ее версия позволила гибко совместить функциональные и инструментальные аспекты. Прикладная часть программы внешне состоит из традиционной доставляющей -- плана счетов бухгалтерского учета, экранных форм первичных документов, регистров, журналов. Особенность и том, что все это управляется с помощью конфигурирования, что позволяет использовать программу под потребности конкретного предприятия, когда в прикладную систему включаются ровно столько функций, документов и форм отчетности, сколько требуется в данный отчетный период.

Настройка плана счетов позволяет обеспечить автоматическое формирование показателей форм финансовой отчетности. Данные для отчетности извлекаются из бухгалтерских итогов и объектов системы аналитического учета. Не требуется ввода дополнительной информации для получения требуемых форм бухгалтерской отчетности. При этом сохраняется возможность ручной корректировки данных.

Ядро программы бухгалтерского учета -- журнал хозяйственных операций, и компьютеризированная бухгалтерия может выполнять всю программу учета затрат и отчетности. Типовая схема бухучета с использованием СКС -- сетевой компьютерной системы (рис. 1.6) имеет пять РМ, оснащенных компьютерами, причем каждое формирует проводки по первичным документам, указанным в схеме.

Главный бухгалтер имеет возможность контролировать финансово-хозяйственную деятельность, получая при необходимости сведения по журналам-ордерам, карточкам и прочим аналитическим документам вплоть до баланса, формы № 2 и других форм отчетности.

Работники бухгалтерии на своих рабочих местах получают необходимую документацию с результатами обработки данных, введенных с любого из пяти РМ. Например, работник бухгалтерии, ведущий учет денежных средств, напрямую связан с информацией по учету материалов, заработной платы, затрат и прибыли.

Схема на рис. 1.6 включает пять рабочих компьютеров и один центральный (высокопроизводительный компьютер файл-сервер или клиент-сервер). Если центральный компьютер работает в режиме клиент-сервер, то в нем хранятся данные и работает программа, обеспечивающая заполнение таблиц и получение из них данных в виде выборок по заданным признакам, обработку выбранных данных и передачу результатов на ту рабочую станцию, которая затребовала данную информацию.

Рис. 1.6. Типовая схема учета с использованием ЭВМ

Схема журнала хозяйственных операций, хранящегося на сервере, приведена в табл. 6

Рабочая ПЭВМ формирует задание серверу и после выполнении обеспечивает просмотр и печать полученной информации.

Рассмотрим вариант, когда центральный компьютер работает в режиме файл-сервер. В данном случае он используется только для хранения сведений, которые необходимы для рабочих мест.

Сеть в этом варианте обеспечивает совместное использование рабочими ПЭВМ журнала операций и справочников, хранящихся на файл-сервере.

С технической точки зрения каждое рабочее место имеет доступ к информации центрального компьютера, находящейся на его жестком диске. Сформированные аналитические и выходные документы, справочники хранятся в памяти рабочих машин. Данная сеть обеспечивает доступ к журналу операций с любого рабочего места, а значит, есть возможность получить обобщающую и аналитическую информацию, например, оборотные ведомости, баланс и т.п.

Поэтому для ограничения доступа к данным сетевых программ используют защиту информации с помощью паролей.

Пароль -- специальное сочетание букв и цифр, обеспечивающих после его ввода с клавиатуры доступ к данным только определение иного вида.

Обязательно размещение на файл-сервере справочников респондентов. Поэтому программы обычно не допускают непосредственный ввод данных в графу аналитических признаков. Бухгалтеру предоставляется возможность выбрать нужного респондента из списка, который выводится на экран. Если его в списке нет, то можно его ввести.

Программа строится в зависимости от ориентации на ту или иную отрасль экономики (промышленность, строительство, торговля т.п.).

Таблица 6 - Схема журнала хозяйственных операций, хранящегося на сервере

Примечание: Д - дебет, К - кредит

В сетевой программе предусмотрен количественно-суммовой учет, ведение которого исключает в бухгалтерской программе необходимость использования отдельных программ складского учета.

В журнал добавляют графы «количество» и «цена», предусматривают справочник хранения товаров, материалов, запчастей и других ресурсов.

При значительном объеме количественно-суммового учета (более 20 ООО проводок в квартал) требуется быстродействие, поэтому предпочтительны программы, основанные на быстродействующих программных средах типа «Clipper», «Fox-Pro». Файл-сервер в этом случае должен быть укомплектован быстродействующим жестким диском и контроллером.

Создание компьютерной сети сопряжено со значительными материальными затратами.

Особенности работы компьютерных сетей:

доступ к таблицам и справочникам на файл-сервере может временно замедляться, например, когда главный бухгалтер запускает на своем компьютере расчет балансовой оборотной ведомости.

В некоторых программах указанный недостаток в значительной степени устраняется благодаря тому, что на файл-сервере хранятся не только проводки, но и остатки, обороты по каждому счету, субсчету, респонденту. Поэтому оборотная ведомость фактически поддерживается в готовом виде непрерывно и корректируется после ввода каждой новой проводки;

невозможность корректировки одних и тех же данных с разных рабочих мест, гак как это приведет к ошибке в учете;

обновление изображения на экране дисплея рабочей станции может на несколько секунд опаздывать по сравнению с изменением сведений на файл-сервере;

завершение работы с программой на рабочем месте требует от оператора аккуратности, перед включением компьютера необходимо выполнить действия согласно инструкции;

файл-сервер можно выключить только после завершения работы с программой всех рабочих станций;

для эксплуатации сети необходимо иметь бесперебойные источники питания;

в сетевой бухгалтерии происходит очень быстрое накопление данных и поэтому возникает необходимость, во избежание потерь, в регулировании данных путем копирования журнала операций и справочников на специальные устройства.

В настоящее время рынок программных продуктов достаточно разнообразен, и в зависимости от специфики учета на предприятии можно выбрать и адаптировать бухгалтерскую программу по желанию руководителя предприятия и главного бухгалтера.