Документ и его функции

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т. д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами.

Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллеги, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «отчет за 1999 г.», составленный в 2000 г., должен включаться в дела 1999 г. 14, с. 142

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены.

Отчётные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту.

Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на компьютерных носителях данных является файл данных.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Оформление дел также подробно регламентировано Государственной архивной службой в Основных правилах работы ведомственных архивов (1988 г.).

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

ѕ название организации;

ѕ название структурного подразделения, где сформировалось дело;

ѕ индекс дела;

ѕ число листов в деле;

ѕ даты первого и последнего документов; срок хранения дела;

ѕ шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, число листов, крайние даты, уточненные заголовок и подразделение выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в офисе:

ѕ до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

ѕ сдачи дел на государственное хранение;

ѕ ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Заключение

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова. В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Что касается функций документов, то естественно, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Итак, мы выяснили, что поступившие документы проходят следующие этапы:

1. Первичную обработку,

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

3. Регистрацию,

4. Рассмотрение документов руководством,

5. Направление на исполнение,

6. Исполнение и контроль исполнения,

7. Подшивку документов в дела.

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Основным законом является Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125_ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределения исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположения и оформления документов внутри дела;

оформления обложки дела. Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202_ФЗ). / Российская Газета - Федеральный выпуск - № 3614 от 27.10.04 г.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 2003.

4. М.И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие. 4_е изд. перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005 -336 с.

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001 - 271 с.

6. М.М. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3_е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2000.

7. В.А. Кудрявцев. и др. «Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.

8. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000.

9. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с

10. В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2002.

11. А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. - 2_е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2003 -176 с.

12. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. - М.: Инфра-М, 2006 - 272 с.

13. А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. Оформление документов. - М.: Дело, 1999-232 с.

14. Л.Р. Фионова. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. - 95 с.