Документация в управлении организацией

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации.

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. [23; стр 26-31;76-77]

3.3 Совершенствование документации и документооборота в организации

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятии.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник информации для бухгалтера. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Документооборот является одним из методов бухгалтерского учета.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. Издание 7 -М. 2001.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006

3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2007

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2005

6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2005.

7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

8. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2006

9. Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д. и др./ под ред.Безруких П.С. Бухгалтерский учет: учебник. Издание 4. -М. 2006.

10. ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 №129-Ф3

11. Практический менеджмент /Т.В. Кузнецов, М.Т. Черных, А.В. Соколов: - М.: Экономика, 2006.

12. Персональный менеджмент /Т.В. Кучерена, М.Т. Кипелов, А.В. Холстинин:- М.: АСТ, 2005.

13. Документы и схемы/ В.А. Манякин, П.П. Белоусов - М.: Мнемозина, 2006.

14. Документ и менеджер/ П.С. Стволовский, В.В. Комарницкий, А.С. Пушкин - М.: Петропечать, 2005.

15. Изучаем делопроизводство/ Е.Ф. Пугачев, С.Т. Разин - М.: АСТ, 2007.

16. Собрания и совещания/ А.Г. Тихонов, Б.Г. Веселовский, О.С. Вайс - М.:Мнемозина, 2005.

17. Првила оформления деловых документов/ Е.С. Алферьева, Р.В. Бубнин - М.:Профпечать, 2008.

18. Деловая документация/ В.Н. Наумов - М.:АСТ, 2006.

19. Понятие и роль документа/ А.К. Малютина - М.:Бизнес-печать, 2007.

20. Деловые бумаги/ С.М. Корягин, Д.Ю. Тимачев- М.:Бизнес-печать , 2006.

21. Бухучет /В.С. кузнецов, И. В. Воронцов - М.:АСТ, 2005.

22. Разбираем бумаги/ В.Г. Семенович, А.П. Яблочков - М.:Резонанс-пресс, 2007.

23. Составление и оформление документов/ А.Б. Сергеев, П. К. Саневич - М.:Документ-пресс, 200

Приложение 1

Схема документооборота на предприятии

Приложение 2

Этапы обработки входящих документов

Приложение 3

Этапы обработки исходящих документов